PROJECT COORDINATOR & DOCUMENTATION

Posisi: Proyek Koordinator dan Dokumentasi

Lokasi: di Kantor Pusat PT. IPI, Batam Center, Kota Batam

Melapor kepada: Direktur Perusahaan

Posisi ini bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran koordinasi, menjaga dokumentasi yang rapi, serta memastikan komunikasi yang efektif antara pihak owner dengan tim arsitek, kontraktor, konsultan serta berbagai pihak yang terlibat dalam proyek.

Uraian Kerja:

• Memperhatikan jadwal meeting, follow up arsitek dan team terkait, membuat kembali jadwal meeting, mencatat dan menjalankan poin-poin hasil meeting untuk diserahkan kepada Direktur Perusahaan.
• Membuat catatan atas atau dari poin-poin meeting sebelumnya dan memperhatikan data terbaru dari arsitek dan team terkait dan membuat note untuk Direktur Perusahaan sebelum dilanjutkan ke tahap meeting berikutnya. (memastikan tindak lanjut point arahan dari meeting sebelumnya)
• Menyiapkan poin meeting dgn arsitek atau pihak terkait, konfirmasi jadwal dan peserta meeting dari pihak arsitek/konsultan/terkait.
• Mencatat dan mendokumentasikan arahan, ide, atau perubahan dari pimpinan atau tim internal.
• Memastikan perubahan catatan atau revisi dari setiap meeting project terdokumentasi dengan baik.
• Mengkoordinasikan komunikasi antara perusahaan dan pihak ketiga seperti konsultan dan arsitek.

Latar belakang dan keterampilan:

1. Manajemen Proyek

Pengetahuan dasar tentang manajemen proyek sangat penting agar memahami tahapan proyek dari perencanaan hingga penyelesaian, dengan minimal pengalaman kerja 3 tahun di industri proyek Konstruksi.

2. Komunikasi dan Koordinasi

Keterampilan komunikasi yang kuat diperlukan untuk menghubungkan berbagai pihak, seperti tim internal, konsultan, dan kontraktor. Kemampuan bernegosiasi, menyampaikan informasi secara jelas, dan memahami instruksi secara detail. Mampu berbahasa Inggris menjadi poin plus.

3. Teknologi dan Software Proyek

Keterampilan dalam software CAD atau BIM (Building Information Modeling) juga sangat bermanfaat, terutama jika ada banyak perubahan desain yang perlu didokumentasikan dan dipahami.

4. Administrasi dan Dokumentasi

Kemampuan administrasi yang baik untuk mencatat, menyusun laporan, serta mengarsipkan dokumen proyek dengan teliti. Pengalaman dalam document control atau document management sangat membantu.

5. Pemahaman Teknik atau Arsitektur

Latar belakang pendidikan di bidang Arsitektur, Perencanaan Wilayah dan Kota, Teknik Sipil, atau bidang sejenis lainnya agar memiliki pemahaman yang baik tentang istilah teknis, standar desain, dan proses konstruksi, yang membantu dalam mendokumentasikan dan menerjemahkan kebutuhan proyek ke dalam instruksi yang tepat.

6. Detail-Oriented dan Proaktif

Posisi ini membutuhkan ketelitian yang tinggi karena banyak detail proyek yang harus tercatat secara akurat. Sikap proaktif juga dibutuhkan agar staf bisa cepat merespons perubahan dan kebutuhan koordinasi yang mendesak.

Catatan Penting:

• Rekrutmen ini tidak dipungut biaya apa pun. Hati-hati terhadap segala bentuk penipuan.
• Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi untuk proses selanjutnya.