Deskripsi pekerjaan EXECUTIVE ASSISTANT & OPERATION SUPPORT BARBERBOS
Job Desk – Executive Assistant & Operations Support
A. Executive Coordination & Administrative Support
● Mengelola koordinasi eksekutif dan komunikasi lintas fungsi antar beberapa unit bisnis untuk mendukung efisiensi operasional, keselarasan strategi, dan pertumbuhan bisnis.
● Memberikan dukungan eksekutif dan administrasi secara menyeluruh, termasuk pengelolaan prioritas kerja dan tindak lanjut dari setiap keputusan dan koordinasi.
● Mengkoordinasikan komunikasi antara manajemen, tim operasional, supervisor, dan PIC cabang guna memastikan pelaksanaan arahan perusahaan berjalan efektif dan pembaruan proyek tersampaikan tepat waktu.
● Menyiapkan bahan rapat, notulen, laporan tindak lanjut, serta memastikan seluruh action plan berjalan sesuai target dan tenggat waktu.
B. Business Operations & Branch Coordination
● Mengelola dan membantu koordinasi operasional Shoes And Care, Barberbos, House In Bandung, dan Revital Clinic.
● Melakukan kunjungan rutin ke cabang untuk memantau kondisi operasional, memastikan standar pelayanan berjalan dengan baik, serta mengidentifikasi peluang perbaikan dan peningkatan performa operasional.
● Cabang yang menjadi tanggung jawab wajib visit operasional meliputi Rajawali, Ramdhan, Mekarwangi, Summarecon, dan Progo untuk operasional Barberbos dan Shoes And Care.
● Memantau kegiatan operasional outlet dan memastikan SOP pelayanan dijalankan sesuai standar perusahaan.
● Berkoordinasi dengan tim, SPV, dan PIC cabang untuk memastikan setiap kendala operasional dapat ditindaklanjuti secara cepat, tepat, dan efektif.
● Melakukan monitoring performa operasional cabang, kepatuhan terhadap prosedur perusahaan, serta membantu fasilitasi kolaborasi lintas divisi untuk mencapai target operasional dan bisnis.
● Memantau target penjualan cabang dan performa promo, serta memberikan masukan untuk peningkatan penjualan dan kunjungan pelanggan.
● Melakukan monitoring kebersihan, kerapian outlet, dan kesiapan fasilitas layanan untuk memastikan standar operasional dan pengalaman pelanggan tetap terjaga.
● Membantu koordinasi jadwal karyawan, kebutuhan operasional harian, dan kesiapan layanan cabang apabila diperlukan oleh manajemen operasional.
C. Sales, Marketing & Business Development
● Membantu meningkatkan penjualan dan omset melalui pembuatan promo, program pemasaran, ide-ide kreatif, dan aktivitas pengembangan bisnis untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
● Mendukung pelaksanaan kampanye promosi, inisiatif pemasaran, analisis pasar, dan aktivitas kemitraan strategis untuk mendukung pencapaian target bisnis.
● Mengelola dan memasarkan properti House In Bandung, termasuk promosi villa atau properti, pengelolaan platform reservasi dan media sosial, koordinasi booking, serta tindak lanjut kepada calon tamu dan pelanggan.
● Mengelola dan memantau online sales channels seperti WhatsApp Business, Instagram, TikTok, Google Business Profile, marketplace, dan platform reservasi online untuk mendukung peningkatan penjualan, reservasi, dan interaksi pelanggan.
● Mengelola jadwal posting konten, memantau media sosial, serta menyiapkan dokumentasi foto dan video untuk kebutuhan promosi dan branding perusahaan.
● Mengawasi perencanaan, penjadwalan, dan publikasi konten pemasaran di berbagai platform digital untuk memastikan konsistensi brand dan ketepatan pelaksanaan kampanye.
D. Customer Experience & Service Quality
● Melakukan pengecekan kualitas pelayanan melalui mystery guest, evaluasi cabang, dan pemantauan kepuasan pelanggan.
● Memantau WhatsApp Business, termasuk auto reply, kecepatan respon, kualitas penjelasan layanan, serta tindak lanjut terhadap pelanggan.
● Melakukan follow up pelanggan dan merekap saran, kritik, serta ulasan pelanggan sebagai bahan evaluasi dan peningkatan kualitas layanan secara berkelanjutan.
Memastikan komunikasi layanan pelanggan berjalan profesional, responsif, dan sesuai standar perusahaan.
● Memantau ulasan pelanggan di Google Review dan platform digital lainnya, serta menyusun rekap dan tindak lanjut sebagai bagian dari evaluasi kualitas layanan dan reputasi brand.
E. Reporting, Analysis & Strategic Support
● Membuat laporan harian, rekap operasional, dan presentasi laporan evaluasi untuk pimpinan dan manajemen.
● Menyusun laporan evaluasi dan usulan perbaikan operasional berdasarkan hasil kunjungan cabang, pengecekan layanan, masukan pelanggan, dan pencapaian penjualan.
● Mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data operasional dan bisnis untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
● Melakukan riset pasar, analisis bisnis, dan penyusunan insight strategis serta rekomendasi perbaikan untuk mendukung pengembangan operasional dan pertumbuhan bisnis.
F. Financial, Inventory & Vendor Coordination
● Melakukan pengecekan invoice, dokumen, stok barang, dan barang keluar gudang untuk memastikan administrasi dan operasional berjalan dengan tertib dan akurat.
● Memantau kebutuhan stok bahan habis pakai dan perlengkapan outlet, serta berkoordinasi dengan gudang atau vendor terkait ketersediaan barang.
● Membantu pemantauan anggaran operasional, dokumentasi keuangan, verifikasi pembayaran, pengendalian biaya, dan monitoring persediaan untuk mendukung pengelolaan operasional dan keuangan yang efektif.
● Berkoordinasi dengan vendor dan pihak eksternal terkait kebutuhan operasional, promosi outlet, perbaikan fasilitas, maintenance, serta kebutuhan pendukung lainnya.
G.Event & Marketing Communication Support
● Membantu persiapan dan pelaksanaan event serta kegiatan promosi Revital Clinic, termasuk koordinasi, pengaturan kebutuhan acara, dan monitoring pelaksanaan kegiatan.
● Membantu tim Marketing Communication Revital Clinic dalam pembuatan materi promosi, koordinasi konten, pelaksanaan program promosi, kampanye pemasaran, serta kebutuhan komunikasi pemasaran lainnya.
● Mendukung pelaksanaan proyek lintas fungsi, aktivitas promosi, dan inisiatif komunikasi pemasaran perusahaan dengan tetap menjaga profesionalisme, integritas, kerahasiaan, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
