Head of Admin

Job Summary
Head of Admin (Branch) bertanggung jawab untuk memimpin, mengawasi, dan mengoordinasikan seluruh aktivitas administrasi dan operasional di tingkat cabang dalam lingkungan ODI. Posisi ini memastikan akurasi transaksi keuangan, penerapan pengendalian internal yang efektif, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku, serta kepemimpinan tim yang optimal. Peran ini memiliki kontribusi penting dalam menjaga integritas keuangan, meminimalkan risiko operasional, serta mendukung kelancaran operasional cabang guna mencapai kinerja bisnis dan kepuasan pelanggan yang optimal.

Key Responsibilities

1. Pengelolaan Piutang Usaha (Accounts Receivable/AR)

• Mengawasi proses pembuatan, validasi, dan penerbitan faktur penjualan dengan memastikan keakuratan data pengiriman, harga, serta kelengkapan dokumen pendukung.
• Mengelola penyesuaian faktur melalui validasi permintaan, pemberian persetujuan sesuai kewenangan, pembaruan data piutang, serta komunikasi dengan pelanggan.
• Memantau piutang usaha dengan menjaga akurasi buku besar piutang (AR Ledger), menyusun laporan umur piutang (Aging Report), mengidentifikasi piutang jatuh tempo, serta mengantisipasi potensi risiko.
• Mengawasi proses rekonsiliasi piutang dengan mencocokkan pembayaran, memvalidasi program promosi dan klaim retur, menyelesaikan selisih, serta memastikan kepatuhan terhadap standar audit.
• Mengelola risiko kredit pelanggan melalui analisis perilaku pembayaran, identifikasi pelanggan berisiko tinggi, serta penyusunan pencadangan piutang tak tertagih (Bad Debt Provision).

2. Operasional Kas & Pengendalian

• Mengawasi operasional kas cabang, termasuk validasi data outlet baru dan memastikan kelengkapan data pelanggan.
• Mengawasi administrasi Delivery Order (DO), meliputi validasi Purchase Order (PO), pembuatan DO, proses persetujuan, serta pengendalian dokumen.
• Mengelola aktivitas arus kas, termasuk pengeluaran kas kecil (petty cash), rekonsiliasi kas harian, dan penyetoran dana ke bank.
• Memastikan dokumen yang berkaitan dengan kas tersimpan dengan baik serta pengendalian internal dijalankan sesuai prosedur.
• Memastikan profitabilitas operasional cabang tetap terjaga.

3. Pengelolaan Persediaan & Administrasi Cabang

• Mengawasi proses pengendalian persediaan, termasuk pelaksanaan stock opname, analisis selisih stok, dan pencatatan penyesuaian persediaan.
• Mengawasi pelaporan barang rusak (bad stock) serta proses pemusnahan/disposal sesuai ketentuan.
• Mengelola proses penutupan gudang setiap akhir bulan dan memastikan laporan persediaan tersusun secara akurat.
• Memastikan ketersediaan serta pemanfaatan sarana operasional, fasilitas kerja, dan dokumen administrasi secara optimal.
• Mengelola administrasi kehadiran karyawan serta dokumen administrasi dasar sesuai kebijakan perusahaan.

4. Pelaporan, Perencanaan & Analisis

• Menyusun dan meninjau laporan operasional serta keuangan cabang, seperti laporan piutang, aging piutang, persediaan, dan laporan pendukung lainnya.
• Mendukung proses penyusunan anggaran dan perencanaan keuangan melalui penyediaan data dan asumsi operasional cabang yang akurat.
• Menyajikan analisis dan insight sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen.

5. Perbaikan Proses & Pengembangan Sistem

• Mengidentifikasi ketidakefisienan proses operasional serta menginisiasi tindakan perbaikan.
• Berkolaborasi dengan tim IT dalam pengembangan sistem serta memastikan implementasi berjalan dengan baik melalui User Acceptance Test (UAT).
• Melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas pengendalian, dan akurasi operasional.

6. Kepemimpinan & Pengelolaan Tim

• Memimpin, mengawasi, dan mengembangkan tim administrasi cabang.
• Menetapkan target kinerja serta memantau produktivitas tim.
• Memberikan coaching, pembinaan, dan pengembangan kompetensi anggota tim.
• Membangun koordinasi yang efektif dengan departemen terkait, seperti Sales, Finance, dan Warehouse.
  
  Kualifikasi
  Minimal lulusan S1 Akuntansi, Keuangan, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
  Memiliki pengalaman 2–4 tahun di bidang akuntansi, pengelolaan piutang, pengelolaan kas, administrasi persediaan, serta pengalaman memimpin tim, diutamakan pada industri FMCG atau Food & Beverage (F&B).
  
  Kompetensi Inti (Core Competencies)
• Memiliki pemahaman yang kuat mengenai pengelolaan piutang usaha (Accounts Receivable), manajemen kas, dan pengendalian persediaan.
• Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, berorientasi pada akurasi, serta memahami pentingnya kepatuhan terhadap prosedur.
• Memiliki kemampuan analitis dan pemecahan masalah yang baik.
• Berpengalaman dalam melakukan perbaikan proses dan peningkatan efisiensi operasional.
• Memiliki kemampuan kepemimpinan, komunikasi, dan pengelolaan stakeholder yang baik.
• Mahir menggunakan Microsoft Excel serta sistem ERP.