Event Project Manager

PT NARAYA MEDIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang media dan data dengan fokus pada pengembangan solusi digital yang inovatif dan berkelanjutan. Kami sedang mencari individu yang dinamis dan memiliki visi untuk bergabung dalam tim kami di Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, DKI Jakarta. Posisi ini sangat penting bagi kami karena kami ingin memperkuat kemampuan kami dalam mengelola proyek acara yang kompleks dan memastikan keberhasilan setiap aktivitas yang kami laksanakan. Kami percaya bahwa kandidat yang mampu menggabungkan keterampilan manajemen proyek dengan kemampuan koordinasi akan menjadi aset berharga bagi perusahaan.

Event Project Manager bertanggung jawab dan memiliki kontrol eksekusi operasional yang kuat untuk memimpin serta mengelola berbagai event—seperti workshop, seminar, conference, hingga intimate networking event. Peran ini bertanggung jawab secara end-to-end mulai dari konseptualisasi, manajemen vendor, pengawasan budget, hingga eksekusi teknis rundown di lokasi pada hari-H.

Tugas & Tanggung Jawab:

● Perencanaan & Eksekusi End-to-End: Merancang konsep teknis, menyusun timeline kerja, dan mengelola eksekusi operasional acara (workshop, seminar, webinar, intimate gathering)

● Manajemen Vendor & Venue: Mencari, menyurvei, menawar (negosiasi harga), dan mengoordinasikan seluruh kebutuhan pihak ketiga (venue/hotel, catering, sound system, lighting, cetak kit/merchandise, videografer/fotografer, platform ticketing).

● Budgeting & Kontrol Biaya: Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) event, mengontrol pengeluaran operasional, serta memastikan acara berjalan sesuai budget dengan tingkat efisiensi yang sehat.

● Koordinasi Pembicara & Pengisi Acara: Mengusulkan, menghubungi, memfasilitasi kebutuhan (briefing, akomodasi, materi presentasi), dan merawat hubungan dengan Speaker, Moderator, MC, serta Guest Star.

● Operasional Hari-H (Rundown Master): Bertindak sebagai pimpinan utama di lapangan pada hari-H untuk memastikan alur rundown, registrasi peserta, konsumsi, dan logistik berjalan lancar serta cepat menangani kendala teknis tak terduga (troubleshooting).

● Kolaborasi Tim & Laporan Pasca-Event: Bekerja sama dengan tim Sales/Partnership (terkait kuota sponsor & peserta) dan tim Creative/Design (terkait materi promosi & dekorasi), serta menyusun laporan evaluasi/LPJ pasca-event.

Kualifikasi:

● Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Event Organizer (EO) Project Manager, Event Planner, atau Event Coordinator (diutamakan yang pernah mengendalikan event workshop, seminar, atau corporate event).

● Memiliki kemampuan kepemimpinan lapangan yang kuat, tahan tekanan, proaktif, dan gesit dalam pemecahan masalah (problem-solver / palugada

mindset).

● Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi vendor, dan manajemen waktu yang sangat baik.

● Memiliki database/koneksi vendor yang luas (venue studio/hotel, catering, perlengkapan audio-visual, staging, printing/souvenir) khususnya di area Jabodetabek.

● Paham menggunakan tools manajemen proyek & operasional (Trello, Notion, Google Workspace, Excel/Spreadsheet untuk RAB & Master Rundown).

Benefit:

● Gaji pokok / Uang operasional yang kompetitif.

● Jejaring & koneksi luas dengan para pembicara profesional, brand sponsor, serta ekosistem industri kreatif/media.

● Lingkungan kerja kreatif, seru, dan fleksibel