Personal Assistant

PT Zelcos Marketing Indonesia adalah perusahaan distributor tunggal di Indonesia untuk Zelcos Group Malaysia dan Singapura yang telah beroperasi sejak tahun 2023. Dengan tim profesional di bidang R&D, produksi, dan quality control, kami memiliki pengetahuan produk yang kuat untuk melayani klien secara efektif. Sebagai perusahaan manufaktur halal terkemuka yang diakui oleh Departemen Pengembangan Islam, kami menawarkan berbagai produk kecantikan halal yang sesuai dengan persyaratan Syariah untuk memenuhi permintaan pasar lokal maupun global. Kami sedang mencari seseorang yang kompeten dan antusias untuk bergabung dengan tim kami di Kembangan, Jakarta Barat, DKI Jakarta, untuk posisi Secretary dan Personal Assistant, karena kami percaya bahwa kehadiran individu yang tepat akan memberikan kontribusi signifikan dalam mendukung operasional perusahaan.

Secretary dan Personal A bertanggung jawab atas pengelolaan jadwal kegiatan pimpinan, koordinasi rapat, penyusunan dokumen administratif, serta penerimaan dan penanganan panggilan telepon dan surat-menyurat. Posisi ini juga melibatkan koordinasi dengan berbagai divisi internal dan eksternal, serta bantuan dalam pengelolaan arsip dan dokumen penting. Selain itu, Secretary dan Personal A harus mampu bekerja secara mandiri dengan ketelitian dan tanggung jawab tinggi, serta mampu menjaga hubungan yang baik dengan rekan kerja dan mitra bisnis.

Kami mencari kandidat perempuan dengan pendidikan minimal S1 dari semua jurusan. Pengalaman kerja antara 1 hingga 3 tahun di bidang administrasi atau sekretaris menjadi nilai tambah. Kandidat harus memiliki kemampuan dalam skill sekretaris, pengaturan jadwal, penggunaan Microsoft 365, Google Docs, Microsoft Outlook, Google Sheets, serta keterampilan komunikasi dan organisasi yang baik. Kami membuka kesempatan bagi mereka yang memiliki semangat belajar, fleksibel, dan siap berkontribusi dalam lingkungan kerja yang dinamis dan profesional.

Deskripsi Pekerjaan

• Mengelola jadwal, agenda, dan pengingat kegiatan Direksi.
• Menyiapkan dokumen, laporan, presentasi, dan notulen rapat.
• Melakukan koordinasi dengan seluruh divisi internal maupun pihak eksternal.
• Mengelola administrasi perusahaan, pengarsipan dokumen, dan surat-menyurat.
• Menindaklanjuti pekerjaan dan memastikan setiap tugas dari Direksi terlaksana sesuai target.
• Membantu koordinasi kebutuhan operasional perusahaan dan proyek yang sedang berjalan.
• Berkomunikasi dengan vendor, mitra kerja, instansi pemerintah, dan pihak terkait sesuai kebutuhan perusahaan.
• Menyusun laporan perkembangan pekerjaan secara berkala kepada Direksi.
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen perusahaan.
• Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan operasional perusahaan sesuai arahan Direksi.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi, Manajemen, Komunikasi, Hukum, atau bidang terkait).
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi administrasi yang relevan.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace dengan baik.
• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan penyusunan laporan yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik.
• Mampu bekerja secara multitasking, teliti, dan memiliki manajemen waktu yang baik.
• Mampu bekerja di bawah tekanan serta menyelesaikan pekerjaan sesuai target dan deadline.
• Memiliki kemampuan problem solving dan berpikir analitis.
• Memiliki integritas tinggi serta mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
• Bersedia bekerja secara dinamis sesuai kebutuhan operasional perusahaan.

Nilai Tambah (Preferred)

• Memiliki kemampuan berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
• Memiliki pengalaman berkoordinasi dengan vendor, instansi pemerintah, atau mitra bisnis.
• Terbiasa bekerja di lingkungan perusahaan yang berkembang cepat (fast-paced environment).
• Dapat mengendarai Mobil