Operational Admin

Apakah Anda seseorang yang teliti, terorganisir, dan senang bekerja dengan administrasi serta koordinasi antar departemen? Jika Anda memiliki kemampuan administrasi yang baik dan mampu memastikan operasional kantor berjalan tertib dan efisien, kami mengundang Anda untuk bergabung bersama tim kami.

Sebagai Administrasi Operasional, Anda akan menjadi bagian penting dalam mendukung kelancaran aktivitas operasional perusahaan melalui pengelolaan administrasi, pengendalian dokumen, monitoring pekerjaan antar departemen, serta memastikan seluruh proses operasional berjalan sesuai prosedur perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab

Administrasi Operasional

• Mengelola administrasi operasional harian perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
• Membuat, menginput, memperbarui, dan mengarsipkan seluruh dokumen operasional perusahaan.
• Memastikan seluruh dokumen tersusun rapi, mudah ditelusuri, dan terdokumentasi dengan baik.

Monitoring Aktivitas Operasional

• Memantau progres pekerjaan dari setiap departemen sesuai jadwal operasional.
• Melakukan follow-up terhadap pekerjaan yang masih outstanding.
• Membuat laporan monitoring aktivitas operasional harian, mingguan, dan bulanan kepada atasan.

Koordinasi Antar Departemen

• Menjadi penghubung administrasi antara divisi Sales, Gudang, Purchasing, Finance, HR, Marketing, dan departemen lainnya.
• Memastikan kebutuhan administrasi masing-masing departemen dapat diproses tepat waktu.
• Membantu koordinasi penyelesaian kendala operasional.

Pengelolaan Dokumen Perusahaan

• Mengelola surat masuk dan surat keluar.
• Menyiapkan dokumen rapat, laporan, memo, serta dokumen operasional lainnya.
• Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen perusahaan.

Administrasi Data

• Menginput dan memperbarui data operasional ke dalam sistem perusahaan maupun Microsoft Excel.
• Menyusun rekapitulasi data operasional secara berkala.
• Memastikan akurasi dan konsistensi data.

Penyusunan Laporan

• Menyusun laporan secara berkala, antara lain:
• Laporan operasional harian.
• Laporan progres pekerjaan.
• Laporan administrasi.
• Rekap data operasional.
• Monitoring outstanding pekerjaan.
• Laporan kebutuhan operasional.

Support Kegiatan Operasional

• Membantu kebutuhan administrasi untuk kegiatan operasional perusahaan.
• Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk audit internal maupun eksternal.
• Mendukung pelaksanaan SOP dan program perbaikan operasional.

Kepatuhan terhadap SOP

• Memastikan seluruh proses administrasi berjalan sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP).
• Menjaga ketertiban administrasi dan kerahasiaan data perusahaan.
• Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan operasional sesuai arahan atasan.

Kualifikasi :

• Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, atau jurusan lain yang relevan.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Admin Operasional, Admin General Affair, Operational Administrator, Office Administrator, atau posisi sejenis.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel (Intermediate hingga Advanced).
• Terbiasa menggunakan rumus Excel seperti IF, SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, XLOOKUP, Pivot Table, Filter, dan Data Validation.
• Berpengalaman menggunakan sistem ERP atau software administrasi (Accurate menjadi nilai tambah).
• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang sangat baik.
• Terbiasa membuat laporan operasional dan melakukan monitoring pekerjaan.
• Memiliki kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik dengan berbagai departemen.
• Mampu bekerja secara sistematis, cepat, dan memiliki ketelitian tinggi.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim serta terbiasa bekerja dengan target dan tenggat waktu.

Kriteria yang Kami Cari

✔ Teliti dan memiliki perhatian tinggi terhadap detail.

✔ Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab.

✔ Terorganisir dan mampu mengelola banyak pekerjaan secara bersamaan.

✔ Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.

✔ Mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.

✔ Memiliki inisiatif serta mampu menyelesaikan masalah operasional dengan cepat.

✔ Berorientasi pada pelayanan dan perbaikan proses kerja.