Personal Assistant

Job Summary

Personal Assistant (C-Level) bertanggung jawab mengelola seluruh kebutuhan personal dan administratif C-level agar beliau dapat fokus pada keputusan strategis dan kepemimpinan perusahaan. Peran ini mencakup pengelolaan jadwal, pengaturan perjalanan, pembayaran dan administrasi keuangan pribadi, koordinasi urusan rumah tangga dan keluarga, serta komunikasi dengan pihak eksternal atas nama C-level. Posisi ini menuntut tingkat kepercayaan, diskresi, dan kerahasiaan yang sangat tinggi, serta kemampuan antisipatif, responsif, dan rapi dalam eksekusi.

Key Responsibilities

Manajemen Jadwal & Kalender

• Mengelola kalender C-level (meeting, acara, urusan pribadi, keluarga) dan mencegah bentrok jadwal.
• Mengatur, menjadwalkan ulang, dan mengonfirmasi janji temu dengan mempertimbangkan prioritas dan waktu tempuh.
• Menyediakan agenda harian dan mingguan (daily briefing) beserta pengingat tugas penting.
• Menyisihkan waktu fokus, istirahat, olahraga, dan waktu keluarga sesuai preferensi C-level.
• Menyiapkan materi pendukung untuk setiap pertemuan (profil lawan bicara, dokumen, lokasi, kontak).

Pembayaran & Administrasi Keuangan Pribadi

• Memproses pembayaran rutin: tagihan listrik, air, internet, telepon, asuransi, langganan, PBB, pajak kendaraan, iuran sekolah, apartemen/klub, dsb.
• Mengelola reimbursement dan pencatatan pengeluaran pribadi, serta menyusun rekap bulanan.
• Memastikan semua pembayaran tepat waktu dengan sistem reminder jatuh tempo.
• Menyiapkan dan mengumpulkan dokumen pendukung untuk keperluan pajak pribadi (SPT), bekerja sama dengan konsultan pajak/akuntan.
• Melakukan pembayaran atau transaksi hanya sesuai otorisasi yang jelas, dengan bukti dan pencatatan lengkap.
• Berkoordinasi dengan tim finance perusahaan bila ada pengeluaran yang melibatkan entitas bisnis.

Perjalanan & Akomodasi

• Memesan tiket pesawat, kereta, hotel, transportasi darat, dan sewa kendaraan sesuai preferensi.
• Menyusun itinerary lengkap (jadwal, kontak lokal, reservasi, detail transportasi).
• Mengurus visa, paspor, asuransi perjalanan, dan dokumen perjalanan lain, termasuk pengingat masa berlaku.
• Mengelola program loyalitas (frequent flyer, hotel membership) dan mengoptimalkannya.
• Memantau perjalanan secara real time dan menyiapkan rencana cadangan bila ada perubahan atau gangguan.

Urusan Pribadi, Rumah Tangga & Keluarga

• Berkoordinasi dengan staf rumah tangga, sopir, dan vendor (kebersihan, perawatan, perbaikan, keamanan).
• Mengatur kebutuhan harian dan keluarga: reservasi restoran, belanja, hadiah, pengiriman, jadwal sekolah/kegiatan anak.
• Menjadwalkan servis kendaraan, medical check-up, dokter, dan perawatan rutin lainnya.
• Menyiapkan acara pribadi (ulang tahun, jamuan, perayaan keluarga) termasuk vendor dan tamu.
• Mengelola pembelian dan pengiriman barang pribadi serta mengurus klaim garansi atau pengembalian.

Komunikasi & Koordinasi

• Menjadi satu pintu komunikasi: menyaring telepon, email, dan pesan, serta memprioritaskan sesuai urgensi.
• Mendraf dan membalas email atau pesan atas nama C-level dengan gaya komunikasi yang sesuai.
• Berkoordinasi dengan sekretaris/EA C-level lain, tim internal, board, mitra, dan pihak eksternal.
• Menerima tamu dan menangani permintaan pertemuan dari pihak luar secara profesional.

