Resepsionis General Affair

Responsibilities

• Menyambut dan menerima tamu, klien, dan pengunjung dengan ramah dan profesional.
• Mengelola registrasi tamu serta berkoordinasi dengan tim terkait mengenai akses dan kebutuhan kunjungan.
• Menerima, memilah, dan mendistribusikan surat, dokumen yang masuk.
• Mengelola pemesanan ruang meeting serta memastikan ruang meeting dalam kondisi bersih, rapi, dan siap digunakan.
• Mengelola dan memantau petty cash GA, termasuk mencatat transaksi, mengumpulkan dan mengarsipkan bukti pembayaran/invoice, serta membuat laporan petty cash.
• Mengelola kebutuhan ATK, termasuk memantau stok, melakukan pengecekan persediaan, mengajukan pembelian, mendistribusikan, dan melakukan pengadaan ulang.
• Memantau dan mengelola kebutuhan pantry serta perlengkapan operasional kantor lainnya.
• Memelihara dan memperbarui data aset, inventaris, dan perlengkapan operasional kantor.
• Berkoordinasi dengan vendor dan tim terkait dalam proses pengadaan ATK, perlengkapan kantor, dan kebutuhan GA lainnya.
• Berkoordinasi dengan vendor, kurir, pengelola gedung, jasa cleaning service, dan pihak eksternal lainnya sesuai kebutuhan.
• Membantu proses administrasi GA, termasuk dokumentasi, pengarsipan, input data, dan administrasi lainnya.
• Membuat laporan GA secara berkala terkait pengeluaran, inventaris, persediaan, dan kebutuhan operasional kantor.
• Melaksanakan tugas administrasi dan operasional lainnya sesuai arahan atasan.

Qualifications

• Minimal pendidikan SMA/SMK.
• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Receptionist, Frontliner, General Affairs (GA), atau posisi sejenis.
• Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan, serta percaya diri berkomunikasi dengan tamu atau klien asing.
• Memahami pengelolaan petty cash, termasuk pencatatan transaksi, pengumpulan bukti pembayaran/invoice dan pembuatan laporan.
• Memahami pengelolaan ATK, termasuk pemantauan stok, pengendalian persediaan, pengadaan, dan distribusi.
• Memiliki pengalaman dalam administrasi inventaris dan aset menjadi nilai tambah.
• Mampu menggunakan Microsoft Office dan/atau Google Workspace, khususnya Excel/Google Sheets.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Berpenampilan profesional, ramah, rapi, dan memiliki orientasi pelayanan yang baik.
• Teliti, terorganisir, proaktif, dan bertanggung jawab.
• Mampu mengerjakan beberapa tugas sekaligus dan menentukan prioritas pekerjaan dengan baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Bersedia menangani tugas Receptionist sekaligus administrasi dan operasional General Affairs (GA).
• Disiplin, tepat waktu, dan memiliki komitmen terhadap kehadiran kerja yang baik.