Purchasing

Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

• Melaksanakan seluruh proses pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
• Menerima, memeriksa, dan memproses Purchase Request (PR) dari setiap departemen atau divisi.
• Melakukan pencarian, seleksi, dan evaluasi supplier/vendor berdasarkan kualitas, harga, spesifikasi, serta ketepatan waktu pengiriman.
• Meminta dan membandingkan penawaran harga (Quotation) dari beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
• Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran, kualitas barang, serta waktu pengiriman dengan supplier/vendor.
• Membuat, menerbitkan, dan memonitor Purchase Order (PO) sesuai persetujuan dan prosedur perusahaan.
• Memastikan barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi, jumlah, kualitas, dan kebutuhan user.
• Melakukan monitoring status pemesanan serta memastikan barang diterima sesuai jadwal yang telah ditentukan.
• Berkoordinasi dengan bagian Warehouse/Gudang, Finance, Accounting, Produksi, Project, dan departemen terkait mengenai kebutuhan pengadaan barang.
• Melakukan pemeriksaan dan pencocokan dokumen pembelian, seperti PR, PO, Surat Jalan, Invoice, dan Faktur Pajak.
• Memastikan kelengkapan administrasi dan dokumentasi seluruh transaksi pembelian tersimpan dengan baik dan sistematis.
• Melakukan monitoring outstanding PO dan tindak lanjut kepada supplier atas pesanan yang belum terpenuhi.
• Mengelola dan memperbarui database supplier/vendor, termasuk harga barang, kontak, histori pembelian, dan evaluasi kinerja.
• Melakukan pengendalian biaya pembelian agar sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.
• Mencari alternatif supplier dan produk untuk memperoleh efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas.
• Menangani kendala pembelian, keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian barang, serta klaim atau retur kepada supplier.
• Membuat laporan pembelian secara berkala, meliputi rekapitulasi pembelian, perbandingan harga, outstanding PO, dan evaluasi supplier.
• Memastikan proses pembelian berjalan transparan, efektif, efisien, dan sesuai SOP perusahaan.
• Menjalin hubungan kerja yang baik dengan supplier/vendor untuk mendukung kelancaran kebutuhan perusahaan.
• Melaksanakan tugas administrasi dan pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan fungsi Purchasing sesuai arahan atasan.

Kualifikasi (Job Requirements)

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Teknik Industri, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 3-5 tahun di bidang Purchasing/Procurement.
• Memahami proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan pembelian hingga barang diterima.
• Memahami dokumen pembelian seperti Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Quotation, Invoice, dan Surat Jalan.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik dengan supplier/vendor.
• Mampu melakukan analisis dan perbandingan harga serta mengevaluasi kualitas barang.
• Menguasai Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel.
• Memiliki kemampuan administrasi, pengarsipan, dan pengolahan data yang baik.
• Teliti, jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim serta dapat bekerja dengan target dan deadline.
• Memiliki kemampuan problem solving dan inisiatif dalam mencari solusi pengadaan.
• Bersedia melakukan kunjungan atau koordinasi dengan supplier apabila diperlukan.