Deskripsi pekerjaan General Admin Dea Mirabelle
Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Kami mencari seorang Supervisor / Manager Admin Umum yang berpengalaman, komunikatif, dan memiliki pemahaman di industri klinik kecantikan. Tanggung jawab utama posisi ini adalah mengelola operasional administrasi klinik secara menyeluruh serta bertindak sebagai penyambung / jembatan komunikasi utama antara tim operasional harian (dokter, perawat, beautician, front office) dengan pihak Manajemen / Pemilik Klinik.
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities)
- Menjadi penghubung utama antara kebijakan Manajemen Puncak dengan eksekusi operasional tim klinik harian.
- Menyampaikan instruksi, target, dan SOP dari manajemen ke staf, serta menyalurkan aspirasi, laporan, maupun kendala lapangan dari staf ke manajemen secara konstruktif.
- Menyusun dan menyampaikan laporan berkala (mingguan/bulanan) terkait performa operasional, ketersediaan stok, dan kendala klinik kepada Manajemen.
- Mengawasi dan memastikan seluruh alur administrasi klinik (pendaftaran pasien, scheduling, rekam medis, hingga invoicing/pembayaran) berjalan tertib dan efisien.
- Memastikan kepatuhan seluruh staf terhadap Standar Operasional Prosedur (SOP) klinik kecantikan dan regulasi fasilitas kesehatan yang berlaku.
- Mengelola inventarisasi fasilitas klinik, kebutuhan umum kantor (general supplies), dan pemeliharaan alat-alat medis/non-medis.
- Mengawasi manajemen persediaan (inventory control) obat-obatan, bahan medis habis pakai (BMHP), produk skincare, dan serum kecantikan bersama tim apoteker/farmasi.
- Mengontrol tanggal kadaluarsa (expiry date), stock opname, dan alur pengadaan (procurement) barang farmasi/estetika agar efisien dan bebas dari kerugian.
- Memimpin, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja staf administrasi, front office/receptionist, dan tim pendukung operasional.
- Mengatasi komplain pasien tingkat lanjut yang membutuhkan penanganan keputusan tingkat manajerial/supervisor.
Kualifikasi & Persyaratan (Job Requirements)
- Pendidikan: Minimal D3 / S1 Farmasi, Apoteker, Kesehatan Masyarakat, atau bidang terkait (Manajemen/Administrasi dengan pengalaman kuat di dunia farmasi/klinik kecantikan).
- Memiliki pemahaman yang baik mengenai dunia klinik kecantikan/estetika, alur pelayanan medis non-bedah/estetika, serta regulasi dasar bahan farmasi dan kosmetik.
- Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Supervisor Admin, Manager Admin, atau Head Operational di klinik kecantikan, klinik kesehatan, atau rumah sakit.
- Memiliki pengalaman dalam mengelola inventaris farmasi / produk estetika merupakan nilai tambah yang sangat diutamakan.
- Kemampuan Komunikasi & Interpersonal yang Kuat: Mampu berkomunikasi secara efektif, diplomatis, dan profesional dengan berbagai tingkatan (Manajemen, Dokter, Staf, dan Pasien).
- Kepemimpinan & Resolusi Konflik: Mampu memimpin tim, mengelola konflik internal, serta mengambil keputusan operasional secara cepat dan tepat.
- Manajerial & Pengorganisasian: Menguasai pembuatan laporan operasional, manajemen stok, dan pengawasan SOP.
- Literasi Komputer/Sistem: Mahir menggunakan Ms. Office (Excel, Word) serta familier dengan Sistem Informasi Manajemen Klinik (SIMRS/SIM Klinik) atau software POS klinik.
- Jujur, teliti, berintegritas tinggi, dan memiliki problem-solving mindset.
- Memiliki kepribadian yang rapi, profesional, dan representatif sesuai citra industri kecantikan (well-groomed).
- Mampu bekerja di bawah tekanan serta memiliki fleksibilitas dalam menghadapi dinamika operasional klinik.
