Executive Assistant

1. Manajemen Jadwal Direksi/Pimpinan

- Mengatur dan mengelola agenda, jadwal rapat, perjalanan dinas, dan kegiatan pimpinan.

- Mengingatkan pimpinan mengenai jadwal penting, tenggat waktu, dan komitmen yang telah dijadwalkan.

- Mengkoordinasikan perubahan jadwal dan memastikan seluruh pihak terkait mendapatkan informasi terbaru.

2. Administrasi dan Korespondensi

- Menyiapkan, mengelola, dan mengarsipkan dokumen perusahaan yang bersifat administratif maupun rahasia.

- Menyusun surat, memo, laporan, notulen rapat, dan presentasi sesuai kebutuhan pimpinan.

- Menangani korespondensi melalui email, telepon, maupun surat resmi.

3. Koordinasi Internal dan Eksternal

- Menjadi penghubung antara pimpinan dengan departemen internal, klien, vendor, maupun pihak eksternal lainnya.

- Mengatur pertemuan dengan tamu, mitra bisnis, dan stakeholder perusahaan.

- Memastikan komunikasi berjalan efektif dan profesional.

4. Persiapan dan Dukungan Rapat

- Menjadwalkan dan mengorganisir rapat.

- Menyiapkan materi rapat, agenda, dan dokumen pendukung.

- Membuat notulen rapat serta melakukan tindak lanjut atas hasil rapat.

5. Pengelolaan Perjalanan Dinas

- Mengatur tiket perjalanan, akomodasi, transportasi, dan itinerary pimpinan.

- Menyiapkan dokumen perjalanan yang diperlukan.

- Mengelola dan merekap biaya perjalanan dinas.

6. Monitoring Tindak Lanjut Pekerjaan

- Memantau pelaksanaan tugas dan proyek yang menjadi perhatian pimpinan.

- Berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memperoleh update progres pekerjaan.

- Menyusun laporan perkembangan secara berkala.

7. Kerahasiaan Informasi

- Menjaga kerahasiaan data, dokumen, dan informasi strategis perusahaan.

- Mengelola dokumen penting sesuai standar keamanan perusahaan.

8. Dukungan Operasional Pimpinan

- Membantu kebutuhan administratif dan operasional pimpinan sehari-hari.

- Menangani tugas khusus atau proyek yang diberikan oleh pimpinan.

- Membantu penyusunan laporan manajemen dan analisis data sederhana.

Kualifikasi Umun :

- Pendidikan minimal S1 Administrasi, Manajemen, Sekretaris, S1 Hukum atau bidang terkait.

- Pengalaman sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, atau Sekretaris Direksi.

- Cakap dalam Legal

- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.

- Mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat dan multitasking.

- Memiliki integritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris, Bahasa Mandari (lisan dan tulisan) menjadi nilai tambah.