Event Procurement

Tanggung Jawab Pekerjaan

1. Event Procurement

• Melakukan proses pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan penyelenggaraan event, mulai dari tahap persiapan, produksi, hingga pelaksanaan event.
• Mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan pengadaan berdasarkan permintaan dari tim Project, Production, Marketing, dan departemen terkait.
• Melakukan sourcing vendor untuk kebutuhan event, seperti stage, sound system, lighting, LED, rigging, merchandise, printing, catering, transportasi, manpower, serta kebutuhan produksi lainnya.
• Memastikan seluruh kebutuhan pengadaan tersedia sesuai spesifikasi, kualitas, anggaran, dan timeline yang telah ditentukan.
• Melakukan monitoring proses pengadaan dan memastikan barang maupun jasa diterima sesuai dengan kebutuhan event.

2. Vendor Sourcing & Management

• Mencari, mengembangkan, dan memelihara database vendor potensial sesuai kebutuhan perusahaan dan event.
• Melakukan proses seleksi dan evaluasi vendor berdasarkan harga, kualitas, kapasitas, pengalaman, serta ketepatan waktu.
• Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran, dan ketentuan kerja sama dengan vendor.
• Membangun dan menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan vendor untuk mendukung kebutuhan event secara berkelanjutan.
• Melakukan evaluasi performa vendor setelah proses pengadaan atau pelaksanaan event.

3. Procurement Administration

• Mengelola proses pengadaan mulai dari permintaan pembelian (Purchase Request), pengumpulan quotation, perbandingan harga, hingga penerbitan Purchase Order (PO).
• Memastikan kelengkapan dokumen procurement, termasuk quotation, PO, invoice, delivery order, dan dokumen pendukung lainnya.
• Melakukan koordinasi dengan tim Finance terkait proses pembayaran vendor dan kelengkapan dokumen penagihan.
• Memastikan setiap proses pengadaan berjalan sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
• Melakukan pencatatan dan pengarsipan seluruh dokumen serta transaksi procurement secara terstruktur.

4. Budget & Cost Control

• Melakukan perbandingan harga dan analisis penawaran dari beberapa vendor untuk memperoleh harga dan penawaran terbaik.
• Memastikan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan budget yang telah disetujui.
• Mengidentifikasi peluang efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas barang maupun jasa yang dibutuhkan.
• Melakukan monitoring realisasi biaya pengadaan dan melaporkan potensi selisih anggaran kepada atasan atau departemen terkait.

5. Operational Procurement

• Menangani pengadaan kebutuhan operasional perusahaan, termasuk kebutuhan kantor, perlengkapan kerja, dan kebutuhan General Affairs apabila diperlukan.
• Memastikan ketersediaan barang dan jasa operasional untuk mendukung kelancaran aktivitas perusahaan.
• Melakukan koordinasi dengan departemen terkait untuk memastikan kebutuhan operasional terpenuhi secara efektif dan tepat waktu.

6. Coordination & Reporting

• Berkoordinasi secara aktif dengan tim Project, Production, Marketing, Finance, General Affairs, dan departemen lainnya terkait kebutuhan pengadaan.
• Memberikan update berkala mengenai status pengadaan, ketersediaan barang, progres vendor, dan kendala yang dihadapi.
• Menyusun laporan procurement, vendor database, serta rekapitulasi pengadaan dan realisasi biaya secara berkala.
• Memastikan seluruh kebutuhan procurement untuk setiap event dapat terpenuhi sesuai timeline pelaksanaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang Procurement/Purchasing, diutamakan dari industri event organizer, event promoter, entertainment, atau production house.
• Memahami proses procurement mulai dari sourcing vendor, permintaan penawaran harga (quotation), negosiasi, purchase order (PO), hingga monitoring pengadaan barang dan jasa.
• Memiliki database dan jaringan vendor untuk kebutuhan event, seperti production equipment, stage, lighting, sound system, LED, rigging, manpower, merchandise, printing, catering, transportasi, dan kebutuhan event lainnya.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan vendor management yang baik untuk mendapatkan harga, kualitas, serta timeline pengadaan yang optimal.
• Mampu melakukan perbandingan harga dan analisis penawaran vendor (vendor comparison).
• Memahami administrasi procurement, termasuk pengelolaan dokumen penawaran, PO, invoice, kontrak kerja sama, dan dokumentasi transaksi.
• Memiliki kemampuan koordinasi yang baik dengan tim internal, khususnya Project, Production, Finance, dan General Affairs.
• Mampu bekerja dengan deadline ketat, multitasking, serta memiliki fleksibilitas waktu ketika diperlukan untuk mendukung pelaksanaan event.
• Teliti, komunikatif, proaktif, memiliki integritas, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office/Google Workspace, khususnya Excel atau Google Sheets.