Sales Admin

Key Responsibilities:

1. Menangani panggilan telepon masuk (incoming calls) dari pelanggan secara profesional.
2. Memantau status pesanan pelanggan untuk memastikan proses berjalan sesuai jadwal.
3. Melakukan input Delivery Order (DO) berdasarkan Purchase Order (PO) yang diterima.
4. Berkoordinasi dengan tim Logistik terkait proses pengiriman barang melalui email maupun media komunikasi lainnya.
5. Melakukan tindak lanjut (follow-up) terhadap pesanan indent/back order hingga proses selesai.
6. Mencatat nomor Delivery Order (DO) dan Purchase Order (PO) pada buku administrasi serta menyerahkan dokumen kepada tim Accounting sesuai prosedur.
7. Membuat Goods Return Note (GRN) apabila terdapat kesalahan transaksi atau ketidaksesuaian stok setelah penerbitan DO maupun invoice.
8. Melakukan follow-up terhadap pelanggan untuk memperoleh Purchase Order (PO) yang masih dalam status waiting PO.
9. Memproses transaksi rework di dalam sistem sesuai dengan kebutuhan operasional.
10. Membuat invoice cash sales untuk pelanggan yang tidak menggunakan faktur pajak.
11. Memastikan seluruh dokumen penjualan dan administrasi diproses secara akurat, lengkap, dan tepat waktu.
12. Berkoordinasi dengan tim Sales, Logistik, dan Accounting untuk memastikan kelancaran proses order hingga pengiriman.

Job Requirements

1. Minimal lulusan SMA/SMK.
2. Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Customer Service Officer, Sales Administration, Administrative Staff, atau posisi sejenis.
3. Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint.
4. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan.
5. Memiliki kemampuan dasar berbahasa Inggris (minimal pasif), termasuk membaca dan memahami dokumen sederhana.
6. Memahami proses administrasi penjualan, mulai dari Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), Invoice, hingga proses pengiriman barang.
7. Memiliki pengetahuan dasar mengenai produk menjadi nilai tambah.
8. Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
9. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
10. Proaktif, memiliki inisiatif tinggi, dan bersedia mempelajari hal-hal baru.
11. Cepat tanggap, mampu bekerja di bawah tekanan, serta memiliki kemampuan mengelola beberapa pekerjaan sekaligus.
12. Memiliki orientasi pada pelayanan pelanggan (customer-oriented).