Deskripsi pekerjaan Sales Admin Freelance Talenesia
Mendukung kelancaran operasional Sales dan Business Development melalui pengelolaan administrasi, pengendalian proses, serta pemeliharaan data dan sistem yang mendukung proses akuisisi siswa, akuisisi partner, dan operasional Business Development. Posisi ini berperan sebagai quality support terhadap proses administrasi Sales & BD untuk memastikan seluruh aktivitas berjalan sesuai SLA, terdokumentasi dengan baik, dan mendukung produktivitas tim.
Key Responsibilities
1. Sales & Partnership Administration
- Bertanggung jawab atas proses administrasi pembuatan Perjanjian Kerja Sama (PKS) siswa (B2B) dan PKS partner magang, mulai dari proses request, pembuatan dokumen, distribusi, hingga penyimpanan dokumen sesuai standar perusahaan.
- Melakukan monitoring terhadap seluruh proses PKS untuk memastikan setiap dokumen diproses sesuai SLA serta menjadi control point apabila terdapat PKS yang belum diajukan, belum diproses, atau belum ditandatangani oleh siswa maupun partner.
- Melakukan monitoring masa berlaku PKS partner magang serta menginformasikan kepada tim Business Development apabila terdapat PKS yang perlu diperpanjang (renewal).
2. Control & Monitor Bimkar Operasional
- Mengelola proses penjadwalan Bimbingan Karier (Bimkar) bagi siswa sesuai kebutuhan program.
- Berkoordinasi dengan mentor untuk memastikan ketersediaan jadwal mentoring serta melakukan pengaturan jadwal secara optimal.
- Memastikan kuota Bimbingan Karier selalu tersedia dan terdistribusi dengan baik untuk kebutuhan program Kursus Sampai Dapat Kerja (KSDK) maupun layanan Bimbingan Karier lainnya.
- Melakukan monitoring pelaksanaan jadwal Bimbingan Karier dan memastikan seluruh administrasi pendukung telah diselesaikan.
3. Dashboard, Database & Form Management
- Bertanggung jawab dalam pembuatan, pemeliharaan, dan pembaruan dashboard KPI Sales dan Business Development sebagai sumber data operasional dan monitoring performa.
- Memastikan seluruh data pada dashboard selalu akurat, lengkap, dan diperbarui secara berkala.
- Menjadi control point terhadap kelengkapan dan kualitas pengisian data oleh tim Sales maupun Business Development serta melakukan tindak lanjut apabila ditemukan data yang belum lengkap atau tidak sesuai standar.
- Mengelola dan memelihara admission form serta formulir operasional lainnya yang berkaitan dengan proses akuisisi Sales dan Business Development.
4. CRM & Lead Administration
- Mengelola administrasi CRM, termasuk proses assignment leads kepada PIC yang sesuai berdasarkan ketentuan yang berlaku.
- Mengidentifikasi dan menginformasikan leads yang memerlukan penanganan khusus, seperti peluang kerja sama atau partnership, kepada tim yang berwenang.
5. Sales & Business Development Operational Support
- Memberikan dukungan administrasi kepada tim Sales dan Business Development untuk memastikan seluruh proses operasional berjalan secara efektif dan efisien.
- Memberikan laporan rutin mengenai progres administrasi, kepatuhan terhadap SLA, kualitas data, serta memberikan rekomendasi sederhana untuk meningkatkan efektivitas proses administrasi Sales dan Business Development.
Hard Skills
- Mahir menggunakan Google Workspace, terutama Google Sheets, Google Docs, Google Forms, Google Drive, dan Google Calendar.
- Memiliki kemampuan Google Sheets/Excel tingkat menengah, termasuk penggunaan formula, filter, pivot table, data validation, conditional formatting, dan pengelolaan database.
- Memiliki pengalaman dalam membuat, mengelola, dan memelihara dashboard operasional serta melakukan monitoring KPI.
- Memahami alur administrasi Sales dan Business Development, termasuk proses akuisisi, dokumentasi kerja sama, dan pipeline management.
- Familiar menggunakan CRM (Qontak, HubSpot, Salesforce, atau sejenisnya) untuk pengelolaan leads dan database.
- Memiliki kemampuan menggunakan AI tools (ChatGPT, Gemini, atau sejenisnya) untuk meningkatkan produktivitas administrasi dan dokumentasi.
- Memiliki kemampuan menyusun dokumen administrasi yang rapi dan terstruktur, seperti PKS, form operasional, checklist, tracker, dan dokumentasi pendukung lainnya.
Soft Skills
- Detail-oriented, teliti, dan memiliki ketelitian tinggi dalam mengelola dokumen, data, serta proses administrasi.
- Memiliki kemampuan administrative control, yaitu mampu melakukan monitoring terhadap SLA, checklist pekerjaan, dan memastikan setiap proses berjalan sesuai prosedur.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta mampu berkoordinasi dengan berbagai stakeholder internal maupun eksternal.
- Proaktif dalam mengidentifikasi potensi kendala operasional serta memberikan rekomendasi sederhana untuk meningkatkan efektivitas proses kerja.
- Memiliki kemampuan problem solving yang baik dalam menangani kendala administrasi dan operasional sehari-hari.
- Memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi serta mampu bekerja secara mandiri dengan supervisi yang minimal.
Education & Experience
- Minimal SMA/D3/S1 dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen.
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang Sales Administration, Sales Operations, Business Operations, Project Administration, atau posisi administratif yang mendukung fungsi Sales dan Business Development.
- Memiliki pengalaman dalam mengelola CRM, dashboard operasional, atau administrasi kerja sama menjadi nilai tambah.
- Memiliki pengalaman di industri pendidikan, startup, konsultasi, atau layanan profesional menjadi nilai tambah.
