Deskripsi pekerjaan General Affair Specialist (Surabaya) VECTORLABS
Responsibilities
- Asset & Facility Management: Mengelola, memelihara, dan mengaudit seluruh aset serta fasilitas perusahaan (gedung kantor, inventaris, kendaraan operasional, dan area kerja) guna memastikan semuanya berfungsi optimal dan aman digunakan.
- Vendor & Procurement Management: Menangani proses pengadaan (procurement) kebutuhan operasional kantor, mulai dari pencarian vendor, negosiasi harga, pembuatan kontrak kerja sama, hingga evaluasi performa vendor secara berkala.
- Permits & Legal Compliance: Mengurus dan memantau perpanjangan seluruh perizinan operasional perusahaan, legalitas dokumen umum, asuransi aset, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah setempat.
- Budgeting & Cost Control: Menyusun rencana anggaran belanja bulanan/tahunan operasional GA (GA Budget Planning) serta melakukan kontrol ketat terhadap pengeluaran agar tetap efisien tanpa menurunkan kualitas pelayanan.
- Team & HSE Coordination: Mengawasi dan mengoordinasikan tim penunjang (seperti Cleaning Service, Security, dan Driver) serta memastikan penerapan standar K3 (Health, Safety, and Environment) di lingkungan kerja berjalan dengan baik.
Requirements
- Pengalaman kerja minimal 3–5 tahun di bidang General Affair (pengalaman sebagai Senior Staff atau Specialist lebih diutamakan).
- Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan (jurusan Hukum, Teknik, Manajemen, atau Psikologi menjadi nilai tambah).
- Memiliki kemampuan negosiasi yang kuat, kemampuan komunikasi yang persuasif, serta manajemen vendor (vendor management) yang baik.
- Memiliki pemahaman yang mendalam mengenai pengurusan legalitas perusahaan, perizinan (domisili, ijin gangguan, dll), dan dasar-dasar pengelolaan aset/gedung.
- Menguasai keterampilan analitis yang baik dalam penyusunan anggaran (budgeting) serta mahir mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel untuk pengelolaan data inventaris dan biaya).
- Memiliki jiwa kepemimpinan (leadership) yang kuat, berorientasi pada solusi (problem solving), serta mampu bekerja di bawah tekanan dengan tenggat waktu yang ketat.