Administrasi, Dokumen & Data

• Mengelola arsip dokumen pribadi dan penting (kontrak, polis, sertifikat, legalitas, paspor) secara digital dan fisik.
• Memantau masa berlaku dokumen dan layanan (SIM, STNK, asuransi, keanggotaan, visa) dan mengurus perpanjangannya.
• Mengelola daftar kontak, preferensi, dan data penting C-level secara akurat dan aman.
• Menyusun laporan aktivitas rutin: tugas selesai, tugas tertunda, dan pengeluaran.

Event & Representasi

• Menyiapkan kehadiran C-level di acara: undangan, RSVP, dress code, materi, transportasi, dan jadwal.
• Mengatur pengiriman hadiah, kartu ucapan, dan bentuk apresiasi kepada relasi bisnis dan personal.
• Mendampingi C-level pada kegiatan tertentu bila dibutuhkan.

Kerahasiaan & Manajemen Risiko

• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi pribadi, keuangan, dan strategis C-level.
• Mengelola akses akun, password, dan perangkat dengan standar keamanan yang disepakati.
• Mengidentifikasi risiko (bentrok jadwal, keterlambatan pembayaran, dokumen kedaluwarsa) dan mengantisipasinya.
• Mengeskalasi hal sensitif atau tidak biasa kepada C-level secara cepat dan tepat.

Proaktif & Peningkatan Proses

• Mengantisipasi kebutuhan C-level sebelum diminta.
• Menyusun SOP dan checklist untuk tugas berulang (perjalanan, pembayaran, acara).
• Mengevaluasi vendor dan layanan, serta merekomendasikan alternatif yang lebih efisien.
• Memanfaatkan tools digital (kalender, task manager, aplikasi pembayaran, password manager) untuk meningkatkan efisiensi.

Requirements

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang apa pun (Administrasi, Manajemen, Komunikasi, Bisnis, atau Perhotelan menjadi nilai plus).
• Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Sekretaris Direksi, atau posisi sejenis, diutamakan mendampingi C-level/direksi/pemilik usaha.
• Pengalaman mengelola pembayaran, reimbursement, dan administrasi keuangan dasar.
• Pengalaman mengatur perjalanan domestik dan internasional, serta acara pribadi/korporat.

Keterampilan Teknis

• Mahir Google Workspace atau Microsoft Office (Calendar, Email, Docs, Sheets, Slides).
• Terbiasa dengan internet banking, e-wallet, dan platform pemesanan perjalanan/layanan online.
• Mampu memakai tools produktivitas (Notion, Trello, Asana, atau sejenisnya) serta password manager.
• Pemahaman dasar pencatatan keuangan, pajak pribadi, dan administrasi dokumen legal.
• Kemampuan menulis email dan korespondensi yang rapi dalam Bahasa Indonesia dan Inggris (lisan dan tulisan). Bahasa asing lain menjadi nilai plus.

Kompetensi & Karakter

• Integritas dan kejujuran tinggi: dipercaya mengelola akses keuangan dan informasi sensitif.
• Diskresi dan kerahasiaan: mampu menjaga informasi pribadi dan bisnis tanpa pengecualian.
• Teliti dan terorganisir: akurat dalam detail jadwal, angka, dan dokumen.
• Proaktif dan antisipatif: melihat kebutuhan sebelum diminta.
• Responsif dan tangguh di bawah tekanan: siap menangani perubahan mendadak dan prioritas yang bergeser.
• Komunikasi dan etika profesional: luwes berinteraksi dengan level eksekutif, keluarga, dan pihak eksternal.
• Problem solving dan inisiatif: mampu mengambil keputusan cepat dalam batas kewenangan.
• Manajemen waktu dan prioritas yang kuat.

Kondisi Kerja

• Berdomisili di Jakarta atau sekitarnya, siap bekerja on-site dan mendampingi sesuai kebutuhan.
• Fleksibel terhadap jam kerja, termasuk di luar jam kantor, akhir pekan, dan perjalanan dinas pada situasi tertentu.
• Bersedia menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA) dan menjalani background check.
• Memiliki kendaraan/SIM bersifat nilai plus.