Deskripsi pekerjaan Supply Chain Coordinator UMAI Group
Supply Chain Coordinator
Jakarta, Indonesia
Central Kitchen / Office / Area Outlet
Kandidat harus bersedia mengunjungi Central Kitchen, outlet, dan supplier jika dibutuhkan.
Untuk kandidat dengan pengalaman kuat di Central Kitchen, F&B chain, atau multi-outlet operation, gaji dapat didiskusikan lebih lanjut
⸻
Tentang UMAI
UMAI adalah startup F&B yang sedang berkembang di Jakarta, yang mengoperasikan brand makanan Jepang dan Korea dengan model multi-brand ghost kitchen.
UMAI memiliki Central Kitchen dan beberapa outlet, serta menjual produk melalui GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood. Seiring dengan rencana ekspansi outlet dan pembangunan sistem operasional yang lebih scalable, kami mencari Supply Chain Coordinator untuk memperkuat sistem procurement, inventory, warehouse, dan distribusi outlet.
Posisi ini bukan hanya pekerjaan purchasing.
Supply Chain Coordinator akan bertanggung jawab untuk mengoordinasikan supplier management, procurement, inventory control, stock Central Kitchen, dan distribusi ke outlet UMAI.
⸻
Ringkasan Pekerjaan
Supply Chain Coordinator bertanggung jawab untuk mengelola dan memperbaiki alur barang dari supplier ke Central Kitchen, dan dari Central Kitchen ke outlet UMAI.
Posisi ini mencakup procurement, supplier follow-up, purchase order, inventory control, warehouse coordination, outlet distribution, pencegahan stock-out, pengurangan waste, dan kontrol biaya supply chain.
Tujuan utama posisi ini adalah memastikan UMAI memiliki barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan biaya yang terkontrol.
⸻
Tanggung Jawab
1. Procurement & Purchasing
* Mencari dan mengelola supplier untuk bahan baku, packaging, equipment, dan kebutuhan operasional
* Melakukan negosiasi harga, term pembayaran, dan jadwal pengiriman dengan supplier
* Membuat dan memonitor Purchase Order
* Follow up jadwal pengiriman dan lead time supplier
* Memastikan barang yang dibeli sesuai dengan quantity, harga, kualitas, dan requirement pengiriman
* Menjaga supplier list dan price list tetap update
* Mencari alternative supplier untuk mengurangi ketergantungan dan meningkatkan efisiensi biaya
* Mencatat perubahan harga supplier dan melaporkan peluang cost saving
2. Inventory Control
* Memonitor level stock di Central Kitchen dan outlet
* Mencegah stock-out, overstock, expired stock, waste, dan dead stock
* Membantu proses stock opname secara berkala
* Melacak pergerakan stock dari Central Kitchen ke outlet
* Menganalisis selisih stock antara data sistem dan stock aktual
* Membuat laporan inventory mingguan dan bulanan
* Mengidentifikasi slow-moving item, item dengan waste tinggi, dan item yang sering hilang
3. Koordinasi Central Kitchen & Warehouse
* Mengkoordinasikan proses receiving barang dari supplier
* Memastikan penyimpanan barang sesuai prinsip FIFO / FEFO
* Membantu proses picking, packing, dan persiapan distribusi ke outlet
* Memastikan stock tersusun rapi, bersih, dan mudah dicek
* Bekerja sama dengan team Central Kitchen untuk menyiapkan barang sesuai kebutuhan outlet
* Memonitor kondisi produk, kondisi packaging, dan kualitas penyimpanan
4. Distribusi Outlet & Logistics
* Membuat dan mengelola jadwal pengiriman dari Central Kitchen ke outlet
* Mengatur routing distribusi outlet
* Mengelola delivery note dan konfirmasi penerimaan dari outlet
* Berkoordinasi dengan driver, courier, atau vendor logistics
* Memastikan barang sampai tepat waktu, jumlahnya benar, dan kondisinya baik
