Deskripsi pekerjaan Staff Implant (Export Import) Cikarang Dry Port
Kualifikasi :
- Minimal D3/S1 dari jurusan Logistik, Manajemen, Supply Chain Management, Transportasi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Freight Forwarding, Export-Import, Logistics, Shipping, Customer Service Logistics, atau Customs Clearance.
- Pengalaman sebagai Implant/Customer Service Forwarder menjadi nilai tambah. Memahami proses Export & Import dan alur shipment internasional.
- Memahami proses Customs Clearance dan dokumen kepabeanan.
- Memahami dokumen PEB/NPE, PIB, B/L, COO, AWB, DO, Invoice, Packing List, SKI BPOM, Laporan Surveyor, COA, dan dokumen pendukung lainnya.
- Memahami proses booking DO, shipping line, stuffing, trucking, courier, dan delivery.
- Memahami proses invoicing dan dokumen pendukung PO, GR, billing, accrual, dan outstanding.
- Familiar dengan INATRADE, CW1, tracking system, atau sistem operasional/logistik lainnya menjadi nilai tambah.
- Mampu menggunakan Microsoft Office, khususnya Excel dan Word.
Tanggung Jawab :
1. Export & Import Operation
- Melakukan pengecekan planning shipment kepada Planner dan melakukan booking DO kepada Shipping Line.
- Menerima dan memproses order Import & Export untuk kemudian dilakukan handover kepada Operations.
- Melakukan monitoring proses shipment Import & Export serta memastikan shipment berjalan sesuai schedule.
- Melakukan pengecekan jadwal Export Shipping Line dan update shipment secara berkala.
- Mengatur trucking untuk cargo Import dan Export bersama internal team.
- Melakukan booking AWB untuk pengiriman melalui FedEx & DHL Express, baik DG maupun Non-DG.
- Melakukan koordinasi dengan Forwarder, Shipping Line, Courier, Trucking, Customer, Sales, dan Operations.
2. Export Documentation
- Melakukan pengecekan Draft NPE/PEB dan memastikan data sesuai dengan dokumen shipment.
- Melakukan pengecekan COO/COO DSKV dan dokumen Export lainnya.
- Melakukan pengecekan B/L Export serta kelengkapan dokumen pendukung.
- Mengatur pengiriman dokumen Export melalui courier.
- Menyiapkan dan membagikan dokumen untuk kebutuhan stuffing Export Factory & NDC.
- Membuat dan mengirimkan Pre-Alert kepada pihak terkait.
3. Import & Customs Clearance
- Menyiapkan Data SKI BPOM (Surat Keterangan Impor).
- Menyiapkan Data LS (Laporan Surveyor).
- Melakukan pelaporan realisasi Import – Angka Pengenal Importir-Produsen (API-P) melalui sistem INATRADE.
- Menyiapkan dokumen Customs Clearance seperti Surat Kuasa DO, Surat Kuasa Customs Clearance, Keabsahan Invoice, VD, dan dokumen pendukung lainnya.
- Melakukan pengecekan PIB DHL, termasuk Billing Respond dan Final PIB.
- Melakukan koordinasi dan sharing dokumen Import kepada Rina/Forwarder.
- Melakukan request COA kepada pihak terkait apabila diperlukan.
- Memastikan kelengkapan dokumen Import sebelum proses shipment berjalan.
4. Customer Handling & Shipment Monitoring
- Memberikan informasi kepada customer terkait shipment status, Customs Clearance status, dan shipment exception.
- Menangani customer inquiries dan berkoordinasi dengan Sales Team untuk penyelesaiannya.
- Bertindak sebagai key contact untuk customer yang telah dialokasikan.
- Melakukan update EXIM report setiap hari.
- Melakukan update Export & Direct Report setiap hari.
- Melakukan update report untuk New Forwarder.
- Melakukan update Tracker & Schedule minimal 2 kali seminggu.
- Melakukan monitoring dan follow-up terhadap shipment yang mengalami delay, exception, atau outstanding document.
5. Invoicing & Finance Coordination
- Melakukan proses invoicing sesuai dengan shipment dan service yang telah dilakukan.
- Mengirimkan tagihan actual kepada PIC terkait dan melakukan follow-up PO & GR.
- Mengirimkan invoice Liner kepada Finance beserta supporting documents.
- Mengirimkan invoice DGF kepada Finance beserta supporting documents.
- Mengirimkan invoice Intertek kepada Finance beserta supporting documents.
- Mengirimkan invoice COO DSKV kepada Finance beserta supporting documents.
- Mengirimkan invoice FedEx & DHL Express kepada Finance beserta supporting documents.
- Memastikan dokumen pendukung invoice lengkap dan sesuai sebelum disampaikan kepada Finance.
- Melakukan follow-up terhadap invoice atau billing yang masih outstanding.
6. Reporting & Administration
- Membuat dan meng-update Import Report.
- Melakukan update EXIM Report setiap hari.
- Melakukan update Export & Direct Report setiap hari.
- Melakukan update report New Forwarder.
- Melakukan update Tracker & Schedule 2 kali dalam seminggu.
- Menyusun Accrual & Outstanding Report setiap bulan.
- Melakukan filing dan dokumentasi seluruh dokumen shipment secara sistematis.
- Memastikan seluruh data dan dokumen shipment terdokumentasi secara akurat dan mudah ditelusuri.
7. Coordination & Customer Support
- Berkoordinasi dengan Customer, Sales, Operations, Finance, Planner, Shipping Line, Forwarder, Customs, Surveyor, Courier, dan Vendor.
- Menangani kebutuhan customer terkait proses Export & Import.
- Menangani customer request terkait Go Green topics.
- Memastikan komunikasi dan follow-up antar pihak berjalan efektif untuk mendukung kelancaran operasional.
