Deskripsi pekerjaan Purchasing Staff PT MARLIP INDO MANDIRI
Dalam industri manufaktur, terutama yang melibatkan produksi kendaraan, peran ini sangat krusial karena berkaitan langsung dengan kelancaran rantai pasok (supply chain) dan efisiensi biaya produksi.
Berikut adalah rincian job desk Purchasing Officer:
1. Perencanaan dan Pengadaan (Sourcing & Ordering)
• Memproses Permintaan Pembelian (PR): Menerima dan memverifikasi form permintaan barang dari departemen lain (misalnya dari bagian Engineering untuk suku cadang atau dari HR untuk kebutuhan ATK).
• Mencari Vendor Potensial: Melakukan riset dan mencari pemasok baru yang dapat menyediakan material sesuai spesifikasi teknis yang dibutuhkan (misalnya mencari vendor untuk komponen baterai, sasis, atau jasa pengelasan).
• Membuat Purchase Order (PO): Menerbitkan dokumen pemesanan resmi kepada vendor setelah mendapatkan persetujuan internal.
2. Manajemen Vendor
• Negosiasi: Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran (TOP - Terms of Payment), dan jadwal pengiriman agar sesuai dengan anggaran perusahaan.
• Evaluasi Performa Vendor: Melakukan penilaian berkala terhadap vendor berdasarkan kualitas barang yang dikirim, ketepatan waktu, dan respon terhadap komplain.
• Seleksi Vendor: Mengatur proses tender atau perbandingan harga antara minimal 3 vendor untuk mendapatkan penawaran yang paling menguntungkan (cost-effective).
3. Administrasi dan Dokumentasi
• Pengarsipan Dokumen: Mengelola dokumen transaksi mulai dari penawaran harga (quotation), PO, surat jalan, hingga faktur pajak.
• Monitoring Pengiriman: Memastikan barang sampai tepat waktu dan berkoordinasi dengan bagian gudang (warehouse) terkait kedatangan barang.
• Verifikasi Penagihan: Mencocokkan PO, surat jalan, dan invoice sebelum diserahkan ke bagian Finance/Accounting untuk proses pembayaran.
4. Koordinasi Antar Departemen
• Koordinasi Teknis: Berkomunikasi dengan tim Engineering atau Produksi untuk memastikan spesifikasi barang yang dibeli sudah benar agar tidak terjadi salah beli.
• Manajemen Stok: Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk memantau level stok agar tidak terjadi penumpukan barang (overstock) atau kekurangan barang (out of stock).
________________________________________
Alur Kerja Purchasing:
1. Request: Menerima permintaan barang/jasa.
2. Quotation: Mencari minimal 3 penawaran harga dari vendor berbeda.
3. Comparison: Membuat tabel perbandingan harga dan kualitas (biting).
4. Negotiation: Menegosiasikan harga terbaik.
5. PO Issuance: Menerbitkan Purchase Order.
6. Follow Up: Memantau status pengiriman.
7. Closing: Serah terima dokumen ke bagian keuangan setelah barang diterima dengan baik.
Kompetensi yang Dibutuhkan
• Negosiasi: Kemampuan mendapatkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
• Ketelitian: Terutama dalam memeriksa spesifikasi teknis dan nominal angka di dokumen.
• Analisis Data: Mampu membaca tren harga pasar dan menghitung efisiensi biaya.
• Penguasaan Tools: Mahir menggunakan Excel (VLOOKUP, Pivot Table) atau sistem ERP (seperti SAP atau Odoo) untuk pengelolaan database vendor dan transaksi.
