Executive Secretary

Tanggung Jawab – Executive Secretary

1. Mengelola agenda dan kalender Direktur/Owner (meeting internal & eksternal, perjalanan dinas, dan jadwal penting)
2. Menjadi penghubung komunikasi antara Direktur/Owner dengan internal maupun pihak eksternal
3. Menyaring, mengatur, dan menindaklanjuti seluruh korespondensi (email, surat, telepon) yang ditujukan kepada Direktur/Owner
4. Menyiapkan dan mengelola dokumen penting Direksi (surat, laporan, notulen meeting, presentasi, dan dokumen legal dasar)
5. Membuat notulen rapat dan memastikan tindak lanjut (follow up action) berjalan sesuai arahan Direksi
6. Mengatur dan menyiapkan kebutuhan meeting Direksi (ruangan, undangan, materi, konsumsi, dll)
7. Mengatur perjalanan dinas Direksi (tiket, hotel, transportasi, itinerary)
8. Melakukan koordinasi dengan vendor, klien, dan stakeholder eksternal atas nama Direksi
9. Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen perusahaan
10. Membantu penyusunan laporan sederhana dan presentasi Direksi
11. Melakukan monitoring deadline, komitmen, dan agenda penting Direksi
12. Menyambut dan melayani tamu perusahaan secara profesional
13. Menerima dan mengelola telepon masuk serta meneruskan ke pihak terkait
14. Mengatur jadwal tamu, meeting, dan penggunaan ruang meeting
15. Membantu administrasi dasar seperti email, invoice, dan follow up vendor
16. Mengelola kebutuhan operasional kantor (air galon, ATK, kebersihan, dll)
17. Mengurus koordinasi dengan vendor (pengiriman barang, komplain, dan konfirmasi order)
18. Membantu persiapan event internal kantor
19. Mengelola data inventaris kantor
20. Membuat laporan sederhana menggunakan Excel

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal SMA/SMK / D3 (lebih disukai Administrasi / Perkantoran)
2. Memiliki pengalaman sebagai Receptionist atau General Affair menjadi nilai tambah
3. Mampu berkomunikasi dengan sopan, tegas, dan profesional
4. Mampu menghadapi tamu dan situasi sulit (tamu marah, permintaan mendadak, dll)
5. Terbiasa menggunakan Microsoft Excel dan administrasi dasar
6. Memahami pencatatan inventaris kantor
7. Memahami dasar pengelolaan petty cash
8. Mampu menyusun email dan komunikasi tertulis yang rapi
9. Mampu menentukan prioritas pekerjaan
10. Memiliki kemampuan Bahasa Inggris (lisan & tulisan)

Skill yang Dibutuhkan

1. Komunikasi & pelayanan tamu (frontliner)
2. Administrasi perkantoran
3. Koordinasi dengan vendor
4. Manajemen waktu & prioritas
5. Microsoft Excel (basic formula & data list)
6. Problem solving
7. Multitasking