sekretaris

Personal Secretary / Executive Assistant

Tentang Posisi

Kami sedang mencari Personal Secretary / Executive Assistant yang memiliki kemampuan organisasi yang baik, komunikatif, cepat belajar, dan mampu bekerja secara proaktif untuk membantu aktivitas profesional dan personal sehari-hari.

Posisi ini akan bekerja secara dekat dengan Founder/Director dalam mengelola jadwal, meeting, komunikasi, dokumen, follow-up pekerjaan, perjalanan, serta berbagai kebutuhan administratif dan koordinasi.

Kami mencari seseorang yang bukan hanya menunggu instruksi, tetapi mampu mengantisipasi kebutuhan, mengingatkan deadline, memastikan follow-up berjalan, dan membantu pekerjaan selesai sampai tuntas.

Tanggung Jawab

1. Manajemen Agenda & Waktu

* Mengatur dan mengelola kalender, meeting, appointment, dan agenda harian.

* Mengingatkan jadwal meeting, deadline, dan pekerjaan penting.

* Membantu menyusun prioritas kegiatan harian dan mingguan.

* Mengatur jadwal perjalanan bisnis, meeting, dan appointment apabila diperlukan.

2. Administrasi & Dokumentasi

* Membantu menyiapkan dokumen, proposal, presentasi, surat, dan kebutuhan administratif.

* Mengorganisir file dan dokumen secara rapi.

* Membuat notulen meeting dan mencatat action items.

* Memastikan setiap pekerjaan hasil meeting memiliki PIC dan deadline yang jelas.

3. Follow-Up & Koordinasi

* Melakukan follow-up kepada partner, klien, vendor, dan tim internal.

* Memastikan pekerjaan yang telah diberikan berjalan sesuai deadline.

* Membantu menghubungkan Founder/Director dengan pihak terkait.

* Menjadi penghubung komunikasi untuk kebutuhan tertentu.

4. Personal Assistance

* Membantu mengatur kebutuhan personal yang berkaitan dengan aktivitas profesional.

* Membantu booking transportasi, hotel, restoran, appointment, dan kebutuhan perjalanan apabila diperlukan.

* Membantu mengingatkan kebutuhan dan agenda penting.

5. Support Business

* Membantu riset sederhana mengenai calon partner, klien, vendor, event, atau peluang bisnis.

* Membantu menyiapkan meeting dengan melakukan research mengenai pihak yang akan ditemui.

* Membantu membuat brief, summary, dan laporan sederhana.

* Membantu Founder/Director dalam berbagai project yang sedang berjalan.

Kualifikasi

* Minimal SMA/SMK, D3/S1 menjadi nilai tambah.

* Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Personal Assistant, Secretary, Executive Assistant, Admin, atau posisi sejenis.

* Fresh graduate dengan kemampuan organisasi dan komunikasi yang sangat baik dapat dipertimbangkan.

* Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang baik.

* Terbiasa menggunakan WhatsApp, Google Workspace, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, dan Google Sheets.

* Mampu membuat dan mengelola jadwal dengan rapi.

* Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang baik.

* Mampu bekerja dengan cepat dan menangani beberapa pekerjaan sekaligus.

* Memiliki kemampuan problem solving dan inisiatif tinggi.

* Teliti terhadap detail dan deadline.

* Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun pribadi.

* Bersedia bekerja dengan ritme kerja yang dinamis dan fleksibel.

* Memiliki attitude profesional, sopan, dan dapat dipercaya.

Kriteria yang Sangat Kami Cari

Kandidat ideal adalah seseorang yang:

* Proaktif — tidak selalu menunggu instruksi.

* Organized — mampu membuat hidup dan pekerjaan atasan menjadi lebih teratur.

* Fast learner — cepat memahami konteks bisnis dan pekerjaan baru.

* Good communicator — mampu berkomunikasi dengan berbagai tipe orang.

* Problem solver — ketika menemukan masalah, datang membawa solusi.

* Detail oriented — tidak mudah melewatkan jadwal, dokumen, atau deadline.

* Responsible — mampu menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas.

* Discreet & trustworthy — mampu menjaga informasi yang bersifat confidential.

* Adaptable — nyaman bekerja dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah.

Nilai Tambah

* Pernah bekerja langsung dengan Founder, CEO, Director, atau Business Owner.

* Memiliki pengalaman di perusahaan startup, agency, digital, F&B, FMCG, atau industri kreatif.

* Memahami social media dan digital tools.

* Mampu menggunakan Canva atau tools AI seperti ChatGPT/Gemini menjadi nilai tambah.

* Memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik.

* Memiliki kemampuan membuat presentation deck sederhana.

* Memiliki kemampuan mengatur perjalanan bisnis dan itinerary.

* Memiliki SIM dan mampu mengendarai kendaraan menjadi nilai tambah.

Indikator Keberhasilan

Kinerja akan dinilai berdasarkan:

* Kerapian dan ketepatan pengelolaan agenda.

* Tidak ada deadline atau meeting penting yang terlewat.

* Kecepatan dan kualitas follow-up.

* Kerapian administrasi dan dokumentasi.

* Kemampuan menyelesaikan tugas tanpa harus terus-menerus diingatkan.

* Kecepatan merespons kebutuhan Founder/Director.

* Kemampuan menjaga kerahasiaan informasi.

* Kemampuan membantu pekerjaan menjadi lebih efektif dan terorganisir.

Benefit

* Gaji kompetitif sesuai pengalaman dan kemampuan.

* Peluang belajar langsung mengenai business, marketing, dan entrepreneurship.

* Exposure terhadap berbagai project, brand, partner, dan business owner.

* Lingkungan kerja yang dinamis dan berkembang.

* Peluang pengembangan karier menjadi Executive Assistant, Project Coordinator, atau Business Operations.

* Pelatihan dan pengembangan skill.

* Bonus berdasarkan performa dan kontribusi.

Cara Melamar

Silakan kirimkan CV terbaru dan pengalaman kerja yang relevan.

Dalam lamaran, ceritakan secara singkat:

“Menurut kamu, apa yang membuat seorang Personal Secretary menjadi partner kerja yang sangat membantu Founder/Director?”

"Kami lebih menghargai inisiatif, attitude, kemampuan belajar, dan kemampuan menyelesaikan masalah daripada sekadar pengalaman kerja."