Deskripsi pekerjaan RECEPTIONIST & ADMIN SUPPORT PT BIA TEKNO SOLUSI
3. 1. TUJUAN REKRUTMEN
Merekrut personel yang mampu menjalankan fungsi receptionist secara profesional sekaligus mendukung kegiatan administrasi kantor sehari-hari. Kandidat diharapkan dapat memberikan kesan pertama yang baik kepada tamu dan mitra bisnis, menjaga kelancaran komunikasi, serta memastikan dokumen dan aktivitas administrasi tersusun secara rapi dan dapat ditelusuri.
2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA
A. Receptionist / Front Office
• Menyambut, menerima, dan mengarahkan tamu, vendor, kurir, serta mitra perusahaan dengan ramah dan profesional.
• Menjawab, menyaring, dan meneruskan telepon, pesan, serta pertanyaan umum ke personel terkait.
• Mengelola buku tamu, akses tamu, penerimaan paket, surat masuk, dan dokumen yang diterima di kantor.
• Menyiapkan ruang meeting, memastikan kebersihan dan kesiapan fasilitas sebelum rapat, serta membantu kebutuhan dasar tamu.
• Menjaga area reception/front office tetap rapi, representatif, dan sesuai standar perusahaan.
• Mendukung koordinasi jadwal kunjungan, meeting internal/eksternal, serta kebutuhan transportasi atau kurir bila diperlukan.
B. Administrative Support
• Melakukan data entry, filing, scanning, photocopy, printing, dan pengarsipan dokumen fisik maupun elektronik.
• Menyiapkan surat, form, daftar hadir, notulen sederhana, memo, dan dokumen administrasi berdasarkan arahan atasan.
• Mengelola register surat masuk/keluar, nomor dokumen, arsip, serta memastikan dokumen mudah ditemukan kembali.
• Membantu pengelolaan kebutuhan ATK, pantry, perlengkapan kantor, dan inventaris administratif sederhana.
• Membantu administrasi pembelian/permintaan barang, pengumpulan quotation, delivery note, invoice, dan dokumen pendukung lainnya sesuai prosedur perusahaan.
• Membantu pengaturan perjalanan dinas, pemesanan hotel/tiket, jadwal kendaraan, dan kebutuhan administrasi terkait apabila ditugaskan.
• Membantu koordinasi dokumen dengan Finance, Procurement, Project, Sales, atau fungsi lain yang membutuhkan dukungan administrasi.
• Menjaga kerahasiaan data, dokumen perusahaan, informasi pelanggan, dan informasi internal lainnya.
• Melaksanakan tugas administrasi lain yang relevan sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
3. KUALIFIKASI MINIMUM
Kriteria Persyaratan
Pendidikan Minimal SMA/SMK sederajat; D3/S1 Administrasi, Sekretari, Manajemen, Komunikasi, atau bidang terkait menjadi nilai tambah.
Pengalaman Pengalaman sebagai receptionist, admin, customer service, sekretaris, atau office support diutamakan. Fresh graduate dengan kemampuan administrasi yang baik dapat dipertimbangkan.
Komputer Mampu menggunakan Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook/email, Google Workspace, scanner, printer, dan aplikasi komunikasi kantor.
Bahasa Bahasa Indonesia lisan dan tulisan yang baik. Kemampuan Bahasa Inggris untuk komunikasi dasar, email, dan menerima tamu menjadi nilai tambah.
Penampilan & Sikap Rapi, sopan, profesional, ramah, percaya diri, dan mampu menjaga etika saat berinteraksi dengan tamu maupun karyawan.
Administrasi Teliti dalam input data, penamaan file, filing, pencatatan, serta pengendalian dokumen sederhana.
Mobilitas Kerja Bersedia mendukung kebutuhan operasional kantor dan menjalankan tugas tambahan yang masih berkaitan dengan fungsi administrasi.
4. KOMPETENSI YANG DICARI
• Komunikasi interpersonal yang baik dan mampu melayani tamu dengan profesional.
• Customer-service mindset dan mampu menangani permintaan dengan tenang serta solutif.
• Teliti, terorganisir, disiplin, dan memiliki sense of urgency yang baik.
• Mampu mengatur beberapa tugas sekaligus serta menentukan prioritas pekerjaan.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim.
• Memiliki integritas, menjaga kerahasiaan, dan bertanggung jawab terhadap dokumen maupun informasi perusahaan.
• Cepat belajar, adaptif terhadap sistem kerja dan aplikasi baru, serta bersedia menerima arahan.
5. STANDAR KINERJA YANG DIHARAPKAN
Area Ekspektasi
Service - Tamu dan telepon ditangani dengan cepat, sopan, dan diarahkan ke PIC yang tepat.
Accuracy - Data, surat, register, dan arsip dikelola dengan akurat serta meminimalkan kesalahan administrasi.
Responsiveness-Permintaan internal ditindaklanjuti sesuai prioritas dan tenggat yang diberikan.
Document Control-Dokumen disimpan dengan struktur penamaan dan filing yang konsisten serta mudah ditelusuri.
Office Readiness-Area reception, ruang meeting, dan kebutuhan administrasi dasar selalu dalam kondisi siap digunakan.
Confidentiality-Informasi internal dan dokumen perusahaan dijaga kerahasiaannya.
6. KRITERIA SELEKSI KANDIDAT
1. Screening CV berdasarkan pendidikan, pengalaman, kemampuan administrasi, dan stabilitas riwayat kerja.
2. Interview untuk menilai komunikasi, keramahan, profesionalisme, integritas, dan kemampuan menangani situasi front office.
3. Tes administrasi sederhana: mengetik/menyusun surat, data entry Excel, filing, dan penyusunan email profesional.
4. Tes Bahasa Inggris dasar bila posisi membutuhkan komunikasi dengan principal, vendor, atau tamu internasional.
5. Pengecekan referensi kerja dapat dilakukan untuk kandidat berpengalaman sebelum finalisasi penawaran.
7. DOKUMEN LAMARAN YANG DIMINTA
• Curriculum Vitae (CV) terbaru.
• Fotokopi/scan ijazah dan transkrip/nilai terakhir yang relevan.
• Fotokopi/scan identitas sesuai kebutuhan proses administrasi perusahaan.
• Pas foto terbaru (bila diperlukan).
• Surat pengalaman kerja atau referensi kerja (jika ada).
• Sertifikat kursus/kompetensi yang relevan (jika ada).
