Deskripsi pekerjaan Integrated Management System Staff PT Grahaprima Suksesmandiri (Graha Trans)
- Pendidikan : min S1 (Tehnik Industri, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait)
- Pengalaman kerja : Min 1 tahun diposisi yang sama
- Skill yang dubutuhkan :
- Memiliki kemampuan komunikasi, analisis, koordinasi, dan dokumentasi yang baik.
- Mampu melakukan analisis proses bisnis dan penyelesaian masalah.
- Memahami penyusunan SOP, Business Process Mapping, Flowchart, dan Document Control.
- Memahami implementasi standar ISO yang digunakan perusahaan (misalnya ISO 9001, ISO 45001, atau standar lain yang relevan).
DESKRIPSI PEKERJAAN
A. Pengelolaan Proses Bisnis (Business Process Management)
1. Melakukan identifikasi, analisis, dan pemetaan seluruh proses bisnis perusanaan.
2. Menyusun Business Process Flow yang menggambarkan alur kerja setiap departemen.
3. Melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan untuk menemukan peluang peningkatan
efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.
4. Berkoordinasi dengan seluruh divisi dalam penyusunan maupun perbaikan proses kerja.
5. Distribusi dan sosialisasi SOP
B. Penyusunan dan Pengelolaan SOP
1. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
2. Menyusun Kebijakan (Policy), Prosedur, Instruksi Kerja (Work Instruction), Formulir, dan dokumen pendukung lainnya.
3. Memastikan seluruh SOP sesuai dengan regulasi, kebijakan perusahaan, dan standar manajemen yang berlaku.
4. Mengendalikan proses perubahan (Document Change Management) terhadap seluruh dokumen.
5. Menyusun dan mengelola daftar induk dokumen (Master List Document).
C. Pengelolaan Sistem Manajemen ISO
1. Mengelola implementasi Sistem Manajemen ISO sesuai standar yang diterapkan perusahaan.
2. Menyusun dan memperbarui seluruh dokumen ISO
3. Memastikan seluruh persyaratan standar ISO diterapkan oleh setiap departemen.
4. Melakukan koordinasi persiapan audit internal maupun audit eksternal.
5. Menjadi penghubung antara perusahaan dengan lembaga sertifikasi.
6. Menyusun program implementasi ISO tahunan.
7. Melakukan monitoring terhadap pencapaian sasaran mutu perusahaan.
8. Mengelola tindakan perbaikan (Corrective Action) dan tindakan pencegahan (Preventive Action).
9. Memastikan seluruh temuan audit ditindaklanjuti hingga selesai.
10. Mengelola ketidaksesuaian (Non-Conformity) beserta proses penyelesaiannya.
D. Pengendalian Dokumen
1. Mengelola seluruh dokumen perusahaan agar terdokumentasi secara sistematis.
2. Mengatur sistem penomoran dokumen.
3. Mengendalikan distribusi dokumen kepada pengguna terkait.
4. Menjamin bahwa hanya dokumen versi terbaru yang digunakan
5. Mengelola arsip dokumen aktif maupun dokumen yang sudah tidak berlaku.
6. Menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan.
E. Continuous Improvement
1. Mengidentifikasi peluang perdalkan proses kerja secara berkelanjutan.
2. Mendorong budaya Continuous Improvement di seluruh departemen.
3. Berpartisipasi dalam proyek peningkatan kualitas dan produktivitas.
4. Melakukan analisis akar penyebab (Root Cause Analysis) terhadap permasalahan proses.
F. Koordinasi dan Komunikasi
1. Berkoordinasi dengan seluruh kepala departemen dalam penyusunan SOP dan proses bisnis.
2. Memberikan konsultasi kepada unit kerja terkait penerapan SOP dan ISO.
3. Menjadi fasilitator dalam workshop, pelatihan, maupun sosialisasi sistem manajemen.
4. Menyampaikan laporan perkembangan implementasi kepada atasan secara berkala.
