Personal Asistant

KUALIFIKASI:

1. Wanita, belum menikah, max usia 40 tahun.
2. Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan apa pun, diutamakan Administrasi Perkantoran, Manajemen, Sekretari, atau Hukum.
3. Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Sekretaris Direksi (pengalaman mendampingi langsung level pimpinan/owner menjadi nilai tambah).
4. Bersedia bekerja dengan jam fleksibel dan siap dihubungi di luar jam kerja bila dibutuhkan oleh Direksi.
5. Mampu mengelola jadwal pribadi dan profesional pimpinan secara terintegrasi (rapat, acara personal, janji temu, perjalanan dinas maupun pribadi).
6. Memiliki kemampuan mengatur perjalanan end-to-end (tiket, akomodasi, itinerary, visa/dokumen perjalanan).
7. Memahami dasar administrasi legal dan dokumen korporasi (kontrak, perizinan) untuk membantu tugas yang bersinggungan dengan urusan pimpinan.
8. Mahir Microsoft Office dan Google Workspace, terbiasa mengelola kalender digital (Google Calendar/Outlook) dan komunikasi multi-platform (email, WhatsApp, dll).
9. Sangat menjaga kerahasiaan termasuk urusan pribadi, keuangan, dan relasi pimpinan, bukan hanya dokumen perusahaan.
10. Diskresi tinggi, dapat dipercaya (trustworthy), loyal, dan mampu mengambil keputusan cepat mewakili pimpinan dalam hal-hal rutin.
11. Berpenampilan rapi dan profesional, komunikatif, sigap, serta mampu bekerja dengan inisiatif minim arahan (anticipative, bukan hanya reaktif).
12. Memiliki SIM A/C dan bersedia melakukan perjalanan mendampingi pimpinan bila diperlukan (opsional, sesuaikan kebutuhan).

TANGGUNG JAWAB:

1. Mengelola kalender pribadi dan profesional pimpinan secara penuh, termasuk menyusun prioritas dan mengantisipasi bentrok jadwal.
2. Mengatur seluruh kebutuhan perjalanan dinas maupun pribadi pimpinan (tiket, hotel, itinerary, dokumen perjalanan).
3. Menjadi penghubung utama (gatekeeper) antara pimpinan dengan pihak internal maupun eksternal, termasuk menyaring dan memprioritaskan permintaan/undangan.
4. Menyiapkan bahan rapat, notulen, dan tindak lanjut (follow-up) atas arahan pimpinan.
5. Mengelola dan mengarsipkan dokumen pribadi maupun profesional pimpinan secara rapi dan mudah diakses.
6. Membantu memonitor dokumen legal yang berkaitan dengan pimpinan (kontrak, perizinan, dokumen korporasi) dan mengingatkan masa berlaku/tenggat waktu penting.
7. Menangani berbagai keperluan personal pimpinan (reservasi, pengurusan administrasi pribadi, koordinasi vendor/relasi, dll) sesuai arahan.
8. Menyiapkan laporan, rekap data, dan presentasi untuk kebutuhan pimpinan sewaktu-waktu.
9. Menjaga kerahasiaan penuh atas seluruh informasi pribadi dan profesional pimpinan.
10. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai arahan langsung Direksi/pimpinan, dengan respons cepat dan fleksibel terhadap perubahan prioritas.