Executive Assistant

Tanggung Jawab Utama

Mengelola jadwal direksi, termasuk mengatur prioritas pertemuan, perjalanan dinas, dan waktu persiapan.

Menyiapkan agenda, mengumpulkan bahan, dan memastikan informasi yang diperlukan tersedia sebelum rapat.

Mencatat keputusan rapat secara ringkas, termasuk penanggung jawab dan deadline.

Memantau tindak lanjut pekerjaan serta meminta update kepada bagian terkait sebelum deadline.

Merangkum informasi dari berbagai bagian menjadi laporan singkat untuk direksi, termasuk perkembangan, kendala, dan hal yang memerlukan keputusan.

Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak eksternal, termasuk pemasok, calon pemasok, notaris, dan mitra bisnis lainnya.

Menangani korespondensi, pengaturan perjalanan dinas, dan administrasi lain yang mendukung kegiatan direksi.

Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan direksi.

Kualifikasi yang Dicari

Memiliki pengalaman minimal 4–5 tahun sebagai Executive Assistant, sekretaris direksi, atau posisi serupa yang mendukung pimpinan senior.

Berpengalaman mengelola jadwal yang kompleks, menyiapkan rapat, serta memantau tindak lanjut pekerjaan dari beberapa bagian.

Mampu berkomunikasi secara profesional dengan pihak internal maupun eksternal, termasuk manajer, pemasok, dan mitra bisnis.

Proaktif, terorganisasi, teliti, dan mampu menentukan prioritas serta mengetahui kapan suatu masalah perlu segera disampaikan kepada direksi.

Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan Bahasa Indonesia yang sangat baik. Kemampuan Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.

Mampu menyusun ringkasan informasi dan laporan yang jelas serta mudah digunakan untuk pengambilan keputusan.

Terampil menggunakan Excel atau Google Sheets, aplikasi dokumen dan presentasi, email, serta kalender digital.

Dapat dipercaya untuk menangani informasi sensitif dan menjaga kerahasiaannya.

Pendidikan S1 diutamakan. Kandidat D3 dengan pengalaman dan kemampuan yang kuat tetap dapat dipertimbangkan.

Pengalaman di perusahaan dengan banyak cabang menjadi nilai tambah.