Deskripsi pekerjaan Purchasing Staff Berlian Group
1. Melakukan Pembelian Barang
Admin purchasing bertugas melakukan pembelian terhadap suatu barang yang terdapat dalam daftar barang yang dibutuhkan industri, yang disusun oleh staf procurement. Harus ada penyesuaian antara pembelian barang dengan jumlah dan biaya yang tersedia dari perusahaan.
Selain itu, admin purchasing juga harus mengontrol kualitas, jumlah, sampai harga barang dengan teliti saat melakukan pembelian.
2. Memastikan Ketepatan Waktu Barang yang Dipesan Tiba
Admin purchasing harus memantau proses pengiriman setelah melakukan pemesanan atas suatu barang. Hal ini penting agar barang yang dipesan untuk perusahaan tiba secara tepat waktu dan kualitasnya sesuai dengan harapan.
Jika tak ada proses ini, bisa saja barang menjadi datang terlambat sampai mempengaruhi kinerja perusahaan.
3. Menerima dan Mengecek Kualitas Barang yang Datang
Tanggung jawab admin purchasing setelah datangnya barang yang dibeli ialah mengecek kondisi terkait baik atau kerusakan barang tersebut. Admin purchasing akan bertanggung jawab mengurus pengembalian barang jika ditemukan kerusakan pada barang yang dipesan dari vendor.
4. Melakukan Pembayaran atas Barang
Selanjutnya, pembayaran barang yang dibeli dari vendor juga akan menjadi tugas dan tanggung jawab admin purchasing. Sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi untuk tugas ini karena menyangkut masalah keuangan.
Admin purchasing juga akan bekerja sama dengan staf bidang keuangan di perusahaan dalam hal ini.
5. Mendokumentasi Faktur, Purchase Order, Work Order, sampai Invoice
Tanggung jawab lain seorang admin purchasing ialah mendokumentasikan setiap bentuk faktur, purchase order, work order, sampai invoice. Nantinya, semua dokumen ini akan diperlukan saat admin purchasing memberikan laporan keuangan atas pembelian barang.
Kecurigaan atas penyelewengan dana bisa timbul, bahkan jika hilang satu saja bukti pembelian ini.
6. Melakukan Pelaporan atas Pembelian yang Dilakukan
Tugas lainnya ialah admin purchasing mesti menyusun laporan atas pembelian barang yang perusahaan butuhkan. Laporan ini, secara garis besar, berisikan daftar berbagai barang yang telah dibeli, beserta rincian harga dan jumlahnya.
Nantinya, laporan ini akan disampaikan kepada para petinggi perusahaan.
7. Melakukan Kontrol Ketersediaan Barang
Meski pembelian barang sudah diselesaikan, tugas admin purchasing belumlah selesai. Ia masih harus melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang yang sebelumnya dibeli. Demi mengawasi penggunaan barang dan menganalisa waktu barang tersebut sekiranya perlu dibeli kembali, hal ini dilakukan.
8. Menjalin Hubungan Baik dengan Para Vendor
Sebagai pihak yang akan terlibat langsung dengan para vendor yang memberikan barang, seorang admin purchasing juga harus bisa menjalin hubungan yang baik dengan mereka. Pasalnya, vendor pastilah sangat diperlukan karena kebutuhan barang perusahaan tak akan bisa terpenuhi tanpanya.
