Finance Accounting and Tax Coordinator

PT Kolega Grup Indonesia

Kualifikasi

1. Minimal S1 Akuntansi, Keuangan, Perpajakan, atau bidang relevan.

2. Memiliki pengalaman minimal 5 tahun dalam bidang finance, accounting, tax, audit, atau financial operations.

3. Wajib memiliki pengalaman menangani perusahaan F&B, khususnya bisnis dengan beberapa outlet atau cabang.

4. Memahami karakter transaksi harian, food cost, inventory, procurement, dan cash management dalam bisnis F&B.

5. Memiliki pengalaman memimpin atau mengoordinasikan tim finance dan accounting.

6. Pengalaman bekerja dalam holding company, multi-brand, atau multi-entity menjadi nilai tambah.

7. Pengalaman menangani ekspansi dan pembukaan outlet baru menjadi nilai tambah.

8. Terbiasa bekerja dekat dengan operational leaders dan manajemen perusahaan.

9. Memahami penggunaan accounting software, POS, spreadsheet, serta sistem reporting keuangan.

Ruang Lingkup

1. Koordinasi Finance Lintas Brand dan Entitas

- Mengkoordinasikan aktivitas finance pada seluruh brand dan unit usaha F&B di bawah Kolega Grup Indonesia.

- Memastikan setiap brand dan outlet menjalankan proses keuangan sesuai dengan sistem, jadwal, dan standar yang telah ditetapkan.

- Menjaga keselarasan antara kebutuhan operasional harian, ketersediaan dana, dan kontrol keuangan grup.

- Memastikan proses pembayaran, penerimaan, reimbursement, petty cash, dan pengajuan dana berjalan tertib.

- Menjadi escalation point untuk permasalahan finance yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat outlet atau unit bisnis.

- Mendorong penerapan standar kerja finance yang konsisten di seluruh brand dan cabang.

2. Accounting Oversight dan Financial Closing

- Mengawasi pencatatan seluruh transaksi pendapatan, pembelian, pengeluaran, aset, persediaan, dan kewajiban perusahaan.

- Mengawasi proses rekonsiliasi bank, kas, penjualan outlet, akun payable, akun receivable, dan saldo antar kantor atau antar entitas.

- Memastikan setiap transaksi memiliki dokumentasi dan klasifikasi akun yang tepat.

- Meninjau jurnal, general ledger, neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas sebelum disampaikan kepada manajemen.

- Memastikan laporan dari seluruh brand dan cabang dapat dikonsolidasikan secara akurat.

- Menjaga kualitas data keuangan agar dapat digunakan sebagai dasar evaluasi dan pengambilan keputusan.

3. Sales Reconciliation dan Outlet Financial Control

- Memastikan penjualan harian dari POS, transfer bank, QRIS, kartu, platform delivery, dan metode pembayaran lainnya tercatat dan direkonsiliasi dengan benar.

- Mengidentifikasi selisih antara data penjualan, penerimaan kas, settlement payment gateway, dan mutasi bank.

- Mengawasi pengelolaan kas outlet, petty cash, cash deposit, void transaction, discount, refund, dan complimentary transaction.

- Memastikan setiap outlet memiliki proses administrasi penjualan dan penyetoran yang tertib.

- Berkoordinasi dengan tim operasional apabila ditemukan selisih, transaksi tidak wajar, atau kelemahan kontrol pada tingkat outlet.

- Menyusun mekanisme monitoring untuk mengurangi risiko kehilangan kas, kesalahan pencatatan, dan kebocoran pendapatan.

4. Cost of Goods Sold, Food Cost, dan Margin Analysis

- Mengawasi perhitungan cost of goods sold dan food cost untuk setiap brand, produk, dan cabang.

- Membandingkan actual food cost dengan standard recipe cost atau target biaya yang telah ditetapkan.

- Memantau gross profit, contribution margin, dan operating margin setiap brand dan outlet.

- Memberikan rekomendasi berdasarkan analisis margin, tanpa mengurangi standar kualitas produk dan pengalaman pelanggan.

- Mendukung evaluasi harga jual, promosi, bundling, dan diskon berdasarkan dampaknya terhadap margin.

5. Inventory dan Stock Control

- Memastikan pencatatan persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, packaging, dan perlengkapan operasional dilakukan secara tertib.

- Mengoordinasikan pelaksanaan stock opname secara berkala pada outlet, gudang, dan central kitchen apabila tersedia.

- Membandingkan hasil stock opname fisik dengan data pada sistem.

- Menganalisis inventory variance, slow-moving stock, expired stock, waste, dan kehilangan persediaan.

- Memastikan perpindahan barang antar gudang, antaroutlet, atau antar brand memiliki dokumentasi yang memadai.

- Mengembangkan kontrol yang dapat mengurangi overstock, stockout, waste, dan kebocoran persediaan.

6. Accounts Payable, Accounts Receivable, dan Payment Control

- Mengawasi proses verifikasi invoice, purchase order, delivery order, dan dokumen pendukung pembayaran.

- Memastikan pembayaran kepada supplier dilakukan sesuai termin, prioritas, dan approval matrix perusahaan.

- Menyusun dan memantau jadwal accounts payable agar kewajiban perusahaan dapat dikelola secara terencana.

- Mengawasi accounts receivable apabila terdapat transaksi korporasi, event, catering, franchise, atau kerja sama komersial lainnya.

- Memastikan tidak terdapat pembayaran ganda, transaksi tanpa dasar yang jelas, atau pengeluaran di luar kewenangan.

