Training Management System Staff

TANGGUNG JAWAB UTAMA:

• Menyusun dan mendistribusikan formulir/kuesioner Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA) kepada perwakilan departemen dan 5 anak perusahaan (APL, GPI, TLI, MGI, SAM).
• Mengumpulkan, merekap, dan menganalisis data hasil TNA tepat waktu (target ≥ 95% terkumpul sesuai tenggat) serta memverifikasi kesesuaiannya dengan standar kompetensi jabatan.
• Menyusun draf silabus pelatihan berdasarkan hasil TNA serta mengumpulkan referensi materi pelatihan (modul, slide presentasi, video) dari sumber internal maupun eksternal.
• Mengelola penyimpanan (repository) materi pelatihan agar mudah diakses, selalu diperbarui sesuai masukan evaluasi, dan terdaftar resmi dalam daftar dokumen terkendali perusahaan.
• Mengoordinasikan jadwal, ketersediaan, dan kehadiran pengajar internal maupun eksternal pada setiap sesi pelatihan.
• Memantau data perkembangan berkala peserta Management Trainee (MT) dan mengoordinasikan jadwal evaluasi akhir MT bersama departemen terkait.
• Menyusun draf kalender pelatihan tahunan grup, mengoordinasikan jadwal dengan seluruh departemen/anak perusahaan, serta mengirimkan undangan dan pengingat kepada peserta.
• Memantau realisasi pelaksanaan jadwal pelatihan bulanan/kuartalan (target ≥ 90%) dan melaporkan penyebab penundaan/deviasi jadwal kepada Supervisor.
• Menginput dan memperbarui data Matriks Kompetensi karyawan secara menyeluruh minimal setiap kuartal dan setiap selesai pelatihan/evaluasi, serta menyiapkan laporan rekapitulasi status kompetensi per jabatan/anak perusahaan.
• Mengelola akun pengguna TMS (pendaftaran peserta, penugasan modul, penonaktifan akun), mengunggah materi e-learning versi terbaru, dan memantau penyelesaian modul per anak perusahaan.
• Mendistribusikan dan merekap formulir evaluasi kepuasan peserta serta nilai pre-test/post-test (target terkumpul ≥ 95%) dan menyusun laporan analisis maksimal 7 hari kerja setelah pelatihan.
• Memelihara kelengkapan daftar hadir, catatan pelatihan (Training Record), dan sertifikat untuk kesiapan audit, serta menyusun dashboard pelatihan bulanan tepat waktu.

PERSYARATAN KOMPETENSI

• Lulusan minimal S1 Manajemen Sumber Daya Manusia, Psikologi, Manajemen, Pendidikan, atau Sistem Informasi dari Perguruan Tinggi Terakreditasi A (Unggul BAN-PT).
• Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3,50 pada skala 4,00.
• Diutamakan memiliki sertifikat pelatihan di bidang Training & Development, Analisis Data, atau pemahaman Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang administrasi pelatihan (training), Learning & Development, atau People Development.
• Lulusan baru (fresh graduate) berprestasi dengan IPK ≥ 3,50 dan pengalaman magang/organisasi di bidang SDM atau pelatihan dipertimbangkan.
• Memiliki pengalaman mengoordinasikan pelatihan lintas lokasi (multi-site), mengoperasikan sistem LMS/TMS, dan bekerja di lingkungan berstandar ISO 9001 menjadi nilai tambah.

KOMPETENSI TEKNIS

• Pengumpulan dan pengolahan data Analisis Kebutuhan Pelatihan (TNA) serta pemetaan kesenjangan (gap) kompetensi karyawan.
• Pengelolaan database pelatihan, penyimpanan modul/materi, dan pemutakhiran Matriks Kompetensi.
• Penyusunan laporan rekapitulasi dan pembuatan dashboard pelatihan berbasis data.
• Pengolahan hasil evaluasi pelatihan (survei kepuasan peserta serta nilai pre-test dan post-test).
• Penguasaan Microsoft Office, khususnya Excel tingkat lanjut (pivot table, rumus lookup, pembuatan grafik/dashboard), Word, dan PowerPoint.
• Pengoperasian sistem pembelajaran digital (Training Management System / LMS) meliputi manajemen akun pengguna, pengunggahan konten, dan penarikan laporan.
• Pemahaman dasar standar mutu ISO 9001:2015 terkait administrasi pelatihan dan pengendalian dokumen.
• Pengelolaan administrasi operasional pelatihan (penjadwalan, undangan, daftar hadir, Training Record, dan administrasi pengajar).

KOMPETENSI SOFTSKILL

• Detail, teliti, dan memiliki orientasi kuat pada keakuratan data.
• Memiliki keterampilan presentasi dan komunikasi yang jelas dalam berkoordinasi lintas fungsi maupun anak perusahaan.
• Mampu bekerja sama secara efektif dengan berbagai pihak (departemen pengguna, HR anak perusahaan, pengajar, dan vendor).
• Terorganisir dan rapi dalam mengelola banyak jadwal pelatihan secara bersamaan (paralel).
• Proaktif, cepat tanggap, dan mampu menyelesaikan kendala teknis/operasional di lapangan.
• Memiliki integritas tinggi dalam menjaga kerahasiaan data kompetensi karyawan.
• Adaptif terhadap teknologi baru dan memiliki pola pikir analitis berbasis data.