Sekretaris

DESKRIPSI PEKERJAAN (JOB DESCRIPTION)

Sekretaris Direktur

Posisi: Sekretaris Direktur

Departemen: Direksi / Manajemen

Atasan Langsung: Direktur

Lokasi Kerja: Sesuai penempatan perusahaan

1. Tujuan Jabatan

Mendukung kelancaran aktivitas Direktur melalui pelaksanaan tugas kesekretariatan, administrasi, pengelolaan agenda dan jadwal pertemuan, penyusunan notulen serta tindak lanjut hasil rapat, dan bantuan administratif maupun operasional lainnya. Memastikan seluruh kegiatan Direktur terorganisasi dengan baik, berjalan efektif, serta didukung oleh informasi dan dokumen yang akurat, lengkap, dan tepat waktu.

2. Tanggung Jawab dan Tugas Utama

A. Kesekretariatan dan Administrasi Direktur

Melaksanakan tugas kesekretariatan dan administrasi untuk mendukung aktivitas Direktur sehari-hari.

Mengelola surat-menyurat, dokumen, laporan, arsip, dan korespondensi yang berkaitan dengan kegiatan Direktur.

Menyiapkan, memeriksa, dan mengorganisasi dokumen yang diperlukan untuk kebutuhan rapat, presentasi, pengambilan keputusan, dan kegiatan lainnya.

Mengelola komunikasi dan koordinasi antara Direktur dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Memastikan dokumen dan informasi yang diterima atau disampaikan kepada Direktur tersusun dengan baik, akurat, dan tepat waktu.

Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan, dokumen Direksi, dan hal-hal strategis yang menjadi tanggung jawabnya.

B. Pengelolaan Agenda dan Pertemuan

Mengatur dan mengelola agenda harian, mingguan, dan bulanan Direktur.

Menjadwalkan pertemuan, rapat internal, rapat eksternal, serta janji temu dengan klien, mitra bisnis, dan pihak terkait lainnya.

Melakukan konfirmasi jadwal, peserta, lokasi, serta kebutuhan teknis dan administrasi sebelum pertemuan berlangsung.

Menyiapkan undangan rapat, agenda pembahasan, daftar peserta, dan dokumen pendukung yang diperlukan.

Mengantisipasi benturan jadwal serta melakukan penyesuaian agenda berdasarkan prioritas dan arahan Direktur.

Mengingatkan Direktur mengenai agenda, tenggat waktu, dan kegiatan penting yang telah dijadwalkan.

C. Notulen, Review Rapat, dan Tindak Lanjut

Menghadiri rapat sesuai kebutuhan dan arahan Direktur untuk mencatat pembahasan, keputusan, serta poin-poin penting.

Menyusun dan mendistribusikan notulen rapat secara sistematis, akurat, dan tepat waktu.

Merangkum hasil rapat, keputusan yang diambil, kendala yang dibahas, serta rencana tindak lanjut (action items).

Melakukan review terhadap hasil rapat untuk memastikan kesesuaian antara keputusan, penanggung jawab, dan target penyelesaian.

Memantau progres tindak lanjut hasil rapat serta mengingatkan pihak terkait mengenai tugas dan tenggat waktu yang telah disepakati.

Menyusun rekapitulasi status tindak lanjut dan melaporkan hal-hal yang memerlukan perhatian atau keputusan Direktur.

Mengelola arsip notulen dan dokumentasi rapat agar mudah ditelusuri kembali saat diperlukan.

D. Dukungan terhadap Tugas dan Aktivitas Direktur

Membantu Direktur dalam menyiapkan bahan presentasi, laporan, ringkasan informasi, dan dokumen pendukung pengambilan keputusan.

Melakukan pengumpulan, pengolahan, dan rekapitulasi data atau informasi sesuai kebutuhan Direktur.

Membantu koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas atau instruksi Direktur kepada departemen maupun pihak terkait.

Mendukung persiapan kegiatan bisnis, kunjungan kerja, perjalanan dinas, dan agenda resmi Direktur.

Membantu mengidentifikasi prioritas pekerjaan, tenggat waktu, serta hal-hal yang membutuhkan tindak lanjut atau eskalasi.

Melaksanakan tugas khusus, penugasan administratif, dan pekerjaan pendukung lainnya sesuai arahan Direktur.

E. Koordinasi dan Komunikasi

Menjadi penghubung antara Direktur dengan kepala departemen, karyawan, klien, mitra bisnis, dan pihak eksternal.

Memastikan penyampaian informasi, arahan, dan permintaan Direktur kepada pihak terkait dilakukan dengan jelas dan tepat waktu.

Melakukan koordinasi lintas departemen untuk mendukung kelancaran agenda dan penyelesaian tugas Direktur.

Menindaklanjuti permintaan informasi atau dokumen dari pihak terkait sesuai kewenangan dan arahan Direktur.

Menjaga profesionalisme, etika komunikasi, serta hubungan kerja yang baik dengan seluruh pemangku kepentingan.

3. Wewenang Jabatan

Mengatur dan melakukan penyesuaian jadwal Direktur berdasarkan prioritas dan persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku.

Meminta data, dokumen, dan informasi yang diperlukan dari departemen terkait untuk mendukung tugas Direktur.

Melakukan koordinasi dan pengingat tindak lanjut hasil rapat kepada pihak yang bertanggung jawab.

Menyampaikan informasi administratif dan status pekerjaan kepada Direktur sebagai bahan pemantauan.

Menjaga dan mengelola dokumen serta informasi Direktur sesuai batas kewenangan dan kebijakan kerahasiaan perusahaan.

4. Kualifikasi dan Kompetensi

Pendidikan minimal D3 atau S1, diutamakan dari bidang Administrasi Perkantoran, Sekretaris, Manajemen, atau bidang relevan lainnya.

Memiliki pengalaman sebagai sekretaris, sekretaris eksekutif, atau staf administrasi yang mendukung manajemen atau Direksi.

Memiliki kemampuan administrasi, pengelolaan dokumen, penjadwalan, dan koordinasi yang baik.

Mampu menyusun notulen rapat, ringkasan pembahasan, laporan, serta daftar tindak lanjut secara sistematis.

Menguasai Microsoft Office atau Google Workspace, khususnya Word/Docs, Excel/Sheets, PowerPoint/Slides, dan kalender digital.

Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.

Teliti, terorganisasi, proaktif, disiplin, dan mampu mengelola beberapa pekerjaan secara bersamaan.

Mampu menjaga kerahasiaan informasi dan memiliki integritas tinggi.

Mampu bekerja dengan tenggat waktu, menangani perubahan agenda, serta menentukan prioritas pekerjaan.

Memiliki kemampuan koordinasi, pemecahan masalah, dan orientasi pelayanan yang baik.