Commercial & Finance Operations Administrator

Role Overview: (ENGLISH)

We are looking for a highly disciplined, detail-oriented Commercial & Finance Operations Administrator to manage and maintain the daily execution of our transactional pipelines. In this role, you will use Microsoft Excel and Accurate ERP daily to follow structured workflows, maintain absolute data accuracy, and rapidly troubleshoot administrative bottlenecks.

You will be trusted to keep operations running smoothly, ensuring all data is pristine and reporting lines are strictly respected. If you are a technically sharp professional who handles systems flawlessly, communicates with confidence, and thrives under clear management guidance, this role is a perfect fit.

Key Responsibilities:

1. System Data Management: Execute daily transactional data entry, invoice generation, and tracking pipelines strictly within Accurate ERP and Microsoft Excel.
2. External Coordination & Meetings: Step out of the office on occasion to attend operational meetings, visit vendor sites, or interface directly with clients to maintain smooth transactional alignment.
3. Tax Compliance Operations: Assist in preparing and processing localized Indonesian tax components, including PPN, PPh 23, PPh 4(2), and navigating the Coretax / e-Bupot platforms.
4. Commercial Communication: Act as a professional, articulate point of contact for both international and local partners, ensuring client/vendor invoicing loops run seamlessly.
5. Centralized Archiving: Maintain a meticulously organized, standardized digital filing archive structured by client, year, and transaction type for instant management retrieval.
6. Proactive Escalation: Isolate transactional discrepancies or system blocks quickly, investigate the root cause, and present clear findings to management for final approval.

Requirements:

1. Proven experience as a Finance Admin, Accounting Assistant, or Operational Clerk.
2. Mandatory Tech Stack: Solid proficiency in Microsoft Excel and hands-on, practical experience navigating Accurate ERP.
3. Interpersonal Excellence: Strong, confident verbal and written communication skills (in both Indonesian and professional English) for face-to-face client and vendor relations.
4. Mobility & Flexibility: Willingness and flexibility to occasionally leave the office to attend meetings or handle external administrative tasks as required by management.
5. Familiarity with Indonesian tax tools (e-Bupot, PPN/PPh mechanisms, and the Coretax environment).
6. High-Availability Readiness: Comfortable providing occasional, fast data verification or urgent status checks outside standard office hours.

Deskripsi Pekerjaan: (BAHASA)

Kami sedang mencari seorang Commercial & Finance Operations Administrator yang disiplin dan berorientasi pada detail untuk mengelola serta menjaga kelancaran eksekusi jalur transaksi harian kami. Dalam peran ini, Anda akan menggunakan Microsoft Excel dan Accurate ERP setiap hari untuk mengikuti alur kerja yang terstruktur, menjaga keakuratan data secara mutlak, dan mengatasi kendala administratif dengan cepat.

Anda akan dipercaya untuk memastikan semua data transaksi tercatat dengan bersih dan jalur pelaporan manajemen dihormati secara ketat. Peran ini tidak hanya berfokus di balik meja; pada kesempatan tertentu, Anda akan diminta untuk keluar kantor guna menghadiri rapat, berkoordinasi langsung dengan vendor, atau berinteraksi dengan klien. Jika Anda seorang profesional yang mahir secara teknis, mampu mengoperasikan sistem dengan sangat baik, berkomunikasi dengan percaya diri, dan berkembang di bawah arahan manajemen yang jelas, peran ini sangat cocok untuk Anda.

Tanggung Jawab Utama:

1. Manajemen Data Sistem: Melakukan entri data transaksi harian, pembuatan faktur (invoice), dan pelacakan data secara ketat di dalam Accurate ERP dan Microsoft Excel.
2. Koordinasi Eksternal & Rapat: Melakukan kunjungan keluar kantor sesekali untuk menghadiri rapat operasional, mengunjungi lokasi vendor, atau berinteraksi langsung dengan klien guna menjaga keselarasan transaksi.
3. Operasional Kepatuhan Pajak: Membantu mempersiapkan dan memproses komponen pajak lokal Indonesia, termasuk PPN, PPh 23, PPh 4(2), serta mengoperasikan platform Coretax / e-Bupot.
4. Komunikasi Komersial: Bertindak sebagai narahubung (point of contact) yang profesional dan komunikatif untuk mitra internasional maupun lokal, memastikan siklus penagihan klien/vendor berjalan mulus.
5. Pengarsipan Terpusat: Mengelola arsip digital yang terorganisir dengan cermat dan terstandarisasi berdasarkan klien, tahun, dan jenis transaksi agar dapat diakses dengan cepat oleh manajemen sewaktu-waktu.
6. Eskalasi Proaktif: Mengidentifikasi ketidaksesuaian transaksi atau kendala sistem dengan cepat, menyelidiki akar masalahnya, dan mempresentasikan temuan yang jelas kepada manajemen untuk persetujuan akhir.

Kualifikasi / Persyaratan:

1. Memiliki pengalaman kerja terbukti sebagai Finance Admin, Accounting Assistant, atau Operational Clerk.
2. Tech Stack Wajib: Memiliki keahlian yang kuat dalam Microsoft Excel dan pengalaman praktis langsung dalam mengoperasikan Accurate ERP.
3. Kemampuan Interpersonal: Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang kuat serta percaya diri (baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris bisnis) untuk hubungan langsung (face-to-face) dengan klien dan vendor.
4. Mobilitas & Fleksibilitas: Bersedia dan fleksibel untuk sesekali keluar kantor guna menghadiri rapat atau menangani tugas administratif eksternal sesuai kebutuhan manajemen.
5. Memiliki pemahaman yang baik tentang instrumen perpajakan Indonesia (e-Bupot, mekanisme PPN/PPh, dan lingkungan sistem Coretax).
6. Kesiapan High-Availability: Nyaman untuk memberikan verifikasi data cepat atau pengecekan status mendesak di luar jam kerja reguler jika dibutuhkan sesekali.