Deskripsi pekerjaan Reservation Spa KOPINDO JAYA
Posisi: Staf Reservasi / Reservation Officer
Cakupan Outlet: Dapur Samudra, Hua Spa, dan Jimbaran Ballroom
Penempatan: Jimbaran, Bali
1. Menerima Booking Melalui WhatsApp, Telepon, dan Email
- Respons Cepat & Ramah: Menjawab setiap pesan masuk, panggilan telepon, dan surat elektronik secara profesional dengan standar sapaan (greeting) resmi perusahaan.
- Pemberian Informasi Produk & Layanan:
- Menjelaskan pilihan menu, paket bersantap, dan area duduk untuk Dapur Samudra.
- Memberikan informasi menu perawatan tubuh, durasi, ketersediaan terapis, dan paket relaksasi untuk Hua Spa.
- Menyampaikan informasi kapasitas ruangan, tata letak (layout), fasilitas teknis (audio/visual), dan paket acara (pernikahan, pertemuan, gala dinner) untuk Jimbaran Ballroom.
- Penyaringan Kebutuhan Tamu: Mengidentifikasi secara spesifik tanggal kedatangan, jam, jumlah tamu, permintaan khusus (dietary requirements, dekorasi, atau kebutuhan teknis khusus), serta mengonfirmasi ketersediaan tempat.
- Proses Konfirmasi & Pembayaran: Mengirimkan surat konfirmasi pemesanan (booking confirmation voucher), menginfokan kebijakan pembatalan (cancellation policy), serta mengawal penerimaan uang muka (down payment) atau bukti transfer pembayaran bersama tim kasir/akuntansi.
2. Mencatat Jadwal Reservasi
- Input Data ke Sistem Operasional: Memasukkan detail pemesanan ke dalam sistem reservasi/logbook digital secara langsung (real-time) guna menghindari pencatatan ganda (double booking).
- Standarisasi Kelengkapan Data: Memastikan data wajib tercatat rapi, meliputi: nama pemesan, kontak aktif, tanggal & jam acara/layanan, jumlah orang/tamu, outlet yang dituju, rincian paket, status deposit, hingga permintaan khusus (special request).
- Manajemen Alokasi & Ketersediaan:
- Mengatur penetapan nomor meja di Dapur Samudra sesuai zona (indoor/outdoor/VIP).
- Menyesuaikan jadwal bilik perawatan (treatment room) dan ketersediaan staf terapis di Hua Spa.
- Mengunci jadwal penggunaan gedung, gladi resik (rehearsal), serta waktu persiapan (loading in/loading out) dekorasi pihak ketiga di Jimbaran Ballroom.
- Pelacakan Perubahan Jadwal: Memperbarui data seketika jika ada perubahan waktu (reschedule), penambahan kuota, atau pembatalan pemesanan.
3. Membuat Laporan Reservasi Harian
- Rekapitulasi Reservasi Harian: Menyusun ringkasan daftar kedatangan tamu (expected arrival list) setiap hari untuk ketiga outlet.
- Penyajian Data Kritis: Menyajikan data okupansi meja (Dapur Samudra), utilisasi ruang spa & terapis (Hua Spa), serta jadwal acara dan estimasi kehadiran tamu (Jimbaran Ballroom).
- Monitoring Status Finansial: Mencantumkan rincian status tagihan dalam laporan harian, seperti pesanan yang sudah berstatus deposit, lunas, atau pembayaran di tempat (settlement on site).
- Distribusi Laporan Tepat Waktu: Mengirimkan rekapitulasi data harian kepada Manajer Operasional, HR, dan pimpinan unit terkait sebelum operasional dimulai atau saat penutupan shift (end-of-day report).
4. Berkoordinasi dengan Tim Terkait
- Operasional Dapur Samudra:
- Menginformasikan daftar tamu reservasi dan kebutuhan khusus makanan kepada Chef / tim dapur.
- Menyerahkan layout meja dan alur kedatangan rombongan kepada staf Service/Pramusaji dan Kasir.
- Operasional Hua Spa:
- Menyinkronkan jadwal kedatangan pelanggan dengan Supervisor Spa agar terapis dan bilik perawatan siap tepat waktu sebelum tamu hadir.
- Memastikan produk khusus yang dipesan tamu telah dipersiapkan tim apotek/stok spa.
- Operasional Jimbaran Ballroom:
- Menyelenggarakan briefing koordinasi bersama tim Banquet, tim Kebersihan, dan tim Teknisi/IT terkait susunan acara, tata suara, pencahayaan, dan pengaturan pendingin ruangan.
- Berkoordinasi dengan petugas keamanan terkait pengaturan parkir saat ballroom menggelar acara berkapasitas besar.
- Tim Kasir & Akuntansi: Melakukan verifikasi dan rekonsiliasi bukti bayar tanda jadi, pelunasan, serta dokumen faktur tagihan sebelum tamu meninggalkan outlet atau sebelum acara dimulai.
