Deskripsi pekerjaan Personal Assistant PT Darma Sarana Niaga
OPEN RECRUITMENT — PERSONAL ASSISTANT (PA)
Deskripsi Pekerjaan
Personal Assistant bertanggung jawab membantu atasan dalam mengelola aktivitas administrasi, komunikasi, agenda, koordinasi, serta berbagai kebutuhan pekerjaan sehari-hari agar aktivitas atasan berjalan efektif, terorganisir, dan tepat waktu.
Job Desk / Tanggung Jawab:
- Mengelola dan mengatur jadwal, agenda, meeting, serta appointment atasan.
- Mengingatkan dan memastikan agenda atau pekerjaan penting terlaksana sesuai jadwal.
- Menyiapkan dokumen, laporan, presentasi, surat, notulen, dan kebutuhan administrasi lainnya.
- Mengelola email, pesan, komunikasi, serta korespondensi yang berkaitan dengan pekerjaan atasan.
- Membantu melakukan koordinasi dengan internal perusahaan, klien, vendor, maupun pihak eksternal.
- Melakukan follow-up terhadap pekerjaan atau tugas yang telah didelegasikan oleh atasan.
- Membantu menyiapkan kebutuhan meeting, perjalanan dinas, acara, dan aktivitas profesional lainnya.
- Membantu mengelola dan merapikan data serta arsip/dokumen, baik secara fisik maupun digital.
- Membantu membuat rekap sederhana terkait administrasi, keuangan, jadwal, atau kebutuhan operasional sesuai arahan.
- Menjadi penghubung komunikasi antara atasan dengan pihak internal maupun eksternal bila diperlukan.
- Menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan (multitasking) dengan tetap memperhatikan prioritas dan deadline.
- Menjaga kerahasiaan informasi pribadi, bisnis, dokumen, data, dan pembicaraan internal yang diperoleh selama bekerja.
- Bersedia mengikuti perubahan prioritas dan jadwal kerja sesuai kebutuhan atasan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang relevan sesuai arahan atasan.
Kualifikasi
Pendidikan Minimal S1, dengan jurusan yang diutamakan:
- Administrasi Perkantoran / Administrasi Bisnis
- Sekretari / Secretary / Executive Secretary
- Manajemen / Manajemen Bisnis
- Ilmu Komunikasi
- Sastra Inggris / Bahasa
- Akuntansi / Keuangan
- Psikologi
Kandidat dari jurusan lain tetap dapat dipertimbangkan apabila memiliki kemampuan dan pengalaman yang relevan.
Keterampilan yang Dibutuhkan:
- Menguasai Microsoft Office, khususnya Word, Excel, dan PowerPoint.
- Memiliki kemampuan manajemen waktu dan multitasking yang baik.
- Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.
- Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris, baik secara lisan maupun tulisan.
- Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan dokumen yang baik.
- Teliti, rapi, terorganisir, dan mampu memperhatikan detail.
- Memiliki etika profesional dan menjaga kerahasiaan dengan baik.
- Mampu bekerja dengan cepat, responsif, dan memiliki rasa tanggung jawab tinggi.
- Fleksibel terhadap perubahan jadwal, prioritas, dan kebutuhan pekerjaan.
- Mampu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan jadwal serta ritme kerja atasan.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim.
Karakter yang Dicari:
Confidential & trustworthy — dapat dipercaya dan mampu menjaga rahasia.
Organized — mampu membuat pekerjaan dan agenda tetap teratur.
Proactive — tidak hanya menunggu instruksi, tetapi mampu mengantisipasi kebutuhan pekerjaan.
Responsive — cepat memberikan respons dan melakukan follow-up.
Detail-oriented — teliti terhadap dokumen, jadwal, angka, dan informasi.
Adaptable — mudah menyesuaikan diri dengan perubahan situasi dan prioritas.
Professional — memiliki sikap, komunikasi, dan penampilan yang profesional.
