Operations & Administration Sub-Manager (Korean Speaker)

Vistainko — 3D/CGI Production Studio

Tentang Posisi

Vistainko sedang mencari Operations & Administration Sub-Manager untuk membantu menjaga aktivitas administratif dan operasional perusahaan agar berjalan rapi, terorganisir, dan tepat waktu.

Posisi ini akan bekerja lintas fungsi dan mendukung kebutuhan Project, HR, Recruitment, Office Operations, serta administrasi perusahaan.

Kami mencari seseorang yang teliti, terorganisir, aktif melakukan follow-up, dan mampu menjaga berbagai pekerjaan administratif tetap berjalan tanpa harus selalu diingatkan.

Catatan penting: Kemampuan membaca dan memahami bahasa Korea merupakan syarat wajib, bukan nilai plus. Kandidat tanpa kemampuan bahasa Korea tidak akan diproses ke tahap selanjutnya.

Tanggung Jawab

• Mengelola dan memperbarui data, dokumen, tracker, serta administrasi internal perusahaan.
• Membantu administrasi HR seperti attendance, cuti/izin, data karyawan, kontrak, dan persiapan data payroll.
• Membantu proses recruitment, termasuk posting lowongan, administrasi kandidat, penjadwalan interview/test, komunikasi kandidat, dan follow-up.
• Membantu administrasi project seperti update status project, pengelolaan dokumen, folder, file, dan data project.
• Membantu kebutuhan operasional kantor seperti pengecekan kebutuhan, vendor, purchasing, maintenance, dan follow-up.
• Membantu administrasi keuangan operasional seperti invoice, bukti pembayaran, daftar tagihan, dan persiapan data untuk accounting.
• Menjaga recurring administrative task, reminder, dan follow-up agar tidak ada pekerjaan atau deadline yang terlewat.

Scope ini merupakan versi ringkas dari fungsi operational support yang dirancang untuk menangani administrasi, HR support, recruitment support, project administration, office/vendor operations, dan finance administration.

Kualifikasi Wajib

• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang Administration, Operations, HR Administration, Project Administration, atau bidang terkait.
• Mampu membaca dan memahami dokumen kerja berbahasa Korea secara mandiri, kurang lebih setara TOPIK Level 3 atau lebih.
• Sertifikat TOPIK tidak wajib, tetapi kemampuan bahasa Korea harus dapat dibuktikan melalui proses seleksi.
• Kandidat akan mengikuti Korean Document Comprehension Test.
• Tidak harus fasih speaking, tetapi harus mampu memahami isi utama, instruksi, action item, dan deadline dari dokumen kerja berbahasa Korea tanpa bergantung sepenuhnya pada translator.
• Terbiasa menggunakan spreadsheet dan mampu melakukan filter, rekap, serta formula dasar.
• Teliti terhadap detail dan konsisten menjaga kerapian data.
• Mampu menangani beberapa pekerjaan kecil secara bersamaan tanpa mudah melewatkan detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang jelas dan sopan.
• Mampu bekerja secara mandiri tanpa membutuhkan pengawasan terus-menerus.

Draft internal juga menekankan bahwa requirement Korea terutama untuk reading dan comprehension, bukan fluent speaking, dan sertifikat TOPIK tidak wajib selama kemampuan setara dapat dibuktikan.

Nilai Plus

• Kemampuan bahasa Korea di atas requirement minimum.
• Pengalaman dalam administrasi HR seperti attendance, kontrak, atau persiapan data payroll.
• Pengalaman membantu proses recruitment.
• Pengalaman bekerja di industri kreatif, studio, agency, atau production house.
• Familiar dengan Google Workspace, Notion, Trello, Asana, atau tools administrasi/project management lainnya.
• Karakter yang Kami Cari

Kami mencari seseorang yang:

• Menyukai pekerjaan yang terorganisir dan rapi.
• Teliti terhadap detail kecil.
• Aktif melakukan follow-up tanpa harus terus diingatkan.
• Tidak membiarkan data yang tidak lengkap atau terlihat janggal begitu saja.
• Berinisiatif bertanya apabila ada informasi yang tidak jelas.
• Nyaman dengan pekerjaan administratif dan recurring task.
• Dapat mengingatkan atau meminta kelengkapan data kepada orang lain dengan cara yang sopan tetapi tetap jelas.

Silahkan kirimkan CV anda.