Deskripsi pekerjaan Manager General Affair KEMENANGAN MASINDO GROUP
JOBDESK MANAGER GENERAL AFFAIR – TOKO EMAS
1. Pengelolaan Operasional & Fasilitas
Memastikan seluruh fasilitas toko dan kantor dalam kondisi baik dan siap digunakan.
Mengelola kebutuhan listrik, AC, CCTV, internet, air, genset, alarm, dan fasilitas pendukung lainnya.
Melakukan monitoring kondisi toko secara berkala.
Menangani kerusakan fasilitas dan memastikan perbaikan dilakukan tepat waktu.
Mengatur kebutuhan perlengkapan operasional toko dan kantor.
2. Keamanan Toko & Aset
Bertanggung jawab melakukan koordinasi terkait sistem keamanan toko.
Monitoring CCTV, alarm, akses masuk, brankas/ruang penyimpanan, dan fasilitas keamanan lainnya.
Berkoordinasi dengan security terkait SOP keamanan toko.
Memastikan prosedur keamanan dijalankan oleh seluruh karyawan.
Melakukan koordinasi apabila terjadi kehilangan, kerusakan, insiden, atau kondisi darurat.
Berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti security vendor, kepolisian, pengelola mall, atau pihak terkait apabila diperlukan.
3. Pengelolaan Kendaraan & Driver
Mengatur operasional kendaraan perusahaan.
Monitoring kondisi, servis, pajak, STNK, dan kelengkapan kendaraan.
Mengatur jadwal dan kebutuhan driver.
Memastikan penggunaan kendaraan sesuai kebutuhan perusahaan.
Monitoring penggunaan BBM dan biaya operasional kendaraan.
4. Vendor & Supplier
Mengelola hubungan dengan vendor GA.
Melakukan evaluasi vendor berdasarkan kualitas, harga, pelayanan, dan ketepatan waktu.
Mengawasi pekerjaan vendor seperti:
Cleaning service
Security
Maintenance
Teknisi
CCTV/alarm
AC
Pest control
Internet
Renovasi/interior
Melakukan negosiasi harga dan memastikan pekerjaan sesuai kesepakatan.
5. Pengadaan & Inventaris
Mengontrol kebutuhan barang operasional toko dan kantor.
Membuat pengajuan pembelian barang GA.
Monitoring stok ATK, perlengkapan kebersihan, perlengkapan toko, dan kebutuhan operasional lainnya.
Mengontrol aset perusahaan dan melakukan pendataan inventaris.
Memastikan aset yang digunakan toko tercatat dan terkontrol.
6. Pembukaan & Penutupan Toko
Khusus bisnis toko emas, GA juga dapat terlibat dalam:
Persiapan fasilitas untuk pembukaan toko baru.
Koordinasi renovasi dan pekerjaan kontraktor.
Instalasi CCTV, alarm, listrik, internet, AC, dan fasilitas keamanan.
Persiapan kebutuhan operasional sebelum toko opening.
Koordinasi fasilitas apabila terdapat relokasi atau penutupan toko.
Pengamanan aset saat proses perpindahan/penutupan toko.
7. Perizinan & Administrasi Umum
Monitoring dokumen dan perizinan yang berkaitan dengan fasilitas dan operasional.
Mengelola dokumen kendaraan perusahaan.
Berkoordinasi dengan building management/mall.
Memastikan kewajiban administrasi fasilitas dan operasional berjalan sesuai ketentuan.
8. Budget & Cost Control
Membuat budget GA.
Monitoring biaya operasional GA.
Mengontrol biaya maintenance, kendaraan, security, cleaning service, listrik, dan kebutuhan fasilitas lainnya.
Membuat laporan realisasi biaya GA.
Mencari efisiensi biaya tanpa mengganggu keamanan dan operasional toko.
9. Penanganan Insiden & Emergency
Menjadi PIC dalam penanganan masalah fasilitas dan kondisi darurat.
Membuat koordinasi apabila terjadi:
Kebakaran
Gangguan listrik
Kerusakan fasilitas
Gangguan keamanan
Kebocoran
Gangguan CCTV/alarm
Bencana atau kondisi emergency lainnya.
Memastikan terdapat prosedur emergency dan jalur komunikasi yang jelas.
10. Koordinasi Internal
Berkoordinasi dengan HRD, Finance, Operasional, VM, IT, Security, Store Manager dan Area Manager.
Menindaklanjuti kebutuhan GA dari masing-masing toko.
Membuat laporan rutin kepada management.
Memastikan kebutuhan operasional toko dapat diselesaikan dengan cepat dan terkontrol.