7. Cash Flow dan Working Capital Management

- Menyusun dan memantau proyeksi arus kas harian, mingguan, dan bulanan.

- Memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan operasional, pembayaran supplier, payroll, pajak, sewa, dan kewajiban lainnya.

- Mengidentifikasi potensi kekurangan atau kelebihan kas lebih awal.

- Menyusun prioritas pembayaran berdasarkan kebutuhan operasional dan kondisi keuangan perusahaan.

- Membantu menjaga siklus working capital agar tetap sehat seiring pertumbuhan jumlah brand dan outlet.

- Memberikan rekomendasi kepada manajemen terkait kebutuhan pendanaan, penjadwalan pembayaran, dan penggunaan kas.

8. Budgeting dan Performance Monitoring

- Mengoordinasikan penyusunan annual budget dan periodic forecast untuk setiap brand dan outlet.

- Memantau realisasi pendapatan dan biaya dibandingkan dengan budget.

- Menyusun analisis budget versus actual beserta penjelasan atas penyimpangan yang material.

- Mengembangkan struktur laporan yang memungkinkan manajemen melihat performa per brand, cabang, wilayah, dan kategori biaya.

- Mendukung penyusunan target keuangan untuk outlet baru maupun outlet yang telah berjalan.

- Membantu tim operasional memahami implikasi finansial dari keputusan dan aktivitas bisnis.

9. Tax Compliance dan Tax Coordination

- Mengawasi perhitungan, pembayaran, dan pelaporan kewajiban perpajakan perusahaan secara tepat waktu.

- Mengoordinasikan pekerjaan Tax Center untuk memastikan kepatuhan pajak pada seluruh entitas yang relevan.

- Memastikan pemotongan dan pelaporan PPh, PPN, pajak daerah atau PBJT, serta kewajiban perpajakan lainnya dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

- Memastikan dokumen perpajakan, bukti potong, faktur, dan dokumen pendukung tersimpan secara tertib.

- Mengidentifikasi potensi risiko pajak dan menyiapkan tindakan mitigasi yang proporsional.

- Mendukung proses pemeriksaan pajak dan menyiapkan data yang dibutuhkan secara akurat.

10. Procurement Oversight dan Supplier Control

- Mengawasi proses procurement agar sesuai dengan kebutuhan operasional dan prinsip kontrol internal yang sehat.

- Memastikan pembelian memiliki permintaan, perbandingan penawaran, persetujuan, purchase order, serta dokumen penerimaan barang yang memadai.

- Memantau harga pembelian bahan baku dan kebutuhan operasional secara berkala.

- Mengidentifikasi kenaikan harga, ketergantungan pada supplier tertentu, atau pola pembelian yang tidak efisien.

- Memastikan perubahan supplier, harga, dan termin pembayaran memiliki justifikasi yang jelas.

- Membantu menjaga keseimbangan antara kualitas bahan, kontinuitas pasokan, dan efisiensi biaya.

11. Expansion dan New Outlet Financial Support

- Mendukung penyusunan anggaran pembukaan outlet baru, termasuk capex, pre-opening expense, persediaan awal, dan kebutuhan modal kerja.

- Memantau realisasi pengeluaran proyek dibandingkan dengan anggaran yang telah disetujui.

- Membantu menilai kelayakan finansial pembukaan outlet, relokasi, renovasi, atau pengembangan konsep baru.

- Menyusun analisis break-even point, payback period, serta kebutuhan cash flow awal.

- Memastikan aset dan pengeluaran proyek terdokumentasi dengan benar.

- Membantu manajemen mengevaluasi performa finansial outlet baru setelah beroperasi.

12. Internal Control, SOP, dan Process Improvement

- Mengidentifikasi kelemahan proses, potensi kebocoran, serta risiko kontrol internal pada fungsi finance dan operasional F&B.

- Menyusun dan menyempurnakan SOP, approval flow, checklist, dan dokumentasi keuangan.

- Memastikan pemisahan tugas dan kewenangan berjalan secara proporsional.

- Mendorong penggunaan sistem dan dashboard untuk meningkatkan akurasi serta kecepatan monitoring.

- Melakukan evaluasi berkala atas efektivitas proses finance, accounting, tax, inventory, dan procurement.

13. Team Leadership dan Functional Development

- Memimpin dan mengoordinasikan tim accounting, finance, tax, dan procurement.

- Menetapkan prioritas, pembagian tanggung jawab, target, serta jadwal kerja tim.

- Meninjau kualitas output dan memastikan seluruh tindak lanjut diselesaikan tepat waktu.

- Membangun ritme koordinasi yang jelas melalui meeting, review, dan escalation mechanism.

- Memberikan arahan, coaching, serta evaluasi performa kepada anggota tim.

- Membantu membangun struktur fungsi FAT yang sesuai dengan kebutuhan pertumbuhan perusahaan.

14. Management Reporting dan Strategic Support

- Menyusun laporan keuangan dan management report secara berkala untuk Board of Directors.

- Menyampaikan informasi mengenai kondisi keuangan, cash flow, margin, biaya, pajak, serta risiko utama perusahaan.

- Menyusun analisis performa per brand dan cabang.

- Mengidentifikasi tren, anomali, dan area bisnis yang membutuhkan perhatian manajemen.

- Menerjemahkan data keuangan menjadi insight dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti.

- Menjadi partner diskusi bagi BoD dan Business Lead dalam keputusan yang berkaitan dengan keuangan, ekspansi, efisiensi, dan kontrol bisnis.