Deskripsi pekerjaan Project Admin Ristoan Tri Laras
PT Ristoan Tri Laras adalah perusahaan design-build yang bergerak di bidang arsitektur interior dan sistem audiovisual terintegrasi. Kami menyediakan layanan desain teknis, dokumen proyek, insinyur sistem, serta implementasi untuk klien sektor komersial, institusi, dan pemerintah. Proses kerja kami berfokus pada perencanaan yang akurat, koordinasi lintas fungsi, dan pelaksanaan yang berorientasi hasil, sehingga setiap proyek memenuhi kebutuhan ruang, fungsionalitas, dan teknologi di setiap tahapnya. Kami sedang mencari seseorang yang akan bergabung dengan tim kami sebagai Admin dan Project Admin, karena kami percaya bahwa keterampilan administratif yang baik sangat penting dalam mendukung operasional proyek dan menjaga hubungan yang baik dengan klien serta mitra kerja.
Administrasi Pengadaan Pemerintah
- Mengelola administrasi proyek B2G melalui LKPP, INAPROC, dan E-Katalog.
- Menyiapkan dan mengunggah dokumen administrasi yang dibutuhkan dalam proses tender maupun e-purchasing.
- Memastikan kelengkapan dokumen perusahaan sesuai persyaratan pengadaan pemerintah.
- Melakukan monitoring status tender, kontrak, SPK, hingga proses serah terima pekerjaan.
Administrasi Proyek
- Membuat dan mengelola dokumen proyek seperti:
- Surat Penawaran
- Kontrak
- SPK
- Berita Acara
- Invoice
- Faktur
- Dokumen pendukung lainnya
- Menyusun arsip proyek secara digital maupun fisik.
- Memastikan seluruh dokumen terdokumentasi sesuai SOP perusahaan.
Koordinasi Proyek
- Berkoordinasi dengan Project Manager terkait progres pekerjaan.
- Berkomunikasi dengan instansi pemerintah terkait kebutuhan administrasi proyek.
- Berkoordinasi dengan vendor maupun supplier apabila diperlukan.
- Membantu proses administrasi pengiriman barang dan dokumentasi serah terima.
Monitoring & Reporting
- Membuat laporan status tender dan proyek yang sedang berjalan.
- Memantau timeline administrasi agar seluruh dokumen selesai tepat waktu.
- Mengingatkan tim terkait deadline kontrak, pembayaran, maupun kewajiban administrasi lainnya.
Kepatuhan
- Memastikan seluruh administrasi proyek memenuhi regulasi pengadaan pemerintah.
- Menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan dan data proyek.
-
Requirements
Pengalaman
- Minimal 1-2 tahun sebagai Admin Project, Admin Tender, atau Project Administration.
- Memiliki pengalaman menangani proyek pemerintah menjadi nilai tambah.
- Memahami proses pengadaan barang dan jasa pemerintah menjadi nilai tambah.
Pengetahuan
Diutamakan memahami:
- LKPP
- INAPROC
- E-Katalog Nasional
- Sistem e-Procurement Pemerintah
- Tender dan E-Purchasing
- Administrasi kontrak proyek
Kemampuan Teknis
- Microsoft Excel (Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, Formula dasar)
- Microsoft Word
- Microsoft PowerPoint
- Google Workspace
- Pengelolaan dokumen digital
- Penyusunan laporan administrasi
Soft Skills
- Sangat teliti dan detail.
- Memiliki kemampuan administrasi yang baik.
- Terorganisir dan mampu mengelola banyak dokumen sekaligus.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
- Mampu bekerja di bawah tenggat waktu.
- Bertanggung jawab dan disiplin.
- Memiliki kemampuan problem solving.
Nilai Tambah
- Pernah mengelola proyek melalui LKPP atau E-Katalog.
- Memahami dokumen pengadaan pemerintah.
- Memahami proses kontrak pemerintah.
- Terbiasa berkoordinasi dengan instansi pemerintah.
- Memiliki kemampuan membaca dokumen legal dan administrasi kontrak.
- Memiliki pengalaman menggunakan ERP atau sistem manajemen dokumen.
