HR Operation Officer

HR Operations Officer

Perusahaan: PT Farmora Digitama Internasional — Aussie Official

Departemen: Human Resources

Atasan langsung: HR Manager

Level: Officer/Specialist

Status kerja: Full-time

Tujuan Posisi

HR Operations Officer bertanggung jawab memastikan seluruh proses operasional dan administrasi HR berjalan akurat, tertib, tepat waktu, serta terdokumentasi. Posisi ini juga bertanggung jawab melakukan kontrol kedisiplinan karyawan melalui sistem task management, termasuk memonitor ketepatan penyelesaian task, overdue, aktivitas kerja, kelengkapan evidence, goal check-in, dan kepatuhan terhadap mekanisme evaluasi rutin perusahaan.

Kualifikasi:

1. Minimal 1–2 tahun pengalaman di bidang HR Operations, HR Generalist, atau posisi sejenis.
2. Memahami administrasi HR, payroll, attendance, cuti, BPJS, kontrak kerja, onboarding, dan offboarding.
3. Memiliki kemampuan monitoring dan kontrol yang kuat terhadap kedisiplinan karyawan.
4. Tegas, assertive, dan berani menegakkan aturan perusahaan tanpa mudah merasa sungkan atau tidak enakan.
5. Berani melakukan follow-up dan memberikan teguran kepada karyawan maupun atasan apabila terdapat ketidaksesuaian atau pelanggaran.
6. Tidak mudah terpengaruh oleh hubungan personal dalam menjalankan kebijakan dan prosedur perusahaan.
7. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, terutama dalam menyampaikan teguran, klarifikasi, dan feedback secara profesional.
8. Teliti, detail-oriented, dan memiliki kemampuan administrasi serta dokumentasi yang baik.
9. Terbiasa bekerja dengan data dan mampu melakukan monitoring serta reporting secara rutin.
10. Mampu menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets dan terbiasa menggunakan HRIS atau task management system.
11. Memiliki kemampuan problem solving dan mampu mengambil tindakan berdasarkan data, aturan, dan prosedur yang berlaku.
12. Memiliki integritas tinggi serta mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi karyawan.
13. Bersedia bekerja dengan target, deadline, dan lingkungan kerja yang dinamis.
14. Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan berbagai level karyawan.

Tugas & Tanggung Jawab:

1. Mengelola dan memperbarui database, dokumen, serta administrasi karyawan.
2. Mengelola proses payroll, termasuk attendance, tunjangan, lembur, insentif, potongan, dan slip gaji.
3. Mengelola attendance, cuti, izin, sakit, WFH, dan lembur karyawan.
4. Mengelola administrasi BPJS dan benefit karyawan.
5. Mengelola kontrak dan status karyawan, termasuk probation, perpanjangan kontrak, mutasi, promosi, dan offboarding.
6. Menjalankan proses onboarding dan offboarding karyawan.
7. Melakukan monitoring kedisiplinan karyawan melalui task management, termasuk overdue task, aktivitas, evidence, goal check-in, dan evaluasi mingguan.
8. Mengelola administrasi employee case dan tindakan disiplin sesuai arahan HR Manager.
9. Memastikan data pada HRIS, Kelola, payroll, attendance, dan database HR selalu akurat dan konsisten.
10. Menyusun laporan HR harian, mingguan, dan bulanan terkait headcount, attendance, payroll, kontrak, task compliance, dan employee movement.
11. Memastikan proses HR berjalan sesuai SOP, kebijakan perusahaan, dan regulasi ketenagakerjaan.
12. Mengidentifikasi kendala operasional HR dan memberikan rekomendasi perbaikan proses kepada HR Manager.

Rutinitas Kerja:

Harian

1. Memeriksa attendance dan ketidaksesuaian data kehadiran.
2. Memantau overdue, task tanpa aktivitas, serta ketidakpatuhan task.
3. Melakukan follow-up kepada karyawan terkait temuan.
4. Memperbarui database, log, dan tracker HR.
5. Menangani kebutuhan administratif karyawan.
6. Mengeskalasi kasus mendesak kepada HR Manager.

Mingguan

1. Menarik data kedisiplinan task dari Kelola.
2. Memeriksa goal check-in KPI/KR.
3. Memeriksa pelaksanaan evaluasi mingguan oleh atasan.
4. Memperbarui Performance Evaluation Monitor Log.
5. Memantau corrective action dan pelanggaran berulang.
6. Menyampaikan exception report kepada HR Manager.
7. Memantau kontrak, onboarding, offboarding, dan kebutuhan BPJS.

Bulanan

1. Memproses payroll dan slip gaji.
2. Melakukan rekonsiliasi BPJS.
3. Menutup dan memvalidasi attendance.
4. Menyusun laporan operasional HR.
5. Menyusun rekap kedisiplinan task.
6. Menyusun daftar kontrak yang akan berakhir.
7. Melakukan audit database dan dokumen karyawan.
8. Menyampaikan risiko serta outstanding kepada HR Manager.