Purchasing Staff

1. Memeriksa dan memastikan Purchase Requisition (PR) berdasarkan permintaan internal yang telah disetujui oleh masing-masing kepala departemen.
2. Menyusun rencana pembelian tahunan dan bulanan berdasarkan kebutuhan produksi, stok minimum, dan jadwal produksi yang ditetapkan PPC.
3. Berkoordinasi dengan Departemen PPC, Produksi, dan Gudang untuk memperoleh data kebutuhan material secara akurat berdasarkan periode yang ditetapkan.
4. Melakukan identifikasi, seleksi, dan evaluasi pemasok berdasarkan kriteria mutu, harga, ketepatan pengiriman, dan layanan purna jual.
5. Menyusun dan memelihara Daftar Pemasok Tersetujui (Approved Vendor List/ AVL) yang telah memenuhi standar kualifikasi perusahaan.
6. Melakukan evaluasi pemasok secara berkala (minimal 6 bulan sekali) menggunakan formulir evaluasi pemasok sesuai prosedur QMS.
7. Mengelola hubungan kemitraan strategis dengan pemasok utama untuk menjamin ketersediaan material kritis.
8. Menerbitkan Purchase Order (PO) kepada pemasok yang telah tersetujui, dengan mencantumkan spesifikasi teknis yang jelas dan terukur.
9. Memastikan PO mencakup informasi lengkap: spesifikasi produk/material, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang disepakati.
10. Melakukan negosiasi harga, syarat, dan kondisi pembelian untuk memperoleh nilai terbaik bagi perusahaan.
11. Memantau status pesanan dan melakukan follow-up kepada pemasok untuk memastikan ketepatan waktu pengiriman.
12. Mengelola proses ekspedisi pengiriman barang dari pemasok hingga tiba di gudang.
13. Memastikan setiap material yang diterima dilengkapi dengan dokumen pendukung mutu seperti Certificate of Analysis, Certificate of Conformance, dan lain-lain.
14. Berkoordinasi dengan gudang / QC & design dalam pelaksanaan inspeksi penerimaan barang (incoming inspection) sebelum material digunakan dalam proses produksi.
15. Menangani dan mendokumentasikan proses retur barang (return to vendor) apabila material tidak sesuai spesifikasi.
16. Mendokumentasikan dan mengarsipkan seluruh rekaman pembelian meliputi: PO, invoice, delivery order, hasil evaluasi pemasok, dan laporan ketidaksesuaian.

WEWENANG:

1. Memilih dan menetapkan pemasok yang akan digunakan perusahaan, dengan syarat telah melalui proses kualifikasi dan tercantum dalam Daftar Pemasok Tersetujui (Approved Vendor List).
2. Melakukan negosiasi dengan pemasok secara langsung yang menyangkut harga, syarat pembayaran, lead time pengiriman, dan penyelesaian klaim atas ketidaksesuaian barang.
3. Melakukan penolakan dan pengembalian material kepada pemasok apabila terbukti tidak memenuhi spesifikasi teknis dan standar mutu yang telah disepakati dalam Purchase Order.
4. Menangguhkan atau mengeluarkan pemasok dari Daftar Pemasok Tersetujui apabila hasil evaluasi berkala menunjukkan performa di bawah standar minimum yang ditetapkan perusahaan dan telah disetujui oleh direktur.
5. Mengusulkan dan merekomendasikan pemasok baru kepada manajemen setelah melalui proses seleksi, kualifikasi, dan verifikasi sesuai prosedur Sistem Manajemen Mutu yang berlaku.
6. Menandatangani dokumen resmi pengadaan seperti Purchase Order, kontrak pengadaan, dan perjanjian kerahasiaan (NDA) dengan pemasok sesuai batas kewenangan yang diatur dalam kebijakan perusahaan.
7. Menyusun dan mengajukan usulan anggaran belanja pengadaan material dan operasional departemen untuk periode tahunan kepada accounting staff dan manajemen.