sales and marketing administrator

Jobdesk :

1. Mengelola seluruh administrasi penjualan untuk pelanggan B2B maupun B2C secara akurat dan tepat waktu.
2. Membuat, memproses, dan mendistribusikan dokumen penjualan seperti Quotation, Sales Order (SO), Delivery Order (DO), Invoice, Purchase Order (PO), dan dokumen pendukung lainnya.
3. Melakukan input, validasi, dan pembaruan data pelanggan, harga, produk, serta transaksi penjualan ke dalam sistem ERP atau software perusahaan.
4. Berkoordinasi dengan tim Sales, Marketing, PPIC, Produksi, Warehouse, Quality Control, dan Finance untuk memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan sesuai jadwal.
5. Memantau status pesanan pelanggan mulai dari penerimaan order, proses produksi, hingga pengiriman barang.
6. Menindaklanjuti permintaan pelanggan terkait dokumen, jadwal pengiriman, ketersediaan stok, dan informasi produk.
7. Menyusun laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk rekap pencapaian target penjualan dan aktivitas tim Sales.
8. Mengelola database pelanggan, termasuk data prospek, pelanggan aktif, dan riwayat transaksi.
9. Mengarsipkan seluruh dokumen penjualan dan pemasaran sesuai standar perusahaan dan sistem manajemen mutu.
10. Mendukung proses administrasi klaim pelanggan, retur barang, serta penyelesaian keluhan pelanggan sesuai prosedur perusahaan.
11. Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan operasional Sales & Marketing.

Requirements :

1. Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, atau jurusan lain yang relevan.
2. Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Sales Administration, Sales Support, Marketing Administration, atau posisi serupa di perusahaan manufaktur menjadi nilai tambah.
3. Fresh graduate dipersilakan melamar apabila memiliki kemampuan administrasi yang baik dan siap belajar.
4. Menguasai Microsoft Office, terutama Microsoft Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table, IF, SUMIF, serta pengolahan data).
5. Terbiasa menggunakan sistem ERP (SAP, Oracle, Odoo, Accurate, Microsoft Dynamics, atau sistem sejenis) menjadi nilai tambah.
6. Memahami alur proses Order to Cash (OTC), mulai dari penerimaan pesanan hingga pengiriman dan penagihan.
7. Memiliki kemampuan administrasi dokumen yang rapi, teliti, dan sistematis.
8. Mampu bekerja dengan target, tenggat waktu, dan menangani banyak transaksi secara bersamaan.
9. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam berkoordinasi dengan pelanggan maupun antar departemen.
10. Berorientasi pada pelayanan pelanggan (customer service) dan kepuasan pelanggan.
11. Memiliki integritas, disiplin, mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan, serta memiliki kemampuan problem solving yang baik.