Deskripsi pekerjaan Team Asisstant (Secretary) XLSmart Jakarta PT. Duta Generasi Mandiri
Jobdesk:
(1). Sebagai Kontak Utama, termasuk Menerima dan Menanggapi Pertanyaan, Menjadi orang pertama yang dihubungi untuk menerima dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang masuk dari pihak eksternal atau internal.
(2). Merekomendasikan Bagian yang Tepat atau PIC (Person In Charge) untuk Setiap Pertanyaan, Menentukan dan mengarahkan pertanyaan atau permintaan ke bagian atau individu yang tepat untuk penanganan lebih lanjut.
(3). Membantu Pimpinan dalam Berkomunikasi dengan Pihak Eksternal
Memberikan dukungan administratif kepada pimpinan dalam menyiapkan surat menyurat atau komunikasi dengan pihak eksternal.
(4). Mengatur Pertemuan, termasuk Penyesuaian Jadwal/Waktu, Ruang Rapat & Fasilitas (seperti konferensi, alat tulis, dll), Koordinasi dengan Semua Pihak yang Diundang, dan Pengaturan Makan Siang (untuk acara unit tertentu) Menyusun dan mengkoordinasikan seluruh kebutuhan pertemuan, mulai dari jadwal, ruang rapat, perlengkapan, hingga logistik seperti makan siang jika diperlukan.
(5). Tugas Administrasi Kantor Umum yang Bersifat Ad-Hoc, termasuk Pengelolaan Administrasi Kantor dan Pengelolaan Persediaan Perlengkapan Kantor Melaksanakan tugas-tugas administratif yang bersifat sementara atau mendesak serta memastikan kelancaran operasional kantor dan ketersediaan perlengkapan.
(6.) Memberikan Dukungan kepada Pimpinan dalam Penggunaan Sistem SAP dan/atau Sistem/Aplikasi Lain
Memberikan bantuan dan panduan kepada pimpinan dalam penggunaan sistem SAP atau aplikasi lainnya yang digunakan di perusahaan.
(7). Memberikan Panduan kepada Vendor Baru, Proses Pengolahan Faktur, dan Pembayaran Membantu dalam memberikan arahan kepada vendor baru serta memfasilitasi proses terkait faktur dan pembayaran.
(8). Membuat SRF (Service Request Form), PO (Purchase Order), Meninjau Pre-GR PO, Penagihan Non-PO, dan Menyusun Penutupan Keuangan Bulanan Menyusun berbagai dokumen terkait pengadaan, pengeluaran, dan penutupan keuangan, serta memastikan proses administrasi berjalan
Kualifikasi:
Perempuan
max 30 Tahun
pendidikan S1
Pengalaman 1 tahun Seketaris
