Staff Admin Distributor

TANGGUNG JAWAB & JOBDESK :

1. Administrasi Penjualan & Distribusi

• Memproses Purchase Order (PO) dari customer dan meneruskan ke tim gudang/logistik
• Membuat Surat Jalan, Faktur Penjualan, dan Delivery Order
• Memantau status pengiriman barang hingga sampai ke tangan customer
• Melakukan konfirmasi penerimaan barang ke customer

2. Administrasi Pembelian

• Membuat dan mengurus Purchase Order ke supplier
• Mencocokkan dokumen pembelian (PO, surat jalan, invoice supplier)
• Mengarsipkan seluruh dokumen pembelian secara rapi dan terstruktur

3. Pengelolaan Data & Laporan

• Menginput data transaksi penjualan dan pembelian ke sistem (software/excel)
• Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan (stok, penjualan, piutang)
• Membantu rekonsiliasi data antara bagian gudang, keuangan, dan penjualan

4. Administrasi Stok & Gudang

• Berkoordinasi dengan tim gudang untuk update stok masuk dan keluar
• Membantu proses stock opname secara berkala
• Memastikan kesesuaian antara data sistem dan fisik barang

5. Pelayanan & Koordinasi

• Menjadi penghubung antara tim sales, gudang, keuangan, dan customer
• Menangani komplain administratif dari customer (dokumen kurang, salah faktur, dll)
• Menjawab pertanyaan customer terkait status order dan pengiriman

6. Administrasi Umum

• Mengelola surat masuk dan keluar perusahaan
• Mengarsipkan seluruh dokumen perusahaan (fisik & digital)
• Membantu kebutuhan administrasi pimpinan dan departemen lain

KUALIFIKASI :

• Pendidikan & Pengalaman Minimal SMA/SMK dengan pengalaman minimal 1 tahun di posisi admin, lebih disukai di perusahaan distributor / trading
• Kemampuan Teknis (Hard Skill) : Menguasai Microsoft Office, terutama Excel (VLOOKUP, pivot table, dll)
• Memahami alur dokumen distribusi: PO, surat jalan, faktur, retur
• Diutamakan familiar dengan software akuntansi/distribusi (Accurate, Jurnal.id, atau sejenisnya)
• Kemampuan mengetik cepat dan teliti dalam input data
• Kemampuan Non-Teknis (Soft Skill) :
• Teliti, rapi, dan terorganisir dalam pengelolaan dokumen
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan multitasking
• Komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi lintas divisi
• Jujur, disiplin, dan bertanggung jawab
• Proaktif dan inisiatif dalam menyelesaikan pekerjaan
• Lain-lain :
• Berdomisili atau bersedia ditempatkan di lokasi perusahaan
• Bersedia bekerja sesuai jam operasional perusahaan