Sales Administrator

Ringkasan Pekerjaan

Sales Administrator bertanggung jawab untuk menyediakan dukungan administratif yang efisien dan terorganisir kepada tim penjualan. Peran ini sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional departemen penjualan, memproses pesanan dengan akurat, mengelola data pelanggan, dan menjadi penghubung utama antara tim penjualan, pelanggan, dan departemen internal lainnya.

Tanggung Jawab Utama

• Pemrosesan Pesanan:
• Menerima, memverifikasi, dan memproses pesanan pembelian (Purchase Order/PO) pelanggan secara akurat dan tepat waktu.
• Membuat dan mengirimkan faktur, penawaran harga (quotation), dan dokumen penjualan lainnya kepada pelanggan.
• Memastikan semua persyaratan pesanan terpenuhi sebelum pemrosesan.
• Dukungan Administrasi Penjualan:
• Mengelola dan memperbarui sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) dengan data pelanggan, riwayat pesanan, dan informasi kontak yang akurat.
• Mengorganisir dan mengarsipkan semua dokumen penjualan, baik fisik maupun digital.
• Membantu tim penjualan dalam menyusun proposal, presentasi, dan materi pemasaran.
• Komunikasi dan Koordinasi:
• Bertindak sebagai titik kontak pertama untuk pertanyaan pelanggan terkait status pesanan, pengiriman, dan masalah penagihan.
• Berkoordinasi dengan departemen Logistik/Gudang untuk menjadwalkan pengiriman dan memastikan pelanggan menerima barang tepat waktu.
• Berkoordinasi dengan departemen Keuangan/Akuntansi terkait penagihan, pembayaran, dan masalah kredit pelanggan.
• Pelaporan:
• Membuat laporan penjualan mingguan, bulanan, atau sesuai permintaan, termasuk analisis data pesanan, status inventaris, dan kinerja penjualan dasar.
• Melacak dan memantau target penjualan bersama dengan tim Sales Manager.
• Pelayanan Pelanggan:
• Menangani keluhan pelanggan terkait administrasi pesanan dengan profesionalisme dan mengarahkan isu yang lebih kompleks ke personel yang tepat.

Kualifikasi

• Persyaratan Minimal
• Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Pemasaran, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 1-3 tahun sebagai Sales Administrator, Staf Admin, atau peran serupa.
• Kemampuan yang kuat dalam mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel) dan alat komunikasi digital.
• Keterampilan dan Kompetensi
• Perhatian terhadap detail dan akurasi yang tinggi adalah suatu keharusan.
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.
• Kemampuan komunikasi interpersonal dan verbal/tertulis yang efektif.
• Berorientasi pada pelayanan pelanggan dan pemecahan masalah.
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun sebagai bagian dari tim.