Deskripsi pekerjaan Secretary to Director / Personal Assistant PT Ami Barestik Jaya
Kami sedang mencari seorang Sekretaris Direksi / Personal Assistant yang sangat terorganisir, proaktif, dan dapat diandalkan. Dalam peran ini, Anda akan bertindak sebagai tangan kanan dan mitra operasional Direksi, memastikan seluruh agenda, komunikasi, dan koordinasi tingkat atas berjalan dengan efisien dan lancar. Posisi ini melapor langsung kepada Direktur dan bertanggung jawab penuh menjaga kerahasiaan informasi internal perusahaan.
Tanggung Jawab Utama
- Manajemen Jadwal & Kalender: Mengelola dan mengoptimalkan kalender harian, janji temu, dan agenda rapat Direksi secara penuh untuk memastikan alur kerja yang efisien tanpa konflik
- Korespondensi & Komunikasi: Menangani komunikasi korporat yang masuk dan keluar, termasuk email, surat resmi, memo, serta penyusunan notulensi rapat (Minutes of Meeting)
- Pengaturan Perjalanan Dinas: Mengurus seluruh logistik perjalanan dinas Direksi, termasuk pemesanan tiket pesawat, akomodasi hotel, pengurusan visa, dan penyusunan itinerary (jadwal perjalanan) yang detail
- Dokumentasi Eksekutif: Menyiapkan, memeriksa, dan merapikan dokumen rahasia, materi presentasi, serta kelengkapan data untuk keperluan rapat eksekutif
- Koordinasi Lintas Divisi: Bertindak sebagai jembatan komunikasi antara Direksi dengan kepala departemen/divisi internal untuk menindaklanjuti instruksi, tugas, dan perkembangan proyek
- Menjaga Kerahasiaan: Menjaga integritas dan kerahasiaan tingkat tinggi terhadap seluruh data internal, strategi bisnis, dan informasi sensitif perusahaan
Kualifikasi Wajib
- Wanita
- Pendidikan minimal S1 semua jurusan (diutamakan dari jurusan Manajemen, Komunikasi, atau Sekretaris)
- Pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif, Personal Assistant, atau peran administratif tingkat tinggi sejenis
- Kemampuan Bahasa Inggris aktif (lisan dan tulisan) untuk kebutuhan korespondensi profesional
- Menguasai teknologi: Mahir mengoperasikan MS Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar)
- Fleksibilitas tinggi: Bersedia untuk bekerja lembur dan melakukan perjalanan dinas jika diperlukan oleh Direksi
- Memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik, kemampuan multitasking, dan skala prioritas kerja yang kuat
- Memiliki kemampuan komunikasi profesional dan hubungan interpersonal yang baik
- Memiliki pola pikir antisipatif (proaktif), tanggap, dan memiliki ketahanan yang baik di bawah tekanan
- Memiliki diskresi, integritas, kecerdasan emosional yang baik, serta penampilan yang profesional untuk merepresentasikan citra perusahaan
Target Indikator Kinerja Utama (KPI)
- Manajemen Jadwal: Nol konflik jadwal kalender (tingkat akurasi -/+ 98% per bulan)
- Responsivitas: Tanggapan cepat terhadap instruksi Direksi (-/+ 30 menit pada jam kerja)
- Dokumentasi: Notulensi rapat selesai dan didistribusikan maksimal dalam waktu 24 jam
- Kepuasan Kerja: Nilai kepuasan dari Direksi (-/+ 4.0 / 5.0)
- Keamanan Data: Tidak ada kebocoran informasi atau kerahasiaan perusahaan (Zero Breach)
