Deskripsi pekerjaan Sekretaris PT Puri Sentul Permai Tbk
PT Puri Sentul Permai Tbk adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan Hospitality yang terletak di Citeureup, Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Kami sedang mencari seorang Sekretaris yang kompeten dan berdedikasi untuk bergabung dengan tim kami. Posisi ini sangat penting dalam mendukung operasional harian perusahaan serta menjaga komunikasi yang efektif antara manajemen dan staf. Kami menawarkan lingkungan kerja yang dinamis dan kesempatan untuk berkembang bersama perusahaan yang terus berkembang.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengelola agenda dan jadwal pimpinan, termasuk mengatur jadwal meeting, appointment, dan kegiatan lainnya.
- Menyiapkan kebutuhan rapat pimpinan, seperti undangan, agenda rapat, dokumen pendukung, dan ruang meeting.
- Membuat notulen rapat dan mendistribusikannya kepada pihak terkait.
- Melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil rapat dan arahan pimpinan.
- Mengelola surat masuk dan surat keluar yang berkaitan dengan pimpinan.
- Menyiapkan, mengarsipkan, dan memelihara dokumen administrasi pimpinan secara tertib dan mudah ditemukan.
- Membantu menyiapkan laporan, presentasi, surat, memo, dan dokumen lainnya yang dibutuhkan pimpinan.
- Menjadi penghubung komunikasi antara pimpinan dengan departemen internal, vendor, tamu, maupun pihak eksternal.
- Menerima dan menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak terkait sesuai arahan pimpinan.
- Mengatur perjalanan dinas pimpinan, termasuk transportasi, akomodasi, jadwal perjalanan, dan dokumen pendukung.
- Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan data perusahaan yang diperoleh dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Melakukan koordinasi dengan seluruh departemen terkait kebutuhan administrasi dan kegiatan pimpinan.
- Membantu memonitor penyelesaian pekerjaan atau instruksi pimpinan kepada departemen terkait.
- Menyiapkan kebutuhan administrasi untuk kegiatan perusahaan, seperti meeting, event, kunjungan tamu, dan kegiatan manajemen.
- Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen secara fisik maupun digital.
- Membantu pekerjaan administrasi lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai kebutuhan perusahaan.
- Melaksanakan tugas lain yang masih berkaitan dengan fungsi dan tanggung jawab jabatan.
Kami mencari kandidat yang memiliki gelar S1 dari semua jurusan. Pengalaman kerja minimal 1 hingga 3 tahun di bidang administrasi atau sekretariat akan menjadi nilai tambah. Kandidat harus memiliki keterampilan sekretaris yang baik, kemampuan pemecahan masalah, kemampuan mengatur jadwal, serta keahlian dalam penggunaan Microsoft 365, Google Docs, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Google Sheets, dan kemampuan organisasi yang baik. Komunikasi yang efektif dan sopan juga sangat diperlukan dalam menjalankan tugas sehari-hari.
