Deskripsi pekerjaan Personal Assistant Hosfit Alkesindo
PERSONAL ASSISTANT TO OWNER / DIRECTOR
PT Hosfit Alkes Indonesia
Lokasi: Bogor, Jawa Barat
Level: Middle
Pengalaman: Minimal 3 tahun
Pendidikan: Minimal D3/S1
Tentang Posisi
PT Hosfit Alkes Indonesia sedang mencari kandidat Personal Assistant yang profesional, proaktif, teliti, memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik, serta mampu bekerja secara mandiri.
Posisi ini akan bekerja langsung mendampingi Owner/Director dalam mengelola agenda, aktivitas eksekutif, administrasi, serta melakukan monitoring dan follow-up terhadap berbagai instruksi dan pekerjaan perusahaan.
Kami mencari seseorang yang bukan hanya mampu menjalankan tugas administratif, tetapi juga memiliki inisiatif, kemampuan problem solving, dan mampu menjadi tangan kanan Owner dalam memastikan pekerjaan dan keputusan perusahaan berjalan sesuai target.
Tanggung Jawab Pekerjaan
1. Personal Assistant
- Mengelola dan mengatur jadwal harian, mingguan, serta agenda Owner.
- Mengatur meeting, appointment, perjalanan dinas, transportasi, dan akomodasi.
- Mengingatkan Owner mengenai jadwal dan prioritas pekerjaan.
- Membantu kebutuhan administratif dan personal Owner sesuai arahan.
- Mengelola komunikasi dan hubungan dengan relasi bisnis.
- Menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan perusahaan.
2. Executive Assistant
- Menyiapkan agenda dan kebutuhan meeting dengan General Manager maupun kepala divisi.
- Membuat notulen rapat serta mencatat keputusan dan instruksi Owner.
- Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumen yang dibutuhkan Owner.
- Mengumpulkan dan merangkum laporan dari berbagai divisi.
- Mengelola daftar pekerjaan, prioritas, dan deadline.
- Memastikan setiap instruksi memiliki PIC dan target penyelesaian yang jelas.
3. Business Monitoring & Follow-up
- Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan instruksi Owner di seluruh divisi perusahaan.
- Melakukan follow-up kepada General Manager dan kepala divisi terkait progres pekerjaan.
- Memantau pekerjaan yang belum selesai atau melewati deadline.
- Mengidentifikasi kendala dan potensi masalah dalam operasional perusahaan.
- Memastikan setiap pekerjaan yang telah diinstruksikan mendapatkan tindak lanjut.
- Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada Owner.
- Memberikan informasi dan rekomendasi atas permasalahan yang membutuhkan perhatian atau keputusan Owner.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Executive Secretary, Management Assistant, atau posisi sejenis.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang sangat baik.
- Menguasai Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.
- Mampu membuat laporan kerja, notulen rapat, dan presentasi secara profesional.
- Terbiasa mengelola jadwal, pekerjaan, prioritas, dan deadline.
- Memiliki kemampuan analisis, problem solving, dan follow-up yang baik.
- Mampu berkomunikasi secara profesional dengan manajemen dan seluruh level karyawan.
- Memiliki inisiatif tinggi dan tidak harus selalu menunggu instruksi.
- Teliti, disiplin, bertanggung jawab, dan mampu bekerja dengan cepat.
- Memiliki integritas tinggi serta mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
- Bersedia melakukan perjalanan dinas apabila diperlukan.
- Bersedia ditempatkan di Bogor.
Kompetensi yang Kami Cari
- Proactive & Initiative: mampu mengantisipasi kebutuhan dan mengambil inisiatif.
- Strong Communication: mampu berkomunikasi dengan baik dan profesional.
- Time Management: mampu mengatur banyak pekerjaan dan menentukan prioritas.
- Analytical Thinking: mampu memahami laporan dan mengidentifikasi permasalahan.
- Problem Solving: mampu memberikan solusi dan rekomendasi.
- High Integrity: dapat dipercaya dan menjaga kerahasiaan.
- Detail Oriented: teliti dalam administrasi dan monitoring pekerjaan.
Cara Melamar :
Kandidat yang memenuhi kualifikasi dapat mengirimkan CV terbaru dan informasi pengalaman kerja melalui platform Glints.
Cantumkan pengalaman dalam mendampingi pimpinan, mengelola administrasi eksekutif, melakukan koordinasi lintas divisi, atau monitoring pekerjaan perusahaan apabila ada.
Kami mencari kandidat yang mampu berpikir, mengorganisasi, mengantisipasi, dan memastikan pekerjaan benar-benar selesai — bukan sekadar menunggu perintah.
