Operational Assistant

Tanggung Jawab Utama:

Dukungan Administrasi (60%):

• Menyiapkan dan mengelola dokumen, termasuk izin, log kapal, manifes, dan catatan kepatuhan.
• Memelihara arsip dan database yang terorganisir untuk keperluan operasional dan regulasi.
• Membantu pembuatan faktur, pelacakan pengeluaran, dan menyusun laporan untuk kebutuhan operasional kapal.
• Menangani korespondensi dengan pemasok, vendor, dan otoritas terkait.

Dukungan Operasional (40%):

• Mendukung kegiatan operasional dalam penjadwalan dan pelacakan aktivitas tongkang dan kapal tunda.
• Membantu pengadaan barang, peralatan, dan bahan bakar serta memastikan pengirimannya tepat waktu.
• Mengoordinasikan komunikasi antara kru kapal dan tim darat untuk memenuhi kebutuhan operasional.
• Memantau status kapal dan menyampaikan pembaruan atau masalah kepada Koordinator Operasi Kelautan.

Kepatuhan dan Pelaporan:

• Memastikan semua dokumen sesuai dengan regulasi maritim yang berlaku.
• Membantu dalam penyusunan laporan terkait kinerja operasional, biaya, dan kepatuhan.

Dukungan Umum:

• Menanggapi pertanyaan rutin dan membantu menyelesaikan tantangan operasional.
• Berkontribusi pada perbaikan proses kerja untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan operasional.

Kualifikasi:

• Diploma atau gelar Sarjana di bidang Studi Kelautan, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait (diutamakan).
• Pengalaman kerja 1-3 tahun di bidang administrasi atau dukungan operasional, lebih disukai di lingkungan maritim atau logistik.
• Menguasai Microsoft Office Suite dan memahami perangkat lunak manajemen maritim.
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik.
• Kemampuan komunikasi dan pemecahan masalah yang sangat baik.
• Mampu menangani beberapa tugas dalam lingkungan yang dinamis.

Indikator Kinerja Utama (KPI):

• Ketepatan dan keakuratan dalam tugas administrasi dan dokumentasi.
• Efisiensi dalam mendukung aktivitas penjadwalan dan pengadaan.
• Kualitas komunikasi dan penyelesaian masalah antar tim.
• Kepatuhan terhadap standar regulasi dan perusahaan.
• Kontribusi dalam meningkatkan alur kerja operasional.