Deskripsi pekerjaan Personal Assistant Direksi PT Warna Warni Media
Deskripsi Pekerjaan :
- Mengelola pengadaan kebutuhan pribadi dan rumah tangga Direksi, termasuk memastikan ketersediaan barang sesuai standar kualitas, kuantitas, dan waktu yang telah ditentukan.
- Mengatur, memonitor, dan mengoordinasikan pemeliharaan aset pribadi maupun aset rumah tangga Direksi agar selalu dalam kondisi optimal.
- Memastikan standar kebersihan, kerapihan, keamanan, dan pengelolaan inventaris di lingkungan rumah maupun area kerja Direksi berjalan dengan baik.
- Melakukan pengecekan terhadap seluruh barang pembelian untuk memastikan kesesuaian spesifikasi, kualitas, dan kebutuhan Direksi.
- Mengoordinasikan pekerjaan Asisten Rumah Tangga (ART), Driver, serta staf pendukung lainnya guna memastikan operasional harian berjalan efektif dan efisien.
- Menjalin komunikasi dan koordinasi yang baik dengan Building Management, vendor, supplier, maupun pihak ketiga terkait kebutuhan operasional Direksi.
- Mengatur seluruh kebutuhan perjalanan Direksi, meliputi pemesanan tiket, transportasi, akomodasi, reservasi restoran, serta itinerary perjalanan dinas maupun pribadi.
- Mengelola jadwal pribadi Direksi, termasuk appointment, agenda harian, meeting, reminder, serta memastikan seluruh aktivitas berjalan sesuai prioritas.
- Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada Direksi dengan cepat, akurat, serta menjaga tingkat kerahasiaan informasi yang tinggi.
- Menyusun laporan sederhana terkait aktivitas operasional, penggunaan anggaran, dan pengeluaran apabila diperlukan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Direksi sesuai kebutuhan perusahaan maupun kebutuhan pribadi Direksi.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal Diploma (D3) dari semua jurusan; Sarjana (S1) menjadi nilai tambah.
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi serupa.
- Memahami konsep Hospitality, Service Excellence, dan memiliki orientasi pelayanan yang tinggi.
- Terbiasa menangani kebutuhan operasional Direksi atau eksekutif secara profesional.
- Mampu mengelola berbagai pekerjaan secara bersamaan (multitasking) serta menentukan skala prioritas dengan baik.
- Memiliki kemampuan administrasi yang baik dan terbiasa menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook).
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang sangat baik.
- Memiliki tingkat ketelitian (detail-oriented), inisiatif, integritas, serta kemampuan problem solving yang baik.
- Berpenampilan rapi, profesional, dan mampu menjaga etika serta kerahasiaan informasi Direksi.
- Bersedia bekerja secara fleksibel di luar jam kerja apabila dibutuhkan.
- Memiliki kondisi kesehatan jasmani dan rohani yang baik.
