Operational Admin

Tentang Posisi

Operational Admin merupakan motor operasional harian Pawie. Karena Pawie beroperasi melalui aplikasi sendiri, bukan marketplace, posisi ini bertanggung jawab terhadap seluruh operasional end-to-end di dalam ekosistem Pawie, mulai dari pengelolaan vendor, katalog produk, pesanan, hingga pelayanan pelanggan.

Posisi ini memastikan setiap vendor dikelola dengan baik, setiap produk pada katalog selalu akurat, setiap pesanan dipenuhi tepat waktu melalui koordinasi dengan tim gudang Flow, serta setiap pelanggan memperoleh respons yang cepat.

Kandidat wajib menyukai hewan peliharaan karena akan mengelola katalog serta komunikasi vendor produk hewan peliharaan setiap hari.

Tanggung Jawab

Vendor Management

• Melakukan onboarding vendor atau brand baru dengan mengumpulkan dokumen, data produk, serta melakukan pengaturan awal di sistem.
• Menjalin komunikasi rutin dengan vendor mengenai pembaruan stok, kebutuhan restock, serta berbagai isu produk.
• Berkoordinasi dengan vendor terkait pengiriman stok menuju gudang Flow.

Customer Service

• Menangani seluruh pertanyaan dan keluhan pelanggan melalui WhatsApp, aplikasi, maupun media sosial.
• Membalas komentar dan pesan langsung di Instagram serta TikTok dengan tone komunikasi yang konsisten.
• Mencatat pola keluhan pelanggan yang berulang dan melaporkannya kepada COO sebagai bahan evaluasi operasional maupun produk.

Manajemen Katalog

• Mengunggah dan memelihara seluruh data produk pada admin portal Pawie, termasuk judul, deskripsi, gambar, harga, dan kategori.
• Memperbarui data stok dan SKU setiap hari.
• Melakukan audit katalog secara berkala agar tidak terdapat data yang salah ataupun tidak lengkap.

Operasional & Fulfillment

• Memantau status seluruh pesanan melalui admin portal agar target SLA fulfillment terpenuhi.
• Berkoordinasi dengan tim gudang Flow terkait proses pick, pack, ship, kondisi stok fisik, maupun retur barang.
• Melakukan kunjungan berkala ke gudang Flow untuk memeriksa kondisi stok secara langsung atau menyelesaikan kendala operasional.
• Melakukan eskalasi masalah yang membutuhkan keputusan bisnis kepada COO.

Promo & Visual

• Memperbarui banner dan materi promosi pada aplikasi menggunakan aset dari tim marketing.
• Berkoordinasi dalam pengaturan mekanisme promosi seperti jadwal, kode diskon, dan halaman promosi.
• Melakukan pengeditan sederhana menggunakan Canva, seperti mengubah ukuran gambar atau mengganti teks.

Kualifikasi

Wajib

• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang operasional e-commerce, customer service, atau administrasi sejenis.
• Terbiasa mengelola berbagai saluran komunikasi seperti WhatsApp, media sosial, dan in-app chat.
• Teliti dan sistematis dalam mengelola katalog serta data SKU.
• Bersedia melakukan kunjungan berkala ke gudang dan berdomisili di wilayah Jakarta atau sekitarnya.
• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik dalam Bahasa Indonesia.
• Menyukai hewan peliharaan.

Nilai Tambah

• Pernah menggunakan admin portal atau CMS custom.
• Memiliki pengalaman berkoordinasi dengan gudang atau tim fulfillment.
• Menguasai Canva untuk kebutuhan desain sederhana.

Tools yang Digunakan

Operational Admin menggunakan Admin Portal Pawie untuk pengelolaan pesanan, katalog, dan inventaris. WhatsApp Business digunakan untuk customer service dan komunikasi vendor. Excel atau Google Sheets digunakan untuk pengelolaan data SKU dan laporan operasional. Microsoft Word atau Google Docs digunakan untuk penyusunan SOP dan dokumentasi. Canva digunakan untuk pembaruan banner dan materi promosi, sedangkan Instagram dan TikTok digunakan untuk membalas komentar serta pesan pelanggan.

Yang Kami Tawarkan

• Gaji per bulan beserta BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
• Kesempatan belajar langsung dari COO dan CEO dalam membangun operasional e-commerce dari awal.
• Tanggung jawab penuh terhadap operasional harian mulai dari vendor hingga pelanggan.
• Peluang berkembang menjadi Operations Lead seiring pertumbuhan perusahaan.
• Lingkungan kerja yang fleksibel dengan target yang jelas.