Lead Tender Admin Specialist

Diperlukan Tender Specialist yang berpengalaman dalam proses Tender di industri Oil & Gas yang memiliki pemahaman yang mendalam terkait PTK 007 serta update versi terbarunya.

Tugas dan Tanggung jawab:

1. Memahami PTK 007: Tender Specialist harus memahami PTK 007 dan revisinya, termasuk bagaimana penerapannya dalam proses tender

2. Menyiapkan Dokumen Tender: Mereka bertanggung jawab untuk menyiapkan semua dokumen yang diperlukan untuk tender, baik secara online maupun offline, kata Universitas Trisakti.

3. Mengelola Proses Tender: Mereka membantu dalam pengelolaan seluruh proses tender, mulai dari pengumuman tender, penerimaan penawaran, evaluasi penawaran, hingga penunjukan pemenang.

4. Menguasai Platform Tender: Tender Specialist harus mahir dalam menggunakan platform tender SKK Migas, seperti CIVD, SMART GEP, dan e-Procurement.

5. Menguasai Platform legal: Tender specialist harus dapat mengakses website seperti OSS, SKKUMHAM, AHU Online dan lain nya untuk mengupdate dan mendownload document yang diperlukan oleh proses Tender.

6. Memastikan Pemenuhan Persyaratan TKDN: Mereka memastikan bahwa proses tender mematuhi peraturan mengenai Local Content (TKDN) atau Tingkat Komponen Dalam Negeri, kata Kementerian Ketenagakerjaan RI.

7. Berkomunikasi dan Berkoordinasi dengan Panitia Tender: Mereka berkoordinasi dengan para penawar untuk memastikan bahwa penawaran mereka memenuhi persyaratan tender.

8. Memantau dan Melaporkan: Mereka memantau kemajuan proses tender dan melaporkan kepada pihak Management dan Pihak terkait .

9. Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak Internal (Tim Tax Akunting Finance) dan External (Bank, Assuransi dan Institusi Keuangan): Tender specialist harus dapat berkoordinasi dan berkomunikasi serta membantu Tim Finance Akunting dalam persiapan bank garansi baik itu Bid bond maupun performance Bond serta yang lainnya yang dibutuhkan dalam proses tender.

Kualifikasi:

• Lulusan Sarjana di bidang terkait, seperti Administrasi Bisnis, Perdagangan, Akutansi, Hukum, Tehnik Industri, Manajemen

• Sangat diutamakan untuk Berpengalaman dan Memahami Platform SKK Migas, seperti CIVD, SMART GEP, dan e-Procurement.

• Mahir dalam berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.

• Memiliki pengalaman dalam bidang tender manajemen atau Administration, khususnya di sektor migas setidaknya 5 tahun.

• Sangat di utamakan untuk Pernah Pelatihan PTK 007 terbaru serta harus sangat memahami PTK 007 dan revisinya.

• Mampu mengoperasikan MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).

• Punya pengetahuan tentang Local Content (TKDN)

• Berpengalaman dalam Keterampilan Administrasi: Kemampuan mengelola dokumen, membuat laporan, dan mengatur jadwal, mengupdate dokumen serta memiliki pengalaman untuk Kontrol dokumen .

• Memiliki pengalaman dalam Analisis Data: Mampu menganalisis data tender untuk mengambil keputusan yang tepat serta dokumen yang diperlukan.

• Memiliki Skill Komunikasi yang sangat baik: Memiliki Keterampilan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai pihak (Internal dan External) yang terlibat dalam proses tender.

• Memiliki Skill Bahasa yang sangat baik : Memiliki Multilingual adalah salah satu skill yang akan diutamakan untuk berinteraksi dengan pihak local ataupun international.

• Memiliki Keterampilan Negosiasi yang Baik: Mampu bernegosiasi dengan baik untuk mendapatkan hasil yang terbaik.

• Pemahaman Teknologi: Menguasai perangkat lunak perkantoran dan sistem informasi yang digunakan dalam proses tender.

• Sangat diutamakan memiliki sifat Detail Oriented: Memiliki perhatian yang tinggi terhadap detail untuk memastikan semua data dan dokumen lengkap serta akurat.

• Sangat diutamakan memiliki karakter Problem Solving Oriented: Memiliki kreativitas tinggi , Inovative serta karakter problem solving

• Team Building: Berpengalaman memimpin tim Admin tender serta mampu untuk memberi masukan dan alternatif dalam proses problem solving serta memiliki interpersonal skill yang baik untuk menciptakan Kerjasama team yang cohesive, effective dan efficient.