Finance Accounting Specialist (Digital Agency Based)

Job Description

1. Client Billing & Account Receivable

• Menyiapkan dan menerbitkan quotation, invoice, dan dokumen penagihan client berdasarkan project/campaign yang berjalan.
• Melakukan monitoring Account Receivable (AR) dan memastikan pembayaran client sesuai dengan payment terms.
• Melakukan follow-up pembayaran kepada client serta berkoordinasi dengan Account/Project Team terkait outstanding payment.
• Melakukan reconciliation antara invoice, payment, dan project/campaign yang telah berjalan.
• Memastikan seluruh transaksi client terdokumentasi dengan baik dan sesuai dengan administrasi finance
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)

2. Project & Campaign Finance

• Melakukan monitoring budget, revenue, dan expense untuk setiap project/campaign agency.
• Melakukan pencatatan biaya yang berkaitan dengan campaign, termasuk KOL, influencer, UGC creator, talent, production, media placement, event/activation, dan kebutuhan project lainnya.
• Memastikan setiap pengeluaran project memiliki supporting document yang lengkap dan sesuai approval.
• Membantu monitoring profitability/margin project berdasarkan actual revenue dan expense.
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)

3. Vendor, KOL & Talent Payment

• Mengelola proses pembayaran kepada KOL, influencer, UGC creator, talent, production house, freelancer, vendor, dan partner agency.
• Melakukan pengecekan invoice, payment request, kontrak/PO atau dokumen pendukung sebelum proses pembayaran.
• Memastikan nominal pembayaran sesuai dengan deal/quotation dan approval dari PIC terkait.
• Melakukan monitoring outstanding payment vendor/KOL dan memastikan pembayaran dilakukan sesuai timeline.
• Berkoordinasi dengan Account, Creative, Project, dan Production Team untuk memastikan kebutuhan pembayaran campaign berjalan tepat waktu.
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)

4. Account Payable & Internal Payment

• Mengelola proses Account Payable (AP) dan pembayaran operasional agency.
• Memproses reimbursement karyawan dan memastikan kelengkapan bukti transaksi serta approval.
• Mengelola pembayaran kebutuhan operasional seperti tools/subscription digital, production needs, office expenses, transportation, talent/KOL needs, dan kebutuhan agency lainnya.
• Melakukan pengecekan dan reconciliation terhadap mutasi rekening/bank dengan pencatatan transaksi finance.
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)

5. Financial Reporting

• Menyusun dan melakukan update laporan Finance mingguan dan bulanan.
• Menyiapkan laporan terkait cash flow, AR, AP, outstanding payment, revenue, dan project expenses.
• Melakukan monitoring cash position dan kebutuhan pembayaran agency secara berkala.
• Membantu menyediakan data dan financial insight yang dibutuhkan Management untuk pengambilan keputusan.
• Memastikan seluruh transaksi tercatat secara accurate, timely, dan dapat ditelusuri.
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)

6. Tax & Accounting Coordination

• Menyiapkan dan mengumpulkan dokumen/data transaksi yang dibutuhkan untuk kebutuhan perpajakan.
• Berkoordinasi dengan KAP/konsultan pajak terkait kebutuhan tax reporting, invoice, withholding tax, dan dokumen perpajakan lainnya.
• Memastikan dokumen transaksi yang berkaitan dengan pajak, termasuk transaksi client, vendor, KOL, dan freelancer, terdokumentasi dengan baik.
• Membantu proses monthly closing dan accounting reconciliation bersama KAP/accounting team.

7. Finance Administration & Control

• Menjaga kerapihan dan kelengkapan dokumen finance, baik hardcopy maupun digital.
• Melakukan pengecekan transaksi untuk meminimalisir human error, duplicate payment, incorrect billing, maupun payment discrepancy.
• Membantu improvement terhadap sistem dan SOP Finance & Accounting agar proses agency lebih efficient dan scalable.
• Melakukan pencatatan dan pelaporan dalam ERP Finance (digitalisasi)
• Menjadi PIC Finance untuk koordinasi kebutuhan administrasi keuangan dengan Management, Account, Project, HR, dan operational team.

Requirements

• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di Finance & Accounting, preferably di digital/creative/advertising agency, media company, startup, atau perusahaan dengan project-based business.
• Memahami proses AR & AP end-to-end, mulai dari quotation, invoicing, payment monitoring hingga reconciliation.
• Memahami proses billing client dan payment vendor.
• Familiar dengan transaksi KOL, influencer, UGC creator, freelancer, talent, production/vendor, atau transaksi project-based lainnya.
• Memiliki pemahaman dasar mengenai tax dan accounting, termasuk invoice dan withholding tax.
• Terbiasa membuat weekly & monthly financial reports.
• Terbiasa melakukan bank reconciliation dan monitoring cash flow.
• Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets, termasuk formula dasar untuk financial reporting.
• Teliti, detail-oriented, organized, dan memiliki kemampuan analytical yang baik.
• Mampu bekerja dengan multiple deadlines dan high-volume transactions.
• Memiliki pengalaman dalam mengoperasionalkan ERP Finance (digitalisasi)
• Mampu berkoordinasi dengan berbagai department, terutama Account, Project, Creative, Production, HR, dan Management.

Good to Have

• Memiliki pengalaman sebagai Finance di Digital Agency / Creative Agency / Advertising Agency/Marketing Agency
• Familiar dengan project costing dan project profitability/margin.
• Familiar dengan ERP/accounting software.
• Memahami mekanisme pembayaran dan administrasi KOL/Influencer/UGC/Talent.
• Memiliki pengalaman berkoordinasi dengan KAP, tax consultant, atau external accounting team.
• Memahami dasar PPh 21, PPh 23, PPh 4(2), PPN, dan administrasi perpajakan terkait transaksi agency.
• Pernah membantu membangun atau improve Finance SOP & internal control.