* Menangani masalah pengiriman seperti keterlambatan, barang kurang, barang rusak, atau barang salah
* Mencatat biaya pengiriman per outlet dan memberikan usulan perbaikan
5. Cost Control
* Mendukung kontrol food cost melalui monitoring harga supplier, waste, dan stock variance
* Membandingkan harga supplier secara berkala
* Mengurangi emergency purchase
* Memonitor logistic cost dan efisiensi pengiriman
* Melaporkan peluang penghematan biaya kepada management
* Bekerja sama dengan Finance dan Operations untuk meningkatkan akurasi procurement dan inventory
6. Koordinasi Antar Departemen
* Berkoordinasi dengan Operations terkait kebutuhan outlet dan stock issue
* Berkoordinasi dengan Finance terkait PO, GR, Invoice, dan dokumen pembayaran
* Berkoordinasi dengan Central Kitchen terkait produksi, stock, dan preparation
* Berkoordinasi dengan Outlet Leader terkait penerimaan barang dan kondisi stock
* Berkoordinasi dengan R&D terkait kebutuhan ingredient atau menu baru
* Berkoordinasi dengan supplier terkait harga, kualitas, dan pengiriman
⸻
Kualifikasi Wajib
* Minimal 2 tahun pengalaman di supply chain, procurement, purchasing, inventory, warehouse, logistics, restaurant, catering, atau F&B operations
* Memiliki pengalaman menangani supplier dan purchase order
* Memahami dasar PO, GR, Invoice, dan stock opname
* Mampu menggunakan Google Sheets / Microsoft Excel
* Teliti dalam quantity, harga, nama item, dan jadwal pengiriman
* Mampu berkomunikasi dengan cepat dan jelas melalui WhatsApp
* Bersedia mengunjungi Central Kitchen, outlet, dan supplier jika dibutuhkan
* Mampu bekerja di lingkungan startup yang cepat berubah
* Jujur, detail-oriented, rapi, dan disiplin
* Bersedia mobile di area Jakarta / Tangerang jika diperlukan
⸻
Nilai Tambah
* Pengalaman di Central Kitchen, restaurant chain, cloud kitchen, catering, food manufacturing, atau F&B retail
* Memahami FIFO / FEFO
* Pengalaman dalam food cost control
* Pengalaman menggunakan inventory system, POS, atau Accurate
* Pengalaman mengoordinasikan delivery atau logistics
* Basic English
* Pengetahuan tentang bahan makanan Jepang / Korea
* Pengalaman mengelola beberapa outlet
⸻
KPI / Indikator Keberhasilan
Kandidat akan dievaluasi berdasarkan:
* PO accuracy
* PO-GR match rate
* Invoice-PO-GR match rate
* Stock accuracy
* Pengurangan stock-out
* Pengurangan emergency purchase
* Pengurangan waste / expired stock
* Supplier on-time delivery rate
* Delivery on-time rate
* Pengurangan delivery issue
* Update supplier price list
* Akurasi inventory report
* Dukungan terhadap perbaikan food cost
⸻
Kandidat yang Kami Cari
Kami mencari kandidat yang:
* Detail dan teliti dalam mengecek data
* Mampu bernegosiasi dengan supplier
* Bisa bekerja di office dan juga turun ke lapangan
* Nyaman mengunjungi Central Kitchen, warehouse, outlet, dan supplier
* Bisa follow up masalah sampai selesai
* Tidak mengabaikan perbedaan stock atau missing item
* Mampu berkomunikasi jelas dengan Operations, Finance, Kitchen, dan Supplier
* Jujur dan tidak menerima keuntungan pribadi dari supplier
* Bisa membangun sistem, bukan hanya menyelesaikan daily task
⸻
Tidak Cocok Untuk Kandidat yang
* Hanya ingin kerja desk work
* Tidak mau mengunjungi kitchen, warehouse, outlet, atau supplier
* Tidak detail
* Tidak suka mengecek angka, quantity, dan dokumen
* Lemah dalam follow up
* Menganggap stock variance sebagai hal kecil
* Hanya ingin job scope yang sangat fixed seperti di perusahaan besar
* Tidak nyaman bekerja di startup yang sedang berkembang cepat
* Memiliki hubungan yang tidak jelas dengan supplier
