Deskripsi pekerjaan Executive Assistant Vokse
Tentang Kami
VOKSE adalah perusahaan B2B di industri tekstil garment yang sedang berkembang, melayani kebutuhan untuk berbagai brand dan pelaku usaha.
Sebagai perusahaan dalam fase pertumbuhan, setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk mempelajari berbagai aspek bisnis, mengambil tanggung jawab yang lebih luas, dan berkembang bersama perusahaan.
Kenapa Posisi Ini Menarik?
• Bekerja langsung bersama atasan dan terlibat dalam berbagai aktivitas penting perusahaan, bukan hanya mengerjakan administrasi rutin.
• Memiliki peran penting dalam memastikan arahan, keputusan meeting, komunikasi, dan tindak lanjut pekerjaan berjalan dengan baik.
• Perusahaan sedang berkembang, sehingga terbuka peluang untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih besar dan peningkatan posisi.
• Kesempatan mempelajari operasional bisnis secara langsung, bekerja dekat dengan manajemen, serta memahami proses pengambilan keputusan perusahaan.
Deskripsi Pekerjaan
Sebagai Executive Assistant, Anda akan memberikan dukungan administratif, koordinatif, operasional, dan strategis kepada atasan.
Tanggung Jawab
1. Memberikan dukungan administratif, koordinatif, dan operasional kepada atasan dalam menjalankan aktivitas serta prioritas pekerjaan sehari-hari.
2. Menjadi penghubung komunikasi antara atasan dengan tim internal, customer, vendor, dan pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan, mengatur, dan memastikan kelengkapan dokumen, data, barang, serta kebutuhan lain yang berkaitan dengan pekerjaan atasan dan kegiatan perusahaan.
4. Mencatat, mengingatkan, memantau, dan memastikan tindak lanjut atas arahan atasan, hasil meeting, keputusan, serta pekerjaan yang sedang berjalan.
5. Memantau progres pekerjaan dan performa tim berdasarkan arahan atasan, serta menyampaikan perkembangan, kendala, atau hal-hal yang memerlukan perhatian lebih lanjut.
6. Mengelola dan menindaklanjuti komunikasi dengan customer, termasuk menyampaikan informasi, mencatat kebutuhan, serta mengoordinasikan penyelesaiannya dengan pihak terkait.
7. Menyiapkan notulen meeting, rekap catatan, daftar tindak lanjut, serta laporan sederhana sesuai kebutuhan atasan.
8. Membantu mengatur prioritas, jadwal, deadline, dan koordinasi pekerjaan agar setiap tugas dapat berjalan secara terarah dan tepat waktu.
9. Membantu mengidentifikasi hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan dan mengoordinasikan tindak lanjut dengan tim atau pihak terkait.
10. Membantu memastikan kegiatan operasional sehari-hari berjalan dengan tertib, lancar, dan sesuai dengan arahan atasan.
11. Melaksanakan tugas administratif dan koordinatif lainnya sesuai dengan kebutuhan atasan dan perusahaan.
12. Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, keputusan, dan komunikasi yang berkaitan dengan atasan maupun perusahaan.
Kualifikasi
1. Memiliki pengalaman kerja sebagai Personal Assistant, Secretary, Executive Assistant, atau posisi administratif tingkat lanjut lainnya.
2. Memiliki kemampuan belajar yang cepat serta mampu beradaptasi dengan tugas, sistem, dan situasi kerja yang dinamis.
3. Memiliki kemampuan manajemen waktu, penyusunan prioritas, dan pengelolaan pekerjaan yang baik.
4. Mampu bekerja di bawah tekanan, menangani beberapa tugas secara bersamaan, serta tetap menjaga ketelitian dan kualitas pekerjaan.
5. Teliti, jujur, bertanggung jawab, disiplin, dan memiliki integritas yang tinggi.
6. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan atasan, tim internal, customer, vendor, dan pihak eksternal lainnya.
7. Mampu menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, keputusan, dan komunikasi perusahaan.
8. Memiliki inisiatif yang baik, responsif, dan mampu menindaklanjuti pekerjaan tanpa harus selalu menunggu arahan.
9. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
10. Memiliki kemampuan administrasi, pencatatan, penyusunan dokumen, dan pembuatan laporan sederhana yang baik.
11. Mampu menggunakan komputer dan aplikasi perkantoran, seperti Microsoft Office, Google Workspace, serta aplikasi komunikasi dan pengelolaan pekerjaan lainnya.
12. Memiliki semangat untuk terus berkembang, terbuka terhadap pembelajaran dan evaluasi, serta siap menghadapi tantangan dan tanggung jawab baru.
13. Bersedia bekerja secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan atasan dan operasional perusahaan.
Cocok untuk Anda Jika:
• Anda menyukai pekerjaan yang terstruktur, detail, dan membutuhkan koordinasi.
• Anda memiliki inisiatif dan tidak hanya menunggu arahan untuk menindaklanjuti pekerjaan.
• Anda mampu mengatur beberapa pekerjaan, prioritas, dan deadline secara bersamaan.
• Anda nyaman berkomunikasi dengan atasan, tim internal, customer, dan pihak eksternal.
• Anda ingin bekerja dekat dengan manajemen dan mempelajari operasional bisnis secara langsung.
• Anda mencari pekerjaan jangka panjang dan ingin berkembang bersama perusahaan yang sedang bertumbuh.
Opportunity & Growth
Kami mencari seseorang yang ingin bertumbuh dalam jangka panjang, bukan hanya mencoba-coba.
Seiring perkembangan perusahaan dan kemampuan Anda, posisi ini memiliki peluang untuk memperoleh tanggung jawab yang lebih luas dalam koordinasi operasional, dukungan manajemen, pengelolaan tim, maupun fungsi bisnis lainnya.
Cara Melamar
Kirim CV Anda melalui glints DAN isi form pada link berikut ini: https://bit . ly/LamaranVokse (tanpa spasi)
Kandidat yang sesuai akan kami hubungi untuk proses interview.
