Deskripsi pekerjaan Sekretaris / Personal Assistant PT Utamakan Usaha Aku
Sekretaris Pribadi / Personal Assistant untuk mendampingi Direktur. Peran ini menjadi tangan kanan Direktur di tiga ranah sekaligus: operasional perusahaan dan cabang pabrik, kegiatan sosial, serta pengelolaan aset pribadi.
Tanggung jawab utama
1. Agenda & komunikasi Direktur
• Mengelola kalender, janji temu, dan prioritas harian Direktur; menyusun agenda mingguan.
• Menyaring telepon, email, dan pesan WhatsApp; meneruskan yang penting dan menjawab yang rutin.
• Mengatur perjalanan dinas: tiket, hotel, transportasi, dan itinerary.
• Menyiapkan bahan rapat, mencatat notulen, dan memantau tindak lanjut sampai selesai.
2. Koordinasi kantor pusat & cabang pabrik
• Menjadi penghubung Direktur dengan kepala cabang dan manajer departemen.
• Menghimpun laporan rutin dari tiap cabang (produksi, keuangan, SDM) dan merangkumnya untuk Direktur.
• Memantau tenggat keputusan, persetujuan, dan dokumen yang menunggu tanda tangan Direktur.
• Menyusun surat resmi, memo internal, dan korespondensi dengan mitra, pelanggan, serta instansi.
3. Kegiatan sosial
• Mengatur jadwal dan logistik kegiatan sosial, yayasan, dan organisasi yang diikuti Direktur.
• Menangani undangan, konfirmasi kehadiran, ucapan, dan sambutan.
• Mengadministrasikan donasi dan bantuan sosial beserta dokumentasi dan laporannya.
4. Administrasi aset pribadi
• Mengarsipkan dokumen aset (sertifikat, BPKB, polis asuransi, kontrak sewa) secara tertib dan aman.
• Mengingatkan jatuh tempo: pajak (PBB, kendaraan), perpanjangan STNK/izin, premi asuransi, dan tagihan sewa.
• Berkoordinasi dengan penyewa, pengelola properti, notaris, dan konsultan pajak atas arahan Direktur.
• Mencatat pemasukan dan pengeluaran terkait aset untuk ditinjau Direktur.
5. Arsip & kerahasiaan
• Mengelola arsip fisik dan digital agar mudah dicari.
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan, keluarga, dan keuangan pribadi Direktur.
Kualifikasi
Wajib
• Pendidikan minimal D3 Sekretaris/Administrasi Perkantoran, atau S1 semua jurusan.
• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai sekretaris direksi, executive assistant, atau personal assistant.
• Mahir Microsoft Office/Google Workspace (Word, Excel, kalender, email).
• Mampu menulis surat resmi dan email bisnis dalam Bahasa Indonesia yang baik; Bahasa Inggris aktif minimal lisan dan tulisan dasar.
• Bersedia bepergian ke cabang dan bekerja di luar jam kantor sesekali.
• Memiliki SIM A dan/atau SIM C.
Nilai tambah
• Pengalaman di perusahaan manufaktur atau perusahaan keluarga.
• Pemahaman dasar administrasi properti, pajak pribadi, atau asuransi.
• Pengalaman mengelola kegiatan yayasan, acara, atau organisasi sosial.
Kompetensi & karakter
• Integritas dan diskresi tinggi — dipercaya memegang informasi keuangan, aset, dan urusan keluarga.
• Sangat terorganisir — mampu menangani banyak urusan paralel tanpa ada yang terlewat.
• Proaktif — mengantisipasi kebutuhan Direktur dan mengingatkan sebelum diminta.
• Komunikatif dan santun — luwes berhadapan dengan staf pabrik, pejabat, mitra bisnis, hingga tokoh masyarakat.
• Tenang di bawah tekanan — menjaga prioritas saat jadwal berubah mendadak.
• Teliti — rapi dalam dokumen, angka, dan tenggat.